CONTADURÍA
GENERAL DE LA NACIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Resolución No.
(17 SEPT 2018)
“Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal”
EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN
En ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política de
Colombia, además de las conferidas por la Ley 298 de 1996 y el Decreto 143 de 2004, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece lo siguiente: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de economía (…)”
Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna, al Contador General, entre otras funciones,las de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, y determinar las normas contables que deben regir en el país,conforme a la Ley.
Que el artículo 4g de la Ley 298 de 1996 fijó las funciones de la Contaduría General de la Nación ICGN),y en su literal e) establece:”Señalar y definir los estados financieros e informes que deben elaborar y presentar las entidades y organismos del sector público, en su conjunto, con sus anexos y notas explicativas, estableciendo la periodicidad, estructura y características que deben cumplir”
Que la Ley 951 de 2005 estableció la obligación que tienen los servidores públicos y particulares,mencionados en la misma,de presentaron informe de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones, a quienes los sustituyan legalmente una vez se separen de sus cargos o analicen su administración.
Que e] artículo ].g de la Resolución 354 de 2007, modificado por el artículo le de la Resolución
156 de 20]-8, expedidas por la CGN,adoptó el Régimen de Contabilidad Pública (RCP)y definió su estructura.
Que mediante la Resolución 192 de 2016, expedida por la CGN,se incorporó, en la estructura
del Régimen de Contabilidad Pública, el elemento Procedimientos Transversales.
Continuación de la Resolución No, de! “Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal”
Que se requiere incorporar ,dentro de los Procedimientos Transversales del RCP,el
Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de
representante legal.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO. le Incorpórese, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública,el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal, con el siguiente texto:
El informe contable que se debe elaborar cuando se produzca cambio de representante legal en las entidades sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública hace parte del acta de informe de gestión establecido en la normativa vigente, y se refiere a las condiciones en que se entrega el sistema contable de la entidad.
Al separarse de su cargo, el representante legal, con el apoyo del contador público de la entidad, deberá presentar un informe sobre los asuntos de su competencia a quien lo sustituya en sus funciones, con el propósito de evidenciar el estado del proceso contable y de los sistemas que lo soportan, así como de garantizar el normal desarrollo del mismo.
Para tal efecto, se verificará la disponibilidad y seguridad de claves de acceso de los usuarios a los sistemas de información que soportan el proceso contable y el estado, funcionamiento y adecuación de los mismos. De igual manera, se verificará el sistema documental contable en lo referente a garantizar la inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y conservación de la información financiera, y la entrega de los documentos contables, los cuales corresponden a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad.
En el informe se deben evidenciar, como mínimo, los siguientes aspectos
A. La situación de los sistemas de información que soportan el proceso contable.
B. El estado de actualización de los libros de contabilidad, principales y auxiliares, a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos y soportes contables correspondientes a las transacciones y operaciones registradas. Así mismo, los temas pendientes de resolver con la Contaduría General de la Nación.
C. La realización y registro de los cálculos actuaríales, cuando haya lugar, y el detalle de los recursos destinados para el pago de estos pasivos. Encaso de no contar con información sobre los cálculos actuaríales,se debe evidenciar si se está realizando el estudio respectivo o se conoce el estado de esta obligación.
D. La Identificación, valoración y registro de las situaciones especiales que afectan los
procesos litigiosos y reclamaciones en contra y a favor de la entidad.
E. La relación de los fondos sin personería jurídica a cargo de la entidad.
F. La relación de los recursos entregados en administración.
G. Información detallada de las situaciones y hechos económicos pendientes de resolver en materia contable
H. El cumplimiento en el reporte del Boletín de Deudores Morosos del Estado, cuando haya lugar
I. La descripción del avance en la ejecución de planes de mejoramiento suscritos con
organismos de control, si existen. Al informe se debe anexar lo siguiente
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Continuación de la Resolución No. del “Por fa cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública,el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal”
1) El juego completo de estados financieros elaborados con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha en que se produzca el cambio de representante legal,
conforme al Marco Normativo que le aplique a la entidad.
2) El dictamen del revisor fiscal, cuando haya lugar, sobre los estados financieros de la
entidad con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha en que
se produzca el cambio de representante legal.
3) El informe de control interno contable, realizado con corte a 31 de diciembre del año
inmediatamente anterior a la fecha en que se produzca el cambio de representante legal.
4) Los informes financieros y contables mensuales, con corte al último día del mes anterior a la fecha del cambio de representante legal.
5) El último informe de la auditoria a los estados financieros de la entidad practicado por la
respectiva Controlaría.
6) El documento que compila las políticas contables establecidas por la entidad.
7) La certificación automática, expedida por la CGN, del reporte de las categorías de información, a través del CHIP,correspondientes al último periodo anual y al último
periodo trimestral.
Los estados financieros y los informes financieros y contables mensuales deberán ser firmados por el Representante Legal y el Contador de la entidad, incluyendo los datos de nombres y números de identidad, y en el caso del Contador, el número de la tarjeta profesional.
Cuando no se disponga de los documentos relacionados en los numerales del 1) al 4), bien sea porque aún no es exigible su presentación o porque siéndolo no se cuente con ellos, se anexarán los correspondientes al último período anual o al último periodo mensual, según
corresponda, que hayan sido presentados, y se dejará constancia de los hechos o circunstancias que impidieron la disposición de la información a que hacen referencia los numerales enunciados.
ARTÍCULO2e. La responsabilidad por la presentación de los estados financieros de la entidad y del reporte de información financiera a la Contaduría General de la Nación,a través del CHIP,estará en cabeza del representante legal que se encuentre en ejercicio de sus funciones en el momento en que estas obligaciones sean exigibles, sin perjuicio de que dicha información corresponda a periodos en los cuales no era titular del cargo Lo anterior, no
exonera de responsabilidad a los antecesores en el cargo, por el incumplimiento de las
obligaciones en el transcurso de su gestión.
ARTÍCULO3e. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489 de 1998, y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÌQUESE Y CÚMPLASE,
Dada en Bogotá, D.C., a los 17 SEPT. 2018
Proyectó: Luis Jaime Valencia Cubillos/Nancy Martínez
Revisó: Pérez Soteio/Mareen\amaría Monsalve Vásquez/ Edgar
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