Concepto 551 (004945)

(14-04-2025)

• Tipo de norma: Concepto
• Número: 551 (004945)
• Entidad emisora: DIAN
• Fecha: 2025-04-14
• Título: Tratamiento de Gastos Reembolsables en Contratos de Servicios
• Subtítulo: Facturación y retención en la fuente para gastos de manutención, hospedaje y transporte

Problemas jurídicos:

1. ¿Deben incluirse en la factura de honorarios los gastos reembolsables (alojamiento, transporte, manutención)?

2. ¿Procede retención en la fuente sobre estos gastos?

3. ¿Cómo facturar valores de desplazamiento expresamente reconocidos por el contratante?

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Tesis jurídica:

1. Facturación de gastos reembolsables

🔹 No se incluyen en la factura de honorarios cuando:

• El contrato establece que son asumidos por el contratante (reembolso).

• No constituyen ingreso para el contratista.

🔹 Se incluyen cuando:

• El contratista los asume (son parte de su contraprestación).

• El contrato no hace distinción clara.

Base legal: Art. 616-1 y 616-2 ET, Resolución DIAN 165/2023.

2. Retención en la fuente

🔹 No aplica si son gastos reembolsables (no son ingreso gravado).
🔹 Aplica si:

• Son asumidos por el contratista.

• No hay distinción contractual.

Base legal: Concepto DIAN 000113/2024.

3. Desplazamiento contractual

🔹 No se factura como honorario si el contrato especifica que es reembolsado por el contratante.
🔹 Documentación requerida:

• Factura electrónica del proveedor (si está obligado).

• Documento soporte (si el proveedor no está obligado a facturar).

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Fundamentación:

• Reembolsos vs. Ingresos:

  • Solo son ingresos gravados si aumentan el patrimonio del contratista (Art. 107 ET).

• Responsabilidad documental:

  • Todo gasto debe estar soportado (factura electrónica o documento equivalente).

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Conclusión:

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• Firma: INGRID CASTAÑEDA CEPEDA Subdirectora de Normativa y Doctrina (A)