Concepto N°213
Contabilidad en las ESAL
CTCP-10-000386-201 8
Bogotá, D.C.,
Señor
MANUEL ORLANDO MENA ZAPATA
E-mail: momz.contador@gmail.com
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo de Normalización Técnica de Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Unico 2420 de 201 5, modificado por los Decretos 2496 de 2015, 21 31 y 2132 de 2016, y 2170 de 2017, en los cuales se faculta al CTCP para resolver las inquietudes que se formulen en desarrollo de la adecuada aplicación de los marcos técnicos normativos de las normas de información financiera y de aseguramiento de la información, y el numeral 3 0 del Artículo 33 de la Ley 43 de 1 990, que señala como una de sus funciones el de servir de órgano asesor y consultor del Estado y de los particulares en todos los aspectos técnicos relacionados con el desarrollo y el ejercicio de la profesión, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.
CONSULTA (TEXTUAL)
“trabajo para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF, dicha entidad contrata personas iurídicas para que presten servicios a beneficiarios de ciertos prograrnas o modalidades, a dichas personas jurídicas las conocemos en el ICBF como operadores, (sic) en la prestación del servicio se les da alimentación, dotación personal, y dotación básica entendiendo dotación básica mercancías como colchonetas, almohadas, cobijas y similares, estos operadores son entidades sin ánimo de lucro, que cumplen las condiciones para aplicar los marcos de información financiera del sector privado, ninguna de ellas pertenece al sector público.
Debo también señalar que las mercancías (alimentación, dotación personal) se entregan a los beneficiarios y no deben ser devueltas por ellos, representado (sic) porcentajes importantes dentro de los contratos de aportes y alcanzando miles de millones de pesos en algunos casos.
Es bien sabido que el consejo técnico se ha pronunciado sobre el manejo de los inventarios para ciertas empresas prestadoras de servicios tal como lo hizo en el concepto 2077-1016 donde se afirma entre otras cosas, lo siguiente:
‘1. El costo acumulado aún no cuenta con el reconocimiento del ingreso correspondiente
2. La acumulación del costo en un activo como lo es el inventario, requiere que haya correlación con el ingreso que producirá ese activo.
Considerando lo anterior, un prestador de servicios debe reconocer inventarios (los cuales incluirán el costo de mano de obra y otros costos del personal directamente involucrado en la prestación del servicio, así como otros costos indirectos atribuibles), siempre y cuando se den las condiciones anteriores y el activo cumpla los requisitos de reconocimiento del Marco Conceptual”
Teniendo en cuenta lo anterior, solicito por favor ayuda, para aclarar lo siguiente:
l. Los operadores mencionados, siendo entidades prestadoras de servicios que manejan mercancías que incorporan en sus servicios (sic) alimentos, dotación personal y otros similares ¿están obligados a llevar un control de mercancías como lo establece el decreto 2649 en sus artículos 125 y 129?
- Del artículo 129, se menciona en el primer párrafo el siguiente texto “El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares”, ¿Cuándo se mencionan “las mercancías para le (sic) venta’
solamente aplicaría para las entidades que compran y venden únicamente mercancías? ó ¿también aplica para las entidades prestadoras de Servicio?
- ¿Alguno de esos operadores que manejan mercancías en las condiciones mencionadas en el punto anterior, pueden ser excluidos de la aplicación de dicho control?, algunos de ellos informan que para ellos no aplica esa ley debido a que el decreto 2649 en los artículos ya mencionados se refiere a mercancías para la venta
Por favor enmarcar sus respuestas enmarcándolas dentro de los grupos l, 2 y 3″
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Conseio se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.
En primer lugar, debemos anotar, que las normas contenidas en el Decreto 2649 de 1993, dejaron de tener vigencia desde la fecha de aplicación de los nuevos marcos técnicos normativos, esto es el 1 de enero de 201 5 para las entidades clasificadas en los Grupos 1 0 3, y del 1 de enero de 201 6, para las entidades clasificadas en el Grupo 2. Las normas sobre libros, contenidos en este Decreto, continúan vigentes, tal como lo ha señalado este conseio en los conceptos 2017-902, 201 7-651 , 2017-528, 201 7
, 2017-237 y 2017-223, entre otros.
Tratándose de entidades sin ánimo de lucro, que aplican alguno de los marcos técnicos del sector privado, estas considerarán los requerimientos establecidos en los anexos técnicos 1 , 2, 0 3 del Decreto 2420 de 2015 y en otras normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Para tal fin, deberá revisar los apartados relacionados con la contabilización de los Inventarios (Ver NIC2, Sección 13 0 cap. 8) y subvenciones del Gobierno (Ver NIC 20 y Sección 24), en donde se establecen los lineamientos para la contabilización de transacciones, eventos o sucesos relacionados con inveñtarios y subvenciones del Gobierno.
Respecto del manejo de los productos entregados a operadores, para que estos sean distribuidos a terceros, se debe tener en cuenta que, si la ESAI recibe los artículos del ICBF, y el operador recibe un pago por sus servicios de distribución de dichos bienes a los beneficiarios finales (por ei. el recibo, almacenamiento, logística y operación), podría entenderse que la ESAL es un intermediario o agente, configurándose más bien la existencia de un contrato de prestación de servicios. Si este es el caso, los bienes recibidos no deberían reconocerse en los estados financieros del operador, dado que en ellos solo se reconocen los pagos que recibe por la prestación de sus servicios, así como otras transacciones, eventos y sucesos que requieran reconocimiento de conformidad con el marco técnico aplicado por el operador.
En relación con el control requerido para los bienes entregados a la ESAL (colchonetas, alimentos, cobiias, etc) en el contrato se deberá establecer la forma en que se controlarán el recibo y consumo de dichos productos, estableciéndose la obligación de mantener controles por producto, donde se detallen las entradas de productos recibidos por parte del ICBF y las salidas de ellos, que deben corresponden a entregas a los destinatarios finales de los bienes. Dichos controles pueden ser llevados de forma diferente a los requeridos para realizar los estados financieros del operador. En este caso, dado que el operador actúa como un agente, y no sería adecuado reconocer dichos bienes en sus estados financieros.
Ahora bien, en el evento en que el ICBF requiera la elaboración de un informe financiero de propósito especial, que le sirva de instrumento para la contabilización de estas operaciones en sus estados financieros, es viable la elaboración de este informe, pero este debería separarse de los informes financieros del operador. En este caso debería establecerse un sistema de información separado para el reconocimiento, medición, presentación y revelación, que permita la elaboración de estos informes.
Sobre el tema de contabilidad de.las Entidades sin Animo de Lucro, que aplican las normas del sector privado, este consejo se ha pronunciado en diversas ocasiones, para lo cual se pueden revisar los conceptos: 2015-103, 2016-441 y 2017-786, que pueden accederse en el sitio web: www.ctcp.gov.co, enlace conceptos. También le recomendamos revisar la orientación técnica No. Id, emitida por este Consejo, en el enlace enlace publicaciones-orientaciones técnicas, en donde se dan lineamientos para la elaboración de los estados financieros de propósito general en este tipo de entidades.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1 755 de 201 5, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en eiercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Conseio Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el concepto posterior modifica a los que se hayan expedido con anterioridad, del mismo tema, así no se haga la referencia específica en el documento.
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