Concepto 1239(011042) del 26-12-2024 – DIAN
1. ¿Hay Multa por Transmitir Tarde la Nómina?
La respuesta corta es NO (por ahora).
- Fundamento: Aunque el Artículo 616-1 del Estatuto Tributario (modificado por la Ley 2155 de 2021) contempla sanciones para el Sistema de Facturación Electrónica, la DIAN confirma que estas sanciones requieren una reglamentación específica que aún no ha sido expedida para la nómina electrónica.
- Conclusión: Mientras no salga el decreto reglamentario de sanciones, la transmisión extemporánea no genera multas en dinero.
2. El Riesgo Real: La Deducibilidad en Renta
El mayor temor de las empresas no es la multa, sino el desconocimiento del gasto de nómina (salarios) en la declaración de renta. La DIAN flexibiliza su postura basándose en el principio de “primacía de la sustancia sobre la forma”:
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Regla General: La nómina debe transmitirse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente.
- La Excepción (“El Salvavidas”): Si se te pasó el plazo de los 10 días, aún puedes salvar la deducción.
- Condición: Debes transmitir la nómina electrónica extemporánea ANTES de presentar tu declaración de renta del año correspondiente.
- Requisito Adicional: Debes poder demostrar que la relación laboral existió y que los pagos se hicieron realmente.
Advertencia: Si presentas tu declaración de renta y aún no has transmitido la nómina electrónica de ese año, en ese caso los costos NO serán deducibles y la DIAN los rechazará.
3. Problemas Técnicos para Transmitir Tarde
A veces, el software de la DIAN o del proveedor tecnológico bloquea la transmisión de meses muy antiguos.
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Solución: La DIAN indica que si el sistema impide la carga extemporánea, el contribuyente debe radicar una PQRS en el portal de la DIAN dirigida a la Subdirección de Factura Electrónica, solicitando la habilitación manual para cumplir con la transmisión.
Resumen de Escenarios
| Escenario | Consecuencia Sancionatoria | Consecuencia en Renta (Deducibilidad) |
| Transmisión Oportuna (primeros 10 días) | Ninguna | 100% Deducible |
| Transmisión Extemporánea (antes de declarar renta) | Ninguna (por falta de reglamentación) | Deducible (Principio de sustancia sobre forma) |
| No Transmisión (o después de declarar renta) | Riesgo futuro de sanción general | No Deducible (Rechazo del costo) |