DIAN Concepto 0148 – Fecha Publicación: 26/05/2026

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Extracto del documento

Bogotá, D.C.,
Señor(a)
JESÚS DAVID PÉREZ CALI
E-mail: contajisus@gmail.com
REFERENCIA:
No. del Radicado 1-2026-017449
Fecha de Radicado 26 de mayo de 2026
No. Radicación CTCP 2026-0148
Tema Topes para clasificación Grupo 3 – software – ofimática
CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) ¿Cuáles son los topes actuales de activos, ingresos y planta de personal bajo el DUR 2420
de 2015 (y sus modificaciones como el Decreto 1670 de 2021) para que un comerciante pueda
clasificarse legítimamente en el Grupo 3 y aplicar el marco de contabilidad simplificada? De
cumplir con las condiciones del Grupo 3, ¿cuáles son los estados financieros mínimos obligatorios
y el conjunto de libros o registros exigidos legalmente para cumplir con una contabilidad
simplificada legítima?
¿Es jurídicamente viable y válido llevar esta contabilidad a través de herramientas ofimáticas
(como hojas de cálculo) siempre que garanticen la inalterabilidad, orden cronológico y
trazabilidad exigidos por la Ley 527 de 1999 y el Código de Comercio, o se requiere
obligatoriamente un software contable especializado? (…)
RESUMEN:
La clasificación de una entidad en el Grupo 3 se encuentra regulada por el artículo
1.1.3.1 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, modificado por el Decreto 1670
de 2021, el cual establece requisitos relacionados con la naturaleza de las operaciones
realizadas y con los topes de ingresos previstos para las microempresas. Las entidades
clasificadas en este grupo deberán aplicar el marco técnico normativo contenido en el
Anexo 3 del Decreto Único Reglamentario –DUR 2420 de 2015 y preparar los estados
financieros allí establecidos. La normativa vigente no exige el uso de un software
contable específico, por lo tanto, una entidad podrá utilizar herramientas informáticas
como hojas de cálculo, siempre que el sistema implementado permita cumplir los
requisitos legales y técnicos aplicables en materia de reconocimiento, registro,
conservación, trazabilidad, verificabilidad e integridad de la información contable.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo
permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información
Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio,
Carrera 13 Nº 28 – 01 Piso 6 / Bogotá, Colombia
Código Postal 110311
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Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las
contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las
desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender
resolver casos particulares, en los siguientes términos:
¿Cuáles son los topes actuales de activos, ingresos y planta de personal bajo el DUR
2420 de 2015 (y sus modificaciones como el Decreto 1670 de 2021) para que un
comerciante pueda clasificarse legítimamente en el Grupo 3 y aplicar el marco de
contabilidad simplificada? De cumplir con las condiciones del Grupo 3, ¿cuáles son los
estados financieros mínimos obligatorios y el conjunto de libros o registros exigidos
legalmente para cumplir con una contabilidad simplificada legítima?
El CTCP se ha pronunciado sobre los criterios para pertenecer al Grupo 3, entre otros,
mediante el concepto 2026-0072, en el que señaló lo siguiente:
“(…) las condiciones para pertenecer al Grupo 3, a partir del 1° de enero de 2023, están definidas
en el Decreto 1670 de 2021, compilado en el DUR 2420 de 2015 (artículo 1.1.3.1), en los
siguientes términos:
“El Grupo 3 corresponde a las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar
contabilidad, a quienes sin estar obligados a llevarla pretendan hacerla valer como prueba,
y a las microempresas que se clasifiquen como tal, de conformidad con lo establecido en
el Capítulo 13, del Título 1, de la Parte 2, del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto
Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo; siempre y cuando cumplan
con la totalidad de los siguientes requisitos:
1. No mantener inversiones en instrumentos de patrimonio en subsidiarias, negocios
conjuntos o asociadas;
2. No estar obligados a presentar estados financieros combinados, consolidados o
separados;
3. No realizar transacciones relacionadas con pagos basados en acciones;
4. No mantener planes de beneficios pos-empleo por beneficios definidos;
5. No ser una cooperativa de ahorro y crédito, y
6. No obtener ingresos de actividades ordinarias que superen los topes para
microempresas de acuerdo al sector al que pertenezcan, conforme lo establecido en el
Decreto 1074 del 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y
Turismo”.
Respecto del tamaño empresarial, el artículo 2.2.1.13.2.2 del Decreto 1074 de 2015
establece que la clasificación como microempresa se determina principalmente con base
en los ingresos por actividades ordinarias anuales, los cuales corresponden a:
“(…) 1. Para el sector manufacturero:
Microempresa. Aquella cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales sean inferiores o iguales
a veintitrés mil quinientos sesenta y tres Unidades de Valor Tributario (23.563 UVT)”.
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2. Para el sector servicios:
Microempresa. Aquella cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales sean inferiores o iguales
a treinta y dos mil novecientos ochenta y ocho Unidades de Valor Tributario (32.988 UVT)”.
3. Para el sector de comercio:
Microempresa. Aquella cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales sean inferiores o iguales
a cuarenta y cuatro mil setecientos sesenta y nueve Unidades de Valor Tributario (44.769 UVT)”.
Por consiguiente, la clasificación en el Grupo 3 no depende actualmente de topes
específicos de activos o número de trabajadores previstos en el DUR 2420 de 2015, sino
del cumplimiento de los requisitos establecidos en dicha regulación y de los criterios de
clasificación empresarial contenidos en el Decreto 1074 de 2015. En relación con el
tamaño empresarial, la regulación vigente utiliza principalmente los ingresos por
actividades ordinarias anuales como criterio para la clasificación de las microempresas.
En relación con los estados financieros mínimos, el párrafo 3.8 del Anexo 3 del DUR
2420 de 2015 establece:
“(…) Conjunto completo de estados financieros
3.8 Un conjunto completo de estados financieros de una microempresa comprende:
(a) Un estado de situación financiera,
(b) Un estado de resultados,
(c) Notas a los estados financieros: son parte integral de los estados financieros y deben
prepararse por la administración (…)”
Respecto de los libros de contabilidad que debe llevar una entidad, el CTCP indicó en el
concepto 2026-0086:
“(…) los artículos 48, 50 y 51 del mismo código (Código de Comercio) establecen que la
contabilidad debe llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros
registrados, y estar debidamente soportada mediante comprobantes y documentación
relacionada:
Artículo 48. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios
y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la
materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten
la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros
procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones,
siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los
asientos individuales y el estado general de los negocios.
Artículo 50. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de
partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y
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fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el
gobierno.
Artículo 51. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de
respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente
relacionada con los negocios”.
Una vez dicho lo anterior, es importante señalar que las disposiciones contables
aplicables a las entidades clasificadas en el Grupo 3 no establecen un conjunto especial
de libros de contabilidad diferente al previsto en la legislación mercantil. En
consecuencia, las entidades deberán cumplir los requisitos generales establecidos en el
Código de Comercio y demás disposiciones aplicables respecto de la llevanza, soporte y
conservación de la contabilidad.
¿Es jurídicamente viable y válido llevar esta contabilidad a través de herramientas
ofimáticas (como hojas de cálculo) siempre que garanticen la inalterabilidad, orden
cronológico y trazabilidad exigidos por la Ley 527 de 1999 y el Código de Comercio, o
se requiere obligatoriamente un software contable especializado? (…)
Sobre este particular, el CTCP se pronunció en el concepto 2026-0086, en el que indicó
que la normativa vigente no exige el uso de un software contable específico.
“(…) La normativa vigente no exige el uso de un software contable específico. En este sentido,
el artículo 48 del Código de Comercio establece que los comerciantes pueden utilizar
procedimientos de reconocido valor técnico-contable para el registro de sus operaciones, siempre
que estos permitan el conocimiento y prueba de una historia clara, completa y fidedigna de los
negocios, sin perjuicio de las modificaciones introducidas por el Decreto Ley 19 de 2012,
mediante el cual se eliminó la obligación de registro de los libros de comercio. Lo anterior incluye
el uso de herramientas informáticas, tales como hojas de cálculo, siempre que estas se utilicen
como parte de un sistema de información que cumpla los requisitos legales y técnicos aplicables.
(…)
En consecuencia, desde el punto de vista técnico-contable, una entidad podría llevar su
contabilidad mediante herramientas como hojas de cálculo, siempre que el sistema utilizado,
incluida la hoja de cálculo, constituya un sistema de información financiera que garantice el
cumplimiento de los requisitos legales y técnicos aplicables. Lo anterior implica que dicho sistema
permita la adecuada identificación, registro, procesamiento y reporte de las transacciones.
En este contexto, el sistema deberá garantizar, entre otros aspectos:
– Integridad de la información
– Confiabilidad y verificabilidad
– Trazabilidad de las operaciones
– Conservación de soportes
– Generación de libros y estados financieros conforme a la normativa vigente (…)
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(…) No obstante, es importante advertir que el uso de este tipo de herramientas puede implicar
riesgos asociados a la integridad, seguridad y control de la información, los cuales deberán ser
evaluados por la administración en el marco de su sistema de control interno. En consecuencia,
independientemente de la herramienta utilizada (manual, software especializado o hojas de
cálculo), la entidad deberá garantizar la generación, registro y conservación de los libros de
contabilidad, en cumplimiento de los requisitos legales aplicables”.
Por lo anterior, la normativa vigente no exige la utilización obligatoria de un software
contable especializado; sin embargo, cualquiera que sea la herramienta utilizada, la
entidad deberá garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos aplicables
a la información contable y financiera. La validez del sistema utilizado no depende de
que corresponda a un software contable especializado o a una herramienta ofimática
determinada, sino de que permita cumplir adecuadamente los requerimientos de
registro, conservación, integridad, disponibilidad, verificabilidad y trazabilidad de la
información exigidos por la normativa aplicable.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se
ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los
efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de
2011.
Cordialmente,
SANDRA CONSUELO MUÑOZ MORENO
Consejera CTCP
Proyectó: Mauricio Ávila Rincón
Consejero Ponente: Sandra Consuelo Muñoz Moreno
Revisó y aprobó: Sandra Consuelo Muñoz M. / Jorge Hernando Rodríguez H.
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Fuente: https://cijuf.org.co/sites/cijuf.org.co/files/normatividad/2026/CONCEPTO%200148.pdf

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