Concepto 91(000678)

(22-01-2026)

Problema Jurídico Central

¿El representante legal de una sociedad está plenamente legitimado, por el solo hecho de serlo y con base en los estatutos sociales, para utilizar sus instrumentos financieros personales (cuentas bancarias) para canalizar pagos de operaciones de cambio (ej. importaciones) de la sociedad que representa, sin necesidad de un documento adicional que acredite el mandato específico?

Tesis Jurídica (Respuesta de la DIAN)

Sí, el representante legal está legitimado para canalizar pagos desde sus cuentas personales. Sin embargo, esta legitimación no lo exime de la obligación de soportar el encargo mediante un documento (mandato específico) que acredite la trazabilidad de los recursos. Los estatutos sociales, por su naturaleza general, no constituyen el “verdadero contrato de representación” exigido para cada operación de cambio, ya que no contienen los datos mínimos ni la voluntad específica de cada pago realizado a través de terceros.

Fundamentación Clave (Respuesta a cada pregunta)

Pregunta 1: ¿Se ratifica que el representante legal es una de las alternativas autorizadas para canalizar pagos de la sociedad desde sus cuentas personales?

Respuesta: Sí, se ratifica. De acuerdo con la normativa cambiaria (Oficio JDS-22546 del Banco de la República), la declaración de cambio puede ser presentada por quien realiza la operación, su representante legal, apoderado o mandatario especial. El representante legal es una de las figuras expresamente autorizadas.

Pregunta 2: ¿Pueden los estatutos sociales (con facultades amplias) considerarse el “verdadero contrato de representación” para este fin?

Respuesta: No. El régimen cambiario es de estricta reserva y trazabilidad. Los estatutos sociales son de naturaleza general y no contienen los datos específicos de cada operación de cambio (monto, beneficiario, concepto). Para acreditar ante la DIAN que el representante actuó en nombre de la sociedad y no en beneficio propio, se requiere un soporte jurídico específico (mandato con datos concretos de la operación) que cumpla con la carga probatoria del artículo 90 de la Resolución Externa 1 de 2018.

Pregunta 3: ¿Está obligado el representante legal a suscribir un contrato de mandato adicional y específico para utilizar lícitamente sus cuentas personales en el pago de importaciones de la compañía?

Respuesta: Sí, es necesario. Este documento adicional es el que vincula el movimiento de fondos personales con la operación de comercio exterior de la sociedad. Debe demostrar:
- Monto: Coincidencia entre el débito de la cuenta personal y la obligación cambiaria.
- Características: Relación entre la factura del proveedor exterior y el pago.
- Origen y destino: Trazabilidad que demuestre que los fondos son de la sociedad o que existe un encargo para su pago.

Pregunta 4: ¿Exigir ese mandato adicional no crea una paradoja (otorgarse facultades a sí mismo)?

Respuesta: No. Para efectos de control aduanero y tributario, el representante legal debe contar con un soporte jurídico idóneo que formalice que actúa por cuenta de la sociedad. Sin este documento, la Administración no podría distinguir si el pago corresponde a una deuda de la empresa o a una operación personal, lo que generaría un riesgo de infracción cambiaria por “pago por tercero no autorizado”. No es una “auto-facultad”, sino un instrumento probatorio de la actuación en nombre de otro.

Pregunta 5: El requisito del “verdadero contrato de representación” ¿es una salvaguarda sustantiva o un formalismo?

Respuesta: Es una salvaguarda sustantiva. Su propósito no es meramente formal, sino cumplir con la carga probatoria del artículo 90 de la Resolución Externa 1 de 2018. Es el vínculo probatorio indispensable para acreditar el origen, destino y trazabilidad de los recursos, desvirtuando operaciones internas prohibidas y protegiendo tanto a la sociedad como al administrador frente a posibles sanciones.

Conclusión

Regla general: El representante legal puede usar sus cuentas personales para pagar operaciones de cambio de la sociedad que representa.
Requisito esencial: Debe existir un documento específico (mandato) que acredite, para cada operación o conjunto de operaciones, que el pago se realiza por cuenta de la sociedad. Este documento debe contener los datos que permitan la trazabilidad de los recursos (monto, relación con la factura, origen de los fondos).
Consecuencia de su ausencia: Sin este soporte, el pago podría ser cuestionado por la autoridad cambiaria/tributaria, y el representante legal no podría acreditar que actuó en nombre de la sociedad, asumiendo el riesgo de sanciones. Los estatutos sociales, por sí solos, no son suficientes para este propósito.

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