Objetivo de la propuesta servicios liquidación nómina – Bogotá Colombia
• Nómina electrónica. • Liquidación de nómina. • Liquidación de planillas. • Emisión de desprendible de pago a empleados, los cuales serán enviados a los trabajadores a sus correos electrónicos. • Liquidación de prestaciones sociales. • Liquidación de contratos. • Liquidación de retenciones en la fuente. • Generación de comprobante contable de nómina según requerimiento (Excel con campos listos para subir al aplicativo contable). • Atención a entidades de vigilancia. • Generación de certificados (ingresos y retenciones, laborales, etc).
Nuestros servicios en materia de nómina serían prestados desde nuestra oficina a través del sistemas que basan su operatividad en la administración de la hoja de vida de los empleados.
El sistema administra centros de costo, cajas de compensación, EPS, fondos de pensiones y cesantías, ARL, así como gestión de pagos, descuentos, libros de vacaciones, primas, cesantías, liquidaciones, etc.
Así mismo contamos con un sistema documental que permitirá manejar de forma eficiente la información entre el outsourcing y la compañía.
Finalmente, proveeremos para los trabajadores formularios de autogestión web (link ubicado según protocolo) que permitirá entre otras cosas, el requerimiento y generación de certificados laborales, vacaciones, certificados de ingresos y retenciones, recibos de pago, entre otros.
Sección 1: 50 Preguntas Frecuentes sobre Outsourcing de Nómina
Conceptos Básicos y Alcance (1-20)
1. ¿Qué es exactamente el outsourcing de nómina?
Respuesta: Es el proceso mediante el cual una empresa contrata a un proveedor externo especializado para que se encargue de todas las tareas relacionadas con el cálculo, procesamiento, pago y gestión de la nómina de sus empleados.2. ¿Qué servicios incluye generalmente un paquete de outsourcing de nómina?
Respuesta: Típicamente incluye:
-
Cálculo de salarios, bonos, comisiones y horas extra.
-
Cálculo y retención de impuestos (ISR, etc.) y deducciones (préstamos, cuotas sindicales).
-
Cálculo y pago de contribuciones a la seguridad social (IMSS, SAR, Infonavit en México; o equivalentes locales).
-
Generación de recibos de nómina (comprobantes de pago).
-
Gestión de pagos (dispersión bancaria) a empleados.
-
Presentación de declaraciones de impuestos y reportes gubernamentales.
3. ¿Cuál es la diferencia entre outsourcing de nómina (Payroll) y un PEO (Organización Profesional de Empleadores)?
Respuesta: El outsourcing de nómina se enfoca estrictamente en el cálculo y pago. Un PEO (también conocido como co-empleo o administración de personal) es más amplio; el PEO se convierte en el “empleador registrado” legalmente, asumiendo la administración completa de RRHH, incluyendo contratos, gestión de beneficios, riesgos laborales y, por supuesto, la nómina.
4. ¿Por qué una empresa debería tercerizar su nómina?
Respuesta: Las razones principales son:
-
Ahorro de costos: Reduce la necesidad de personal interno, software especializado y capacitación constante.
-
Cumplimiento (Compliance): Los expertos se mantienen actualizados sobre las complejas leyes fiscales y laborales, minimizando el riesgo de multas.
-
Precisión: Disminuye drásticamente los errores en cálculos.
-
Enfoque (Core Business): Libera tiempo del personal de RRHH y Finanzas para que se concentren en tareas estratégicas.
5. ¿Cómo garantiza un proveedor de outsourcing el cumplimiento normativo?
Respuesta: Los proveedores serios cuentan con equipos de expertos fiscales y legales que monitorean constantemente los cambios en la legislación (leyes de impuestos, leyes laborales, tasas de seguridad social). Sus sistemas se actualizan automáticamente para aplicar estos cambios, asegurando que la nómina siempre cumpla con la ley vigente.
6. ¿El outsourcing de nómina realmente ahorra dinero a una pyme?
Respuesta: Sí. Aunque hay un costo por el servicio, este suele ser menor que el costo total de mantenerlo internamente (salario de un nominista, licencias de software, capacitación, costos de errores y multas). Para una pyme, evita la necesidad de contratar a un especialista a tiempo completo.
7. ¿Qué tipo de errores comunes se evitan al tercerizar?
Respuesta: Errores en el cálculo de retenciones de impuestos, pagos incorrectos de seguridad social, errores en el cálculo de finiquitos o liquidaciones, y presentaciones tardías de declaraciones fiscales, los cuales pueden generar multas y recargos.
8. ¿Cómo funciona el proceso? ¿Qué debe hacer mi empresa cada período de pago?
Respuesta: Generalmente, la empresa cliente solo debe reportar las “incidencias” o “novedades” del período (ej. faltas, vacaciones, horas extra, nuevos ingresos, bajas). El proveedor recibe esta información, la procesa, calcula la nómina, envía un reporte de validación (prenómina) a la empresa, y una vez aprobada, ejecuta el pago y genera los recibos.
9. ¿Qué tan difícil es el proceso de implementación (transición)?
Respuesta: Depende de la complejidad de la empresa. Un proveedor experimentado tendrá un proceso estructurado que incluye: diagnóstico, recolección de datos, configuración de la plataforma, pruebas (nómina sombra) y capacitación. El proceso puede durar de 4 a 8 semanas.
10. ¿Cómo se maneja la seguridad y confidencialidad de los datos?
Respuesta: Es un punto crítico. Los proveedores deben garantizarlo mediante contratos de confidencialidad (NDA), encriptación de datos, servidores seguros y cumplimiento de leyes de protección de datos personales.
11. ¿Los empleados tendrán acceso a su información?
Respuesta: Sí. La mayoría de los proveedores modernos ofrecen “portales de autoservicio” en línea o apps móviles donde los empleados pueden consultar y descargar sus recibos de nómina, solicitar vacaciones y, a veces, actualizar sus datos personales.
12. ¿Cómo se cobra por el servicio de outsourcing de nómina?
Respuesta: El modelo más común es una tarifa fija mensual (fee de instalación o “set up”) y/o un costo variable por empleado procesado al mes. Algunos proveedores también pueden cobrar tarifas adicionales por procesos especiales (ej. cálculo de aguinaldo, PTU, finiquitos).
13. Si el proveedor comete un error en el cálculo, ¿quién es responsable?
Respuesta: Legalmente, la empresa (el empleador) suele tener la responsabilidad final ante las autoridades. Sin embargo, el contrato (Acuerdo de Nivel de Servicio o SLA) debe estipular que el proveedor es financieramente responsable por las multas y recargos que resulten directamente de sus propios errores de cálculo o presentación tardía.
14. ¿Qué es un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) en este contexto?
Respuesta: Es la parte del contrato que define los estándares medibles del servicio: fechas límite para la entrega de la nómina, tiempos de respuesta para consultas, exactitud esperada (ej. 99.9% de precisión), y las penalizaciones si el proveedor no cumple dichos estándares.
15. ¿El proveedor de outsourcing maneja los finiquitos y liquidaciones?
Respuesta: Sí, es una parte fundamental del servicio. Al reportar una baja, el proveedor debe calcular el finiquito (partes proporcionales) o la liquidación (indemnización) conforme a la ley y al motivo de la baja.
16. ¿Qué pasa si tengo empleados en diferentes ciudades o países?
Respuesta: Los proveedores robustos manejan nóminas multi-estado (con diferentes impuestos locales). Para nóminas multi-país (nómina regional o global), se requiere un proveedor con experiencia internacional que entienda las leyes de cada jurisdicción. En Colombia, por ejemplo, manejarían las diferencias de las Cajas de Compensación regionales.
17. ¿Cuáles son las desventajas de tercerizar la nómina?
Respuesta: Las principales desventajas son una posible pérdida de control inmediato sobre el proceso (se depende de los tiempos del proveedor) y los riesgos de seguridad si no se elige a un proveedor confiable. Una mala comunicación con el proveedor puede generar frustración.
18. ¿Qué debo buscar al elegir un proveedor de outsourcing de nómina?
Respuesta: Busque: experiencia y reputación, tecnología robusta (plataforma segura y portal de autoservicio), cumplimiento y certificaciones (ej. ISO 27001), flexibilidad para adaptarse a sus reportes, y un buen modelo de soporte (ejecutivo de cuenta dedicado).
19. ¿El servicio de outsourcing me ayuda con el cálculo de la PTU (Participación de los Trabajadores en las Utilidades)?
Respuesta: Sí. Aunque la PTU es específica de países como México o Perú, un proveedor en Colombia realizaría el cálculo equivalente de Primas de Servicios y la liquidación de Intereses a las Cesantías o bonificaciones extralegales.
20. ¿Puedo tercerizar solo una parte de mi nómina (ej. solo la nómina de ejecutivos)?
Respuesta: Sí, es muy común. Muchas empresas tercerizan únicamente la “nómina confidencial” (directivos y gerentes) para mantener esa información sensible fuera del alcance del personal interno, mientras procesan la nómina operativa internamente.
Servicios Específicos y Tecnología (21-50)
21. ¿Qué es la “maquila de nómina” y es diferente del outsourcing?
Respuesta: La “maquila de nómina” es un término frecuentemente usado como sinónimo de outsourcing de nómina. Se refiere específicamente al cálculo y procesamiento de la nómina, donde la empresa cliente sigue siendo el patrón y responsable legal.
22. ¿Qué es el “timbrado” de la nómina y el proveedor lo hace? (O su equivalente en Colombia)
Respuesta: El “timbrado” es la validación fiscal digital (como el CFDI en México). En Colombia, el equivalente es la Transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica a la DIAN. Un proveedor de outsourcing integral debe realizar esta transmisión electrónica como parte de su servicio.
23. ¿El proveedor se encarga de los movimientos afiliatorios ante la seguridad social (ej. PILA en Colombia)?
Respuesta: Sí, los proveedores completos gestionan la liquidación y pago de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), reportando ingresos, bajas y modificaciones de salario (IBC) a las EPS (Salud), AFP (Pensión) y ARL (Riesgos Laborales).
24. ¿El proveedor genera los archivos de pago para el banco (layout bancario)?
Respuesta: Sí. El proveedor genera el archivo (layout) con el formato exacto que requiere el banco de la empresa (dispersor) para realizar la transferencia masiva de pagos a las cuentas de los empleados.
25. ¿Cómo se manejan los cálculos retroactivos?
Respuesta: Si se aprueba un aumento de sueldo o un bono que aplica a períodos ya pagados, la empresa reporta la incidencia y el proveedor realiza el cálculo retroactivo. Este cálculo ajusta las percepciones, impuestos (retención en la fuente) y deducciones, incluyéndose en el siguiente pago.
26. ¿La plataforma del proveedor se puede integrar con mi sistema de RRHH (HRIS) o mi ERP (SAP, Oracle, etc.)?
Respuesta: Los proveedores avanzados sí ofrecen integración. Esto es crucial para evitar la doble captura de datos, permitiendo que los datos de nuevos empleados o incidencias fluyan automáticamente desde el sistema de RRHH (ej. Workday) al sistema de nómina.
27. ¿Qué es el REPSE (México) y mi proveedor de nómina necesita tenerlo? (Aplicación en Colombia)
Respuesta: El REPSE es específico de México. En Colombia, no existe un registro idéntico para maquila de nómina. Sin embargo, si el servicio implica tercerización de personal (puesta a disposición), la empresa debe ser una Empresa de Servicios Temporales (EST) autorizada por el Ministerio de Trabajo, o cumplir con las normas de tercerización laboral legítima (que no sea intermediación ilegal).
28. ¿El servicio incluye la gestión del SUA (México) o equivalentes?
Respuesta: El SUA es de México. En Colombia, el equivalente es la gestión integral de la PILA y el reporte de novedades al Sistema General de Seguridad Social.
29. ¿Qué nivel de personalización de reportes ofrecen?
Respuesta: Además de los reportes estándar (nómina, retenciones, provisiones de prestaciones), los mejores proveedores ofrecen generadores de reportes flexibles donde el cliente puede crear reportes personalizados.
30. ¿El servicio incluye un módulo de control de asistencia o se puede integrar con el mío?
Respuesta: Muchos proveedores ofrecen un módulo de “Tiempo y Asistencia” (T&A) como un servicio adicional (add-on). Si la empresa ya tiene un sistema de relojes checadores (biométricos, apps), el proveedor de nómina debe ser capaz de importar los datos de ese sistema para calcular horas extra y faltas.
31. ¿La plataforma opera 100% en la nube (SaaS) o requiere instalación de software?
Respuesta: La gran mayoría de los proveedores modernos operan bajo un modelo SaaS (Software as a Service), es decir, 100% en la nube.
32. ¿Tendré un ejecutivo de cuenta asignado o hablaré con un call center?
Respuesta: Este es un diferenciador clave. Los proveedores premium asignan un “Ejecutivo de Cuenta” o “Especialista de Nómina” dedicado. Los servicios de bajo costo suelen operar con un modelo de call center.
33. ¿Cuál es el protocolo si descubro un error después de que la nómina ha sido pagada?
Respuesta: El proveedor debe (1) analizar la causa del error, (2) calcular el ajuste (ya sea un pago adicional o un descuento) y (3) aplicarlo en el siguiente período de nómina o mediante un pago extraordinario, corrigiendo también cualquier implicación fiscal (retención, IBC).
34. ¿Qué datos exactos necesito entregar para iniciar la implementación?
Respuesta: Se requiere una “carga inicial” de datos maestros (lista de empleados con datos personales, salarios, cargos, datos bancarios, tipo de contrato) e “historial de acumulados” del año en curso (cuánto se les ha pagado y retenido) para asegurar que los cálculos anuales (retención, prestaciones) sean correctos.
35. ¿Ofrecen capacitación a mi equipo de RRHH sobre cómo usar la plataforma?
Respuesta: Sí, un proceso de implementación (onboarding) exitoso debe incluir sesiones de capacitación para los administradores de RRHH (cómo reportar incidencias) y para los empleados (cómo usar el portal de autoservicio).
36. ¿Cómo maneja el proveedor el cálculo y administración de beneficios adicionales (vales de despensa, fondo de ahorro, etc.)?
Respuesta: El proveedor configura estas prestaciones en el sistema. Para beneficios como el fondo de ahorro, el sistema calcula las aportaciones. Para vales (alimentación, gasolina), el sistema calcula los montos y, a veces, se integra directamente con el proveedor de vales.
37. ¿El proveedor puede gestionar nóminas con esquemas de pago complejos (ej. comisionistas)?
Respuesta: Sí, la capacidad de manejar “esquemas mixtos” (salario fijo + variable) es una razón clave para tercerizar. El proveedor debe ser experto en calcular la integración del salario variable al Ingreso Base de Cotización (IBC) de la seguridad social.
38. ¿Qué sucede con el cálculo de vacaciones? ¿El portal de empleados permite solicitarlas?
Respuesta: Los portales de autoservicio modernos incluyen flujos de trabajo (workflows) de vacaciones. El empleado solicita sus días, el sistema notifica al jefe, el jefe aprueba, y esa incidencia viaja automáticamente a la prenómina para calcular el pago de las vacaciones y la prima vacacional (si aplica).
39. ¿Cómo se gestionan las incapacidades (maternidad, enfermedad, riesgo de trabajo)?
Respuesta: El administrador de RRHH reporta la incapacidad en la plataforma. El proveedor de nómina entonces aplica las reglas legales correspondientes (quién paga el subsidio, si es la empresa o la EPS/ARL, y a qué porcentaje) y lo refleja correctamente en el recibo de nómina y en la PILA.
40. ¿El proveedor prepara la Declaración Anual de Sueldos y Salarios (o equivalente local)?
Respuesta: Sí. Al cierre del año fiscal, el proveedor debe generar los reportes y certificados necesarios para la autoridad fiscal (ej. Certificado de Ingresos y Retenciones para la DIAN en Colombia) detallando los ingresos y retenciones de cada empleado.
41. ¿El proveedor me apoya en caso de una auditoría de la UGPP, DIAN o MinTrabajo?
Respuesta: Un socio estratégico de nómina debe ofrecer apoyo en auditorías (especialmente de la UGPP). Esto significa que deben ser capaces de generar y explicar todos los reportes, papeles de trabajo y cálculos que la autoridad solicite sobre los períodos que ellos procesaron.
42. ¿Cómo se manejan los préstamos a empleados, créditos (Libranzas) o descuentos por pensión alimenticia?
Respuesta: El proveedor debe tener módulos específicos para administrar estos créditos y deducciones. La empresa reporta el monto total del crédito o la orden judicial (embargo por alimentos), y el sistema del proveedor aplica los descuentos periódicos automáticamente.
43. ¿El proveedor genera la póliza contable de la nómina?
Respuesta: Sí, este es un beneficio clave para Finanzas. El proveedor genera un archivo (póliza contable) que resume todos los gastos de nómina (sueldos, impuestos, provisiones de prestaciones) formateado para ser cargado directamente en el sistema de contabilidad (ERP) de la empresa.
44. ¿Qué medidas toman para prevenir el fraude interno en la nómina (ej. empleados fantasma)?
Respuesta: El outsourcing reduce este riesgo al crear una separación de funciones. Los proveedores implementan controles como la validación de cuentas bancarias y reportes de auditoría que permiten a la gerencia detectar inconsistencias (ej. dos empleados con la misma cuenta bancaria).
45. ¿El servicio de outsourcing es adecuado para una empresa con solo 10 empleados?
Respuesta: Sí. De hecho, es ideal. Para una empresa de 10 empleados, contratar a un analista de nómina experto es muy costoso. Tercerizar les da acceso a tecnología y experiencia de primer nivel por una fracción del costo (generalmente un pago por empleado).
46. ¿Qué pasa si mi empresa crece rápidamente? ¿El servicio es escalable?
Respuesta: Absolutamente. La escalabilidad es una de las mayores ventajas. Un proveedor de outsourcing puede manejar un aumento de 50 a 500 empleados sin problemas, ya que su plataforma y equipo están diseñados para ello.
47. ¿Pueden manejar diferentes registros patronales (razones sociales) bajo un mismo contrato?
Respuesta: Sí, los proveedores robustos pueden gestionar múltiples razones sociales (NITs) y consolidar la información para la dirección, pero procesando las obligaciones fiscales y de seguridad social por separado para cada entidad legal.
48. ¿Manejan nóminas especiales como pagos a asimilados a salarios o expatriados?
Respuesta: En Colombia, el término “asimilados” no es común, pero sí manejan Contratistas (Prestación de Servicios) para efectos de retención, o nóminas de Expatriados, aplicando tratados de doble tributación y cálculos complejos de impuestos.
49. ¿Qué información ven los gerentes de línea (jefes de área) en el portal, versus lo que ve RRHH?
Respuesta: Las plataformas tienen perfiles de seguridad. Un gerente de línea solo ve la información de su equipo directo (ej. para aprobar vacaciones). El administrador de RRHH ve a toda la compañía. Un ejecutivo de Finanzas ve reportes de costos.
50. ¿Cuál es el proceso para terminar el contrato si no estoy satisfecho con el servicio?
Respuesta: Los contratos deben estipular cláusulas de salida claras (ej. aviso de 30 o 60 días). El proveedor debe comprometerse a entregar una “base de datos de salida” completa, incluyendo todos los acumulados y el historial del empleado, para que la transición al siguiente proveedor sea limpia.
Sección 2: 100 Preguntas Frecuentes sobre Derecho Laboral en Colombia
A. Tipos de Contrato y Vinculación
1. ¿Cuáles son los principales tipos de contrato laboral en Colombia?
Respuesta: Contrato a término indefinido, contrato a término fijo, y contrato por duración de la obra o labor contratada.
2. ¿Qué es un contrato a término indefinido?
Respuesta: Es un contrato que no tiene una fecha de terminación estipulada. Es la modalidad preferida por la ley, ya que ofrece mayor estabilidad.
3. ¿Qué es un contrato a término fijo?
Respuesta: Es un contrato que tiene una fecha de finalización clara. Debe constar siempre por escrito. Su duración no puede ser superior a 3 años, pero es renovable indefinidamente.
4. ¿Qué pasa si un contrato a término fijo inferior a 1 año se renueva más de 3 veces?
Respuesta: Si se renueva por cuarta vez, el contrato se prorroga automáticamente por períodos de 1 año, pero sigue siendo a término fijo.
5. ¿Qué es un contrato por obra o labor?
Respuesta: Es un contrato cuya duración está ligada al tiempo que tome realizar una obra o actividad específica. Termina cuando la obra finaliza.
6. ¿Existe el contrato verbal en Colombia?
Respuesta: Sí. El contrato verbal es legal y tiene la misma validez que uno escrito, pero se presume automáticamente que es a término indefinido.
7. ¿Qué es el “período de prueba”?
Respuesta: Es el tiempo inicial del contrato donde el empleador evalúa la aptitud del trabajador y el trabajador evalúa las condiciones.
8. ¿Cuál es la duración máxima del período de prueba?
Respuesta: Máximo 2 meses (o la quinta parte del contrato, si es a término fijo inferior a 1 año). No se puede prorrogar.
9. ¿Qué es un contrato de prestación de servicios?
Respuesta: Es un contrato civil o comercial, no laboral. La persona (contratista) actúa de forma independiente, sin subordinación, y es responsable de pagar su propia seguridad social.
10. ¿Cuándo un contrato de prestación de servicios se vuelve un “contrato realidad”?
Respuesta: Cuando un juez determina que, a pesar del nombre del contrato, existían los 3 elementos de una relación laboral: prestación personal del servicio, salario (remuneración) y, clave, subordinación (cumplir horario, recibir órdenes).
11. ¿Qué es la “subordinación”?
Respuesta: Es la facultad del empleador de dar órdenes al trabajador, imponerle un horario de trabajo y un reglamento. Es el elemento clave que diferencia un contrato laboral de uno de servicios.
12. ¿Qué es una Empresa de Servicios Temporales (EST)?
Respuesta: Es una empresa autorizada para enviar trabajadores “en misión” a otras empresas (usuarias) para cubrir vacantes temporales (ej. licencias, picos de producción).
13. ¿Qué es la “tercerización laboral ilegal”?
Respuesta: Ocurre cuando se usa una EST o un contratista para cubrir cargos permanentes y misionales de la empresa, violando la ley.
14. ¿Qué es el examen médico de ingreso?
Respuesta: Es un examen obligatorio que paga el empleador para determinar las condiciones de salud del trabajador antes de iniciar labores.
15. ¿Se pueden contratar extranjeros en Colombia?
Respuesta: Sí, siempre que cuenten con el permiso de trabajo vigente (Visa de Trabajo, PPT, etc.) y estén registrados en el RUTEC y el SIRE del Ministerio de Trabajo.
B. Jornada de Trabajo, Horas Extra y Descansos
16. ¿Cuál es la jornada laboral máxima en Colombia?
Respuesta: Actualmente (2025), la jornada máxima legal es de 47 horas semanales, como parte de la reducción gradual que llegará a 42 horas en 2026 (Ley 2101 de 2021).
17. ¿Cuántas horas extra (suplementarias) se pueden trabajar?
Respuesta: Máximo 2 horas diarias y 12 horas semanales.
18. ¿Cómo se paga una hora extra diurna?
Respuesta: Con un recargo del 25% sobre el valor de la hora ordinaria (Valor hora * 1.25).
19. ¿Cómo se paga una hora extra nocturna?
Respuesta: Con un recargo del 75% sobre el valor de la hora ordinaria (Valor hora * 1.75).
20. ¿Qué es el “recargo nocturno”?
Respuesta: Es el pago adicional por trabajar en jornada nocturna, aunque no sean horas extra. Equivale al 35% sobre el valor de la hora ordinaria (Valor hora * 1.35).
21. ¿Cuál es el horario de la jornada nocturna en Colombia?
Respuesta: Inicia a las 9:00 p.m. y termina a las 6:00 a.m.
22. ¿Cómo se paga el trabajo en domingo o festivo?
Respuesta: Se paga con un recargo del 75% sobre el valor de la hora ordinaria (Valor hora * 1.75), además del salario ordinario.
23. ¿Tengo derecho a un descanso compensatorio por trabajar un domingo?
Respuesta: Sí. Si trabaja el domingo habitualmente, tiene derecho a un día de descanso compensatorio remunerado en la semana siguiente.
24. ¿Cómo se paga una hora extra nocturna dominical/festiva?
Respuesta: Acumula los recargos: 75% (dominical) + 75% (extra nocturna). Total recargo: 150% (Valor hora * 2.5).
25. ¿Los “trabajadores de dirección, confianza y manejo” reciben pago de horas extra?
Respuesta: No. La ley presume que, por la naturaleza de su cargo, no están sujetos a la jornada máxima legal, por lo que generalmente no se les pagan horas extra.
26. ¿Es obligatorio pedir permiso al Ministerio de Trabajo para laborar horas extra?
Respuesta: Sí, las empresas deben solicitar una autorización al MinTrabajo para poder implementar trabajo suplementario.
C. Salario y Prestaciones Sociales
27. ¿Qué es el SMLMV?
Respuesta: El Salario Mínimo Legal Mensual Vigente, fijado cada año por el gobierno.
28. ¿Qué es el “auxilio de transporte”?
Respuesta: Es un pago mensual obligatorio para trabajadores que devenguen hasta 2 SMLMV y vivan en un lugar donde se preste servicio de transporte público.
29. ¿Qué pagos no constituyen salario?
Respuesta: Pagos que no retribuyen directamente el servicio, como bonificaciones ocasionales, primas extralegales, viáticos accidentales, o pagos pactados expresamente como “no salariales” (con límites).
30. ¿Qué es el “Salario Integral”?
Respuesta: Es una modalidad de salario (mínimo 13 SMLMV) que ya incluye el pago de prestaciones sociales (primas, cesantías) y recargos nocturnos y dominicales. No incluye vacaciones ni seguridad social.
31. ¿Qué son las “Prestaciones Sociales”?
Respuesta: Son beneficios adicionales al salario que el empleador debe pagar. Son: Prima de Servicios, Cesantías, Intereses a las Cesantías y Dotación.
32. ¿Qué es la “Prima de Servicios”?
Respuesta: Es un pago equivalente a 30 días de salario por año. Se paga en dos cuotas: la mitad máximo el 30 de junio y la otra mitad máximo el 20 de diciembre.
33. ¿Qué son las “Cesantías”?
Respuesta: Es un ahorro obligatorio que equivale a 30 días de salario por año. Sirve como un auxilio en caso de desempleo.
34. ¿Cuándo se pagan las Cesantías?
Respuesta: El empleador debe consignarlas en el Fondo de Cesantías elegido por el trabajador, a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.
35. ¿Qué pasa si el empleador no consigna las Cesantías a tiempo?
Respuesta: Debe pagar una “sanción moratoria” de un día de salario por cada día de retraso en la consignación.
36. ¿Qué son los “Intereses a las Cesantías”?
Respuesta: Es un interés del 12% anual sobre el valor de las cesantías acumuladas al 31 de diciembre.
37. ¿Cuándo se pagan los Intereses a las Cesantías?
Respuesta: Se pagan directamente al trabajador, a más tardar el 31 de enero.
38. ¿Se pueden retirar las Cesantías antes de terminar el contrato?
Respuesta: Sí, pero solo para compra o mejora de vivienda, o para pago de educación superior (propia, cónyuge o hijos).
39. ¿Qué es la “Dotación”?
Respuesta: Es la obligación del empleador de entregar gratuitamente calzado y vestido de labor (uniforme) a los trabajadores que ganen hasta 2 SMLMV.
40. ¿Cuándo se entrega la Dotación?
Respuesta: Tres veces al año: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.
41. ¿Se puede embargar el salario?
Respuesta: Sí. El salario mínimo es inembargable. Lo que excede el mínimo se puede embargar hasta en una 1/5 parte.
42. ¿Hay excepciones al embargo del salario mínimo?
Respuesta: Sí. Por deudas de alimentos (cuotas alimentarias) o deudas con cooperativas, se puede embargar hasta el 50% del salario (incluido el mínimo).
43. ¿Qué es el “auxilio de conectividad”?
Respuesta: Reemplazó al auxilio de transporte para quienes están en modalidad de Teletrabajo o Trabajo en Casa (y ganan hasta 2 SMLMV).
44. ¿Qué es una “libranza”?
Respuesta: Es una autorización del trabajador para que el empleador descuente de su nómina las cuotas de un crédito adquirido con una entidad financiera.
45. ¿El empleador puede hacerme descuentos del salario?
Respuesta: Solo puede descontar lo ordenado por ley (seguridad social, retención en la fuente), embargos judiciales, o descuentos autorizados expresamente y por escrito por el trabajador (ej. préstamos, libranzas).
D. Seguridad Social y Parafiscales
46. ¿Qué compone el Sistema de Seguridad Social Integral?
Respuesta: Salud (EPS), Pensión (AFP) y Riesgos Laborales (ARL).
47. ¿Cómo se dividen los aportes a Salud (EPS)?
Respuesta: 12.5% del IBC (Ingreso Base de Cotización). El empleador paga el 8.5% y el trabajador el 4%.
48. ¿Cómo se dividen los aportes a Pensión (AFP)?
Respuesta: 16% del IBC. El empleador paga el 12% (75%) y el trabajador el 4% (25%).
49. ¿Quién paga los aportes a Riesgos Laborales (ARL)?
Respuesta: El 100% lo paga el empleador. El porcentaje varía según el nivel de riesgo del cargo.
50. ¿Qué son los “Aportes Parafiscales”?
Respuesta: Son contribuciones obligatorias a entidades específicas: Cajas de Compensación Familiar (4%), SENA (2%) e ICBF (3%).
51. ¿Todas las empresas pagan parafiscales (SENA e ICBF)?
Respuesta: No. Las empresas (sociedades) están exoneradas de pagar SENA e ICBF por los trabajadores que ganen menos de 10 SMLMV.
52. ¿Qué es la UGPP?
Respuesta: La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales. Es la entidad que vigila y fiscaliza que las empresas y los independientes paguen correctamente sus aportes a seguridad social y parafiscales.
53. ¿Qué es la PILA?
Respuesta: La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Es el sistema unificado por donde se pagan todos los aportes (Salud, Pensión, ARL, Parafiscales).
54. ¿Qué es el IBC (Ingreso Base de Cotización)?
Respuesta: Es el salario sobre el cual se calculan los porcentajes de aportes. Incluye todo lo que sea “salario” (básico, horas extra, comisiones, recargos).
55. ¿Qué es un “accidente de trabajo”?
Respuesta: Todo suceso repentino que ocurra por causa o con ocasión del trabajo y que produzca una lesión, invalidez o la muerte. También incluye el accidente in itinere (en el transporte suministrado por el empleador).
56. ¿Qué es una “enfermedad laboral”?
Respuesta: La contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar.
57. ¿Qué es una “incapacidad de origen común”?
Respuesta: Una enfermedad o accidente no relacionado con el trabajo.
58. ¿Quién paga la incapacidad de origen común?
Respuesta: Los primeros 2 días los paga el empleador (al 100% o 66.67% según ley). Del día 3 al 180, la paga la EPS (al 66.67% del IBC).
59. ¿Quién paga la incapacidad de origen laboral (ARL)?
Respuesta: La ARL la paga desde el día siguiente al accidente o diagnóstico, al 100% del IBC.
E. Vacaciones, Licencias y Permisos
60. ¿Cuántos días de vacaciones tiene un trabajador al año?
Respuesta: 15 días hábiles remunerados por cada año de servicio.
61. ¿Se pueden acumular las vacaciones?
Respuesta: Sí, por acuerdo entre las partes, pero el trabajador debe disfrutar al menos 6 días hábiles de vacaciones al año. El resto se puede acumular hasta por 2 años.
62. ¿Las vacaciones se pueden pagar en dinero?
Respuesta: Sí, se llama “compensación”. Se puede compensar en dinero hasta la mitad de las vacaciones, siempre que el trabajador disfrute los días restantes.
63. ¿Cuándo “prescriben” (vencen) las vacaciones?
Respuesta: El derecho a reclamar las vacaciones prescribe a los 3 años, contados desde que se hicieron exigibles.
64. ¿Cuánto dura la “licencia de maternidad”?
Respuesta: 18 semanas (aprox. 4.5 meses). La paga la EPS.
65. ¿Cuánto dura la “licencia de paternidad”?
Respuesta: 2 semanas. La paga la EPS (contra el empleador).
66. ¿Qué es la “licencia por luto”?
Respuesta: Una licencia remunerada de 5 días hábiles en caso de fallecimiento del cónyuge, compañero(a) permanente, o un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad (padres, hijos, hermanos, abuelos, nietos).
67. ¿Tengo permiso para votar?
Respuesta: Sí. El empleador debe conceder medio día de descanso compensatorio remunerado por haber votado (presentando el certificado electoral).
68. ¿Qué es la “calamidad doméstica”?
Respuesta: Un suceso familiar grave e imprevisto que afecta el normal desarrollo de las labores (ej. inundación de la casa, hospitalización grave de un familiar cercano). El empleador debe conceder una licencia remunerada.
69. ¿Tengo permiso para citas médicas?
Respuesta: Sí. El empleador debe conceder los permisos necesarios para asistir a citas médicas, siempre que sean justificadas.
70. ¿Qué es la “licencia preparto”?
Respuesta: La madre puede tomar 1 o 2 semanas de su licencia de maternidad antes de la fecha probable del parto.
F. Terminación del Contrato y Liquidación
71. ¿Cuáles son las formas de terminar un contrato?
Respuesta: Mutuo acuerdo, expiración del plazo (en contratos fijos), terminación de la obra (en obra/labor), renuncia del trabajador, o despido (con o sin justa causa).
72. ¿Qué es un despido con “justa causa”?
Respuesta: Es la terminación unilateral por parte del empleador, basada en una falta grave cometida por el trabajador (listadas en el Art. 62 del CST, ej. robo, violencia, bajo rendimiento comprobado, violación grave de obligaciones).
73. ¿Qué es un despido “sin justa causa”?
Respuesta: Es la terminación unilateral por parte del empleador, sin que el trabajador haya cometido una falta. Es legal, pero genera la obligación de pagar una indemnización.
74. ¿Cómo se indemniza un despido sin justa causa en un contrato indefinido?
Respuesta:
-
Para salarios < 10 SMLMV: 30 días de salario por el primer año, y 20 días por cada año adicional.
-
Para salarios > 10 SMLMV: 20 días de salario por el primer año, y 15 días por cada año adicional.
75. ¿Cómo se indemniza un despido sin justa causa en un contrato fijo?
Respuesta: La indemnización es igual al valor de los salarios que faltaban por pagar hasta la fecha de terminación del contrato.
76. ¿Qué es el “preaviso”?
Respuesta: Es la notificación de que no se renovará el contrato. En contratos a término fijo, el empleador debe dar un preaviso de 30 días antes del vencimiento, o el contrato se renueva automáticamente.
77. ¿Qué es el “despido indirecto” o “autodespido”?
Respuesta: Ocurre cuando el trabajador renuncia, pero por una justa causa imputable al empleador (ej. no pago de salario, acoso laboral). En este caso, el trabajador tiene derecho a la indemnización por despido injusto.
78. ¿Qué es la “liquidación final de prestaciones sociales”?
Respuesta: Es el pago que recibe el trabajador al terminar el contrato. Incluye: salarios debidos, vacaciones no disfrutadas, y la proporción de Prima, Cesantías e Intereses de Cesantías del último período.
79. ¿Cuándo se debe pagar la liquidación?
Respuesta: La ley no da un plazo exacto, pero la jurisprudencia indica que debe ser al momento de la terminación o en el siguiente período de pago.
80. ¿Qué es la “sanción moratoria” (salarios caídos) por no pagar la liquidación?
Respuesta: Si el empleador no paga la liquidación al terminar el contrato de mala fe, un juez puede condenarlo a pagar al trabajador un día de salario por cada día de retraso (Art. 65 CST).
81. ¿Qué es el examen médico de egreso?
Respuesta: Es un examen que el empleador debe ofrecer al trabajador al finalizar el contrato para verificar su estado de salud. El trabajador decide si lo toma o no.
G. Estabilidad Laboral Reforzada (Fueros)
82. ¿Qué es el “fuero de estabilidad laboral reforzada”?
Respuesta: Es una protección especial que impide que ciertos trabajadores sean despedidos sin un permiso previo del Ministerio de Trabajo.
83. ¿Quiénes tienen “fuero de maternidad”?
Respuesta: Las trabajadoras en estado de embarazo y durante las 18 semanas de licencia de maternidad (y a veces más, según la Corte Constitucional). No pueden ser despedidas sin justa causa comprobada ante MinTrabajo.
84. ¿Qué es el “fuero de salud” o por discapacidad?
Respuesta: Protege a trabajadores que tienen una condición de salud que limita su capacidad (enfermedad grave, incapacidad, discapacidad). No pueden ser despedidos por razón de su salud sin permiso de MinTrabajo.
85. ¿Se puede despedir a alguien que está incapacitado?
Respuesta: No. Despedir a un trabajador durante una incapacidad médica (común o laboral) se presume discriminatorio y es ineficaz, a menos que haya justa causa y permiso de MinTrabajo.
86. ¿Qué es el “fuero sindical”?
Respuesta: Protección para los líderes sindicales (fundadores, junta directiva) para que no sean despedidos, trasladados o desmejorados sin permiso judicial (un juez laboral).
87. ¿Qué es el “fuero de prepensionados”?
Respuesta: Es una protección creada por la Corte Constitucional para trabajadores a quienes les falten 3 años o menos para cumplir los requisitos de la pensión de vejez.
H. Reglamento, Disciplina y Acoso Laboral
88. ¿Qué es el “Reglamento Interno de Trabajo” (RIT)?
Respuesta: Es el documento donde el empleador establece las condiciones, horarios, normas de conducta, escala de faltas y sanciones de la empresa.
89. ¿Cuándo es obligatorio tener un RIT?
Respuesta: Para empresas comerciales con más de 5 empleados, industriales con más de 10, o agrícolas con más de 20.
90. ¿Qué es el “proceso disciplinario” (descargos)?
Respuesta: Es el derecho del trabajador a ser escuchado (rendir descargos) y defenderse antes de que el empleador le imponga una sanción (suspensión, multa) o lo despida con justa causa.
91. ¿Me pueden multar en el trabajo?
Respuesta: Sí, el RIT puede contemplar multas por faltas (ej. llegadas tarde), pero la multa no puede exceder la quinta parte (1/5) de un día de salario.
92. ¿Me pueden suspender del trabajo?
Respuesta: Sí, como sanción disciplinaria. La primera suspensión no puede ser mayor a 8 días, y en caso de reincidencia, no mayor a 2 meses.
93. ¿Qué es el “acoso laboral” (Mobbing)? (Ley 1010 de 2006)
Respuesta: Es toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado por parte de un empleador, un jefe o un compañero, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral o inducir a la renuncia.
94. ¿Qué es el “Comité de Convivencia Laboral”?
Respuesta: Es un comité obligatorio en todas las empresas (públicas y privadas) encargado de recibir y dar trámite a las quejas de acoso laboral, buscando la conciliación.
I. Temas Varios (Teletrabajo, SGSST)
95. ¿Qué es el “Teletrabajo” en Colombia?
Respuesta: Es una modalidad laboral (Ley 1221 de 2008) donde el trabajador desempeña sus funciones fuera de las instalaciones de la empresa, usando las TIC, pero con un contrato laboral regular y todos sus derechos.
96. ¿Cuál es la diferencia entre Teletrabajo y “Trabajo en Casa”?
Respuesta: El Teletrabajo es permanente y requiere un acuerdo (otrosí) en el contrato. El “Trabajo en Casa” (Ley 2088) se implementó como medida temporal u ocasional (ej. pandemia, paro de transporte) sin cambiar el contrato.
97. ¿Qué es el “SGSST”?
Respuesta: El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Es un sistema obligatorio (Decreto 1072) que deben implementar todas las empresas para prevenir lesiones y enfermedades laborales.
98. ¿Qué es el “COPASST”?
Respuesta: El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. Es un comité (con representantes del empleador y de los trabajadores) que ayuda a vigilar y promover el SGSST.
99. ¿Qué es la “semana de receso” escolar (en octubre)?
Respuesta: Las Cajas de Compensación Familiar deben organizar actividades de recreación para los hijos de los trabajadores afiliados durante esa semana (Ley 1857 de 2017).
100. ¿Qué es la “Ley de Desconexión Laboral”? (Ley 2191 de 2022)
Respuesta: Es el derecho que tienen todos los trabajadores a no recibir llamadas, mensajes (WhatsApp, emails) u órdenes laborales fuera de su jornada laboral, durante sus vacaciones o descansos.