Concepto 1320(013105) del 25-08-2025 – DIAN
1. El Contexto: La Excepción Vigente
Para apoyar a los pequeños prestadores (acueductos comunitarios, veredales, sin ánimo de lucro) que tienen limitaciones técnicas y presupuestales, la DIAN (mediante la Res. 00189 de 2024) les permitió seguir expidiendo el documento equivalente físico (papel) a sus usuarios, siempre que tengan menos de 2.500 suscriptores.
2. La Consulta Específica
La duda que resuelve este concepto es:
-
“Si tengo permiso para facturar en papel a mis usuarios, ¿puedo también pasar una cuenta de cobro en papel a la Alcaldía/Municipio para que me paguen los subsidios?”
3. La Respuesta de la DIAN: Diferenciación de Operaciones
La DIAN responde con un NO rotundo. El concepto distingue dos tipos de relaciones comerciales que tiene el prestador de servicios:
A. Relación Prestador → Usuario (Suscriptor)
- Actividad: Cobro del consumo mensual de agua/alcantarillado.
- Regla: Si tienes menos de 2.500 suscriptores, PUEDES usar documento físico (papel). La excepción aplica aquí para no afectar la prestación del servicio por costos tecnológicos.
B. Relación Prestador → Entidad Territorial (Municipio/Distrito)
- Actividad: Cobro del déficit o giro de los subsidios que el Estado cubre.
- Regla: Esta es una operación distinta a la prestación directa del servicio domiciliario. Según la Ley 142 de 1994, para que el Municipio gire los recursos, se requiere una factura.
- Obligación: Al no estar cobijada por la excepción (que es solo para usuarios), DEBES expedir Factura Electrónica de Venta a nombre de la Alcaldía o entidad correspondiente.
4. Conclusión Práctica
Los acueductos comunitarios y pequeños prestadores deben manejar un sistema híbrido:
-
Pueden seguir entregando recibos de papel casa por casa a sus vecinos (si tienen <2.500 usuarios).
-
Pero deben tener habilitada la Facturación Electrónica (así sea la solución gratuita de la DIAN) para generar la factura que le entregan a la Alcaldía para recibir los pagos de subsidios.