Concepto 1260(013759) del 27-12-2024 – DIAN
1. El Mito vs. La Realidad
Muchos contribuyentes creen erróneamente que, como la facturación es electrónica y pasa por el servidor de la DIAN (validación previa), ya no es necesario guardar los archivos o mostrarlos en una auditoría porque “la DIAN ya los tiene”.
Este concepto desmiente esa creencia basándose en dos puntos:
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Validación ≠ Fiscalización: La “validación previa” es un chequeo automático y técnico (que el XML tenga los campos correctos, sumas bien hechas, etc.). No valida la realidad económica de la operación (si la mercancía existe, si se entregó, si el precio es real).
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Obligación de Conservación (Art. 632 E.T.): El contribuyente sigue obligado a conservar los documentos por 5 años y ponerlos a disposición de la autoridad cuando se lo pidan.
2. Alcance de las Visitas de Fiscalización
Cuando un auditor de la DIAN visita una empresa (bajo el Art. 688 del E.T.), su objetivo es verificar el cumplimiento sustancial.
- ¿Qué pueden pedir? Pueden pedirte que descargues o exhibas las facturas expedidas en el medio que tú hayas decidido conservarlas (tu software, tu disco duro, tu nube).
- ¿Para qué? Para cruzar esa factura contra el inventario físico, contra la contabilidad, o para verificar que lo que dice la factura coincide con la realidad del negocio en ese momento.
3. Diferencia entre Validación y Auditoría
Es crucial entender la diferencia entre el proceso automático y el proceso humano de control:
4. Conclusión Práctica
No te confíes en que “está en la nube de la DIAN” o “está en la nube del proveedor tecnológico”.
- Tu empresa es responsable de tener un repositorio propio y accesible de todas las facturas (XML y PDF/Representación Gráfica) de los últimos 5 años.
- Si llega una visita de la DIAN y el funcionario pide ver la factura #12345, responder “búsquela usted en su sistema” puede ser considerado como no exhibición de libros y documentos, lo cual acarrea sanciones graves.