DIAN Concepto 0125 – Fecha Publicación: 05/05/2026

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Extracto del documento

Bogotá, D.C.,
Señor(a)
REFERENCIA
No. del Radicado 1-2026-014699
Fecha de Radicado 5 de mayo de 2026
Nº de Radicación CTCP 2026-0125
Tema Firmas impuestas por medio mecánico en los EEFF
CONSULTA
“(…) Por medio de la presente me permito elevar consulta en calidad de evaluadora de
información contable en procesos de contratación pública, respecto a la adecuada presentación
y validez de las firmas en los estados financieros, en el marco de la normatividad vigente en
Colombia.
En el desarrollo de la verificación documental, se evidenció que unos estados financieros
presentan las firmas del Representante Legal, Contador Público y Contador Independiente; sin
embargo, estas aparentan no guardar uniformidad en su disposición dentro del documento,
observándose ubicaciones atípicas y posibles indicios de incorporación posterior. (Se adjunta
imagen como soporte de la situación descrita, con el fin de que sirva como referencia para el
análisis técnico de la presente consulta.)
En este sentido, respetuosamente solicito concepto sobre los siguientes aspectos:
-¿Desde el punto de vista técnico y normativo, la forma de incorporación de las firmas
(escaneadas, superpuestas o insertadas digitalmente) afecta la validez de los estados
financieros?
-¿Existen lineamientos específicos sobre la ubicación, integridad y autenticidad de las firmas en
estados financieros, certificados y dictaminados?
-¿Qué criterios permiten determinar si un documento conserva su integridad y originalidad
cuando las firmas no presentan uniformidad en su disposición?”
RESUMEN:
La normativa vigente exige que los estados financieros certificados y dictaminados se
encuentren suscritos por los responsables previstos en la ley. La interpretación
sistemática de las normas permite concluir que el uso de firmas mecánicas, escaneadas
o incorporadas electrónicamente en los estados financieros no se encuentra prohibido
de manera expresa por la normatividad vigente. No obstante, la eficacia y validez de
dichas firmas deberán evaluarse atendiendo criterios de autenticidad, integridad,
confiabilidad y posibilidad de atribución al firmante. La ubicación o disposición gráfica
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de las firmas dentro del documento, por sí sola, no constituye causal de invalidez de los
estados financieros.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo
permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información
Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las
contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las
desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender
resolver casos particulares, en los siguientes términos:
En consideración a que las preguntas formuladas se encuentran estrechamente
relacionadas con la validez, autenticidad, integridad y forma de incorporación de firmas
en los estados financieros, este Consejo procederá a darles respuesta conjunta, con el
propósito de efectuar un análisis sistemático e integral de la normativa aplicable.
– ¿Desde el punto de vista técnico y normativo, la forma de incorporación de las firmas
(escaneadas, superpuestas o insertadas digitalmente) afecta la validez de los estados
financieros?
– ¿Existen lineamientos específicos sobre la ubicación, integridad y autenticidad de las
firmas en estados financieros, certificados y dictaminados?
– ¿Qué criterios permiten determinar si un documento conserva su integridad y
originalidad cuando las firmas no presentan uniformidad en su disposición?”
Este organismo no observa en la normativa contable vigente disposición expresa que
prohíba el uso de firmas mecánicas, escaneadas o incorporadas electrónicamente en los
estados financieros certificados o dictaminados. De igual forma, no se identifican
disposiciones específicas que regulen la ubicación, disposición o uniformidad gráfica de
dichas firmas dentro del documento.
En ausencia de regulación específica sobre la forma de incorporación de las firmas en
los estados financieros, la validez y eficacia de estos mecanismos debe analizarse de
manera sistemática con las disposiciones contenidas en la Ley 527 de 1999,
particularmente aquellas relacionadas con la autenticidad, integridad y atribución de
firmas electrónicas y digitales.
“Artículo 28. Atributos jurídicos de una firma cierta. Cuando una firma digital haya sido
fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de
acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado Con el contenido del mismo.
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Parágrafo. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una
firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:
1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma
digital es invalidada.
5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional”.
(Negritas por fuera del texto original)
Ahora bien, respecto de mecanismos electrónicos de firma, el numeral 3 del artículo 1
del Decreto 2364 de 2012 que reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, define la
firma electrónica como:
“Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas,
que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando
el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas
todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”.
En consecuencia, la validez de las firmas incorporadas electrónicamente en estados
financieros deberá analizarse considerando criterios de autenticidad, confiabilidad,
integridad y posibilidad de atribución al firmante.
De acuerdo con el Código de Comercio en su artículo 621 “La firma podrá sustituirse, bajo
la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente
impuesto” y en su artículo 827 “La firma que procede de algún medio mecánico no se
considerará suficiente sino en los negocios en que la ley o la costumbre lo admitan”. De las
disposiciones citadas se desprende que el ordenamiento jurídico colombiano ha
reconocido, en determinados contextos, la utilización de mecanismos mecánicos o
electrónicos para la incorporación de firmas, siempre que ello permita atribuir
razonablemente la manifestación de voluntad al suscriptor y no exista prohibición legal
expresa.
En el tema de la Contaduría Pública el artículo 10 de la Ley 43 de 1990 prescribe que
“La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir,
salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales…”
Sin perjuicio de lo anterior, los estados financieros certificados y dictaminados deberán
observar los requisitos formales previstos en la normativa vigente. En tal sentido, los
artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 exigen la suscripción de los estados financieros
certificados por parte del representante legal y del contador público bajo cuya
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responsabilidad se hubiesen preparado, así como la firma del revisor fiscal acompañada
de la expresión correspondiente que indique que se trata de estados financieros
dictaminados, en los casos en que exista dictamen. A su vez, el parágrafo 3° del artículo
3° de la Ley 43 de 1990 establece que la firma del contador público deberá ir
acompañada del número de su tarjeta profesional. Igualmente, conforme al artículo 1°
de la misma ley, la calidad de contador público supone la inscripción vigente ante la
Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores – UAE JCC.
En consecuencia, el uso de firmas mecánicas, escaneadas o incorporadas
electrónicamente en estados financieros no se encuentra expresamente prohibido por el
ordenamiento jurídico. No obstante, su eficacia y validez dependerá de la existencia de
elementos suficientes que permitan acreditar su autenticidad, integridad y atribución al
firmante correspondiente. Por lo tanto, la sola ubicación o disposición gráfica de la firma
dentro del documento no constituye, por sí misma, elemento suficiente para invalidar
los estados financieros.
Este consejo ha tratado el tema en el Concepto 2025-0057:
“En Colombia, los estados financieros certificados y dictaminados deben contar con la firma del
representante legal, del contador público y, cuando aplique, del revisor fiscal, en los términos de
los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, según corresponda. No obstante, la normatividad
vigente no prohíbe expresamente el uso de firmas escaneadas o sobrepuestas, siempre que estas
no comprometan la autenticidad e integridad del documento.
Sin perjuicio de lo anterior, es de precisar que, la Ley 527 de 1999, en su Artículo 7°, reconoce
la validez de la firmas electrónicas y digitales, siempre que permitan identificar al firmante y
garantizar la integridad del mensaje de datos. Asimismo, el Decreto 806 de 2020, aunque
expedido en el marco de la virtualidad en procesos judiciales, refuerza el principio de equivalencia
funcional de los documentos electrónicos.
En consecuencia, si bien el uso de firmas escaneadas no cuenta con la misma seguridad de una
firma electrónica certificada, su validez dependerá de su aceptación y del contexto en el que se
utilicen, sin que exista una prohibición normativa expresa que, como se indicó, las invalide per
se (por el solo hecho de serlo)”.
Adicionalmente, es de anotar que el CTCP se ha pronunciado en otras oportunidades
sobre este particular, mediante diversos conceptos, entre ellos, el siguiente:
No. CONCEPTO FECHA
Firma del contador público designado por una sociedad de
2024-0246 30/05/2024
contadores
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En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se
ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los
efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de
2011.
Cordialmente,
JORGE HERNANDO RODRÍGUEZ HERRERA
Consejero – CTCP
Proyectó: Flor de Luz Vélez Correa
Consejero Ponente: Jorge Hernando Rodríguez Herrera
Revisó y aprobó: Sandra Consuelo Muñoz M./ Jairo Enrique Cervera R./Jorge Hernando Rodríguez H.
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Fuente: https://cijuf.org.co/sites/cijuf.org.co/files/normatividad/2026/CONCEPTO%200125.pdf

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