Concepto 0279 (14-11-2025) – CTCP
1. Plazo de Conservación: La Regla de los 10 Años
El concepto cita el Artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y el Código de Comercio.
- Tiempo Obligatorio: Libros, comprobantes y soportes deben guardarse por 10 años contados desde la fecha del último asiento.
- Formato: Puede ser papel o digital (medio técnico, magnético o electrónico).
- Digitalización: Es perfectamente legal escanear todo y destruir el papel (si se garantiza la reproducción exacta), lo cual ahorra costos de bodegaje.
2. ¿Qué hacer si el cliente no recibe los documentos?
Esta es una situación común para los contadores externos. El CTCP aclara:
- No hay vía judicial directa: No existe una demanda específica para “obligar a recibir papeles”.
- Solución Práctica: Enviar notificaciones por correo certificado dejando constancia de que los documentos están a disposición. Esto prueba la diligencia y la buena fe.
- Deterioro Accidental: Si los documentos se dañan (humedad, incendio) mientras el contador los custodiaba esperando que el cliente los recogiera, y no hubo dolo (mala intención), el contador no incurre en infracción, siempre que haya documentado sus intentos de entrega.
3. Protocolo de Destrucción (Disposición Final)
Una vez pasan los 10 años, ¿se pueden botar los papeles a la basura?
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Sí, pero con acta: Se recomienda elaborar un Acta de Destrucción o Eliminación Documental donde conste qué se eliminó, por qué (cumplimiento del tiempo) y cómo (trituración, reciclaje seguro), garantizando la protección de datos personales (Habeas Data).
4. Tabla Resumen de Plazos
| Tipo de Propósito | Plazo de Conservación | Norma Base |
| Comercial / Contable | 10 Años | Ley 962 de 2005 (Art. 28) |
| Tributario (DIAN) | 5 Años (Mínimo)* | Art. 632 E.T. |
| Medio de Conservación | Físico o Digital | Ley 527 de 1999 |
*Nota: Aunque la norma tributaria hable de 5 años, la norma comercial de 10 años prevalece para la contabilidad general.