Oficio 18347

(16-07-2018)

Tipo de norma: Oficio
Número: 18347
Entidad emisora: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN
Fecha: 2018-07-16
Título: Tema: Procedimiento
Subtítulo: Descriptor: Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio.

¿Cómo define la DIAN la «reproducción exacta» de un documento para fines de su conservación por medios electrónicos, magnéticos o técnicos?
¿Qué características debe tener un medio electrónico, magnético o técnico para ser considerado «idóneo» para la conservación de documentos comerciales y fiscales?
¿Las reglas de conservación digital aplican también para las facturas?

La DIAN no ofrece una definición propia de «reproducción exacta» o «medio idóneo», sino que se remite a las condiciones establecidas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico).
Un medio es idóneo si cumple con tres condiciones: 1) que la información sea accesible para consulta posterior; 2) que se conserve en el formato original o en uno que reproduzca con exactitud la información; y 3) que se conserve la información de origen, destino, fecha y hora (metadatos).
Sí, estas reglas son aplicables a la conservación de facturas, incluyendo las facturas electrónicas, las cuales deben conservarse en su formato electrónico original por el término legal.
Importante: La posibilidad de conservar documentos por medios electrónicos no autoriza la destrucción de los documentos físicos originales cuando una norma especial (como la aduanera) exija su conservación en físico.

La DIAN basa su respuesta en los siguientes puntos:

Remisión a la Ley de Comercio Electrónico: La DIAN reconoce que la Ley 527 de 1999 es el marco general que regula la validez y conservación de documentos electrónicos. Por tanto, los criterios de idoneidad y exactitud para la conservación de documentos fiscales y comerciales son los que establece dicha ley.
Prevalencia de Normas Especiales: Aunque la regla general permite la conservación digital, la DIAN enfatiza que las normas especiales prevalecen. Si una norma específica, como la aduanera (art. 121 del Decreto 2685 de 1999, hoy art. 74 del Decreto 1165 de 2019), exige conservar los documentos soporte originales en físico, esta obligación debe cumplirse, sin perjuicio de que el contribuyente también conserve una copia digital.
No Autorización para Destruir Originales: La normativa sobre conservación electrónica es una alternativa para el archivo, pero no una autorización explícita para destruir los documentos físicos originales, especialmente durante el término en que la administración tributaria puede requerirlos.
Conservación de Factura Electrónica: Para la factura electrónica, la norma es explícita (Decreto 2242 de 2015): debe ser conservada en su formato electrónico de generación (XML) tanto por el emisor como por el receptor, por el término del artículo 632 del E.T.

Problema jurídico	Tesis jurídica
¿Bajo qué condiciones se pueden conservar los documentos comerciales y fiscales, incluyendo facturas, por medios electrónicos, y si esto permite destruir los originales?	Se pueden conservar en medios electrónicos siempre que se garantice su accesibilidad, integridad y se conserven sus metadatos (art. 12, Ley 527 de 1999). Sin embargo, esto no autoriza la destrucción de los originales cuando una norma especial (p. ej., la aduanera) exige su conservación física.

Firma: PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO – Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina