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REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA – RADIAN

Mediante el radicado de la referencia, se consulta:///a)“¿Cuál es el documento que debe ser tenido como título ejecutivo en un proceso judicial que requiera ser iniciado con ocasión del incumplimiento en el pago de una factura electrónica de venta?”///b) “Indíqueme paso a paso cómo obtener este documento”…

 


OFICIO Nº 905

22-06-2021

DIAN

 

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

100208221-905

Bogotá, D.C.

 

Tema: Factura Electrónica de Venta

Descriptores: Sistema de Facturación Electrónica – Registro de la Factura Electrónica de Venta – RADIAN

Fuentes formales: Artículos 616-1 y 617 del Estatuto Tributario, Decreto 1074 de 2015, Resolución DIAN No. 000037 de 2021, Resolución DIAN No. 000015 de 2021, Resolución DIAN No. 000042 de 2020

 

 


Cordial saludo.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

 

Mediante el radicado de la referencia, se consulta:

 

  1. a)¿Cuál es el documento que debe ser tenido como título ejecutivo en un proceso judicial que requiera ser iniciado con ocasión del incumplimiento en el pago de una factura electrónica de venta?”

Para empezar, se precisa que escapa a la competencia de esta Entidad determinar qué es un título ejecutivo, más aun para efectos de su cobro judicial. Por lo que se informa que la respuesta a este punto se limita a lo dispuesto en el parágrafo 5° del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, norma que le atribuye a la DIAN la función de administrar el registro de las facturas electrónicas de venta consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional -RADIAN.

 

Teniendo en cuenta lo anterior, de conformidad con el numeral 6° del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016 y el numeral 19 del artículo 1° de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, la factura electrónica de venta: “hace parte de los sistemas de facturación que soporta operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios de conformidad con lo previsto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que operativamente se genera a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que ha sido validada por la citada entidad previamente a su expedición al adquiriente”.

 

Por su parte, el numeral 9 del artículo 2.2.2.53.2. del Decreto 1074 de 2015 (modificado por el artículo 1º del Decreto 1154 de 2020) define a la factura electrónica de venta como título valor, así:

 

Es un título valor en mensaje de datos, expedido por el emisor o facturador electrónico, que evidencia una transacción de compraventa de un bien o prestación de un servicio, entregada y aceptada, tácita o expresamente, por el adquirente/deudor/aceptante, y que cumple con los requisitos establecidos en el Código de Comercio y en el Estatuto Tributario, y las normas que los reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan”.

 

Así las cosas, en materia del proceso ejecutivo le corresponde al Juez y las partes, determinar la existencia del título valor a la luz de lo dispuesto en las normas vigentes. Tratándose de factura electrónica de venta, se precisa que sus requisitos están dispuestos en el artículo 11 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 (modificado por la Resolución DIAN No. 000012 de 2021).

 

De igual manera, es necesario precisar que el Decreto 1154 de 2020 sustituyó el Capítulo 53 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y derogó el Decreto 1349 de 2016.

 

Por lo anterior, el artículo 2.2.2.53.1. del Decreto 1074 de 2015 vigente, dispone que el objeto del Capítulo 53 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 es reglamentar la circulación electrónica de la factura electrónica de venta como título valor.

 

Es por ello, que el numeral 15 del artículo 2.2.2.53.2. de dicho Decreto, define a los “Usuarios del RADIAN” así:

 

“Son los sujetos que intervienen, directa o indirectamente, en la circulación de la factura electrónica de venta como título· valor y que, de acuerdo con su rol, interactúan con el RADIAN para consultar o registrar eventos relacionados con la trazabilidad de dichas facturas, conforme a las condiciones técnicas establecidas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”. (Subrayado por fuera de texto).

 

A su vez, se informa que, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000015 de 2021, las autoridades competentes son un usuario del RADIAN, el cual, “en uso de sus facultades legales y/o reglamentarias tiene la competencia para registrar limitaciones a la circulación, consulta y las demás que la Ley otorgue respecto de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN” (Subrayado por fuera de texto).

 

Para terminar, es necesario indicar que los usuarios del RADIAN para efectos de registrar las facturas electrónicas de venta como título valor y los eventos asociados a ella, de los que trata el artículo 9 de la Resolución DIAN No. 000015 de 2021, deben cumplir con las condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos dispuestos en el “Anexo técnico -RADIAN”, el cual está definido por el numeral 5 del artículo 2 de la mencionada resolución, así:

 

“Es el documento proferido y dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en adelante «Anexo técnico RADIAN», que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la habilitación, generación, transmisión, validación, entrega y recepción de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor; el anexo técnico a que se refiere esta definición hace parte integral de esta resolución”.

 

Sobre este último punto, se precisa que, de conformidad con la Resolución DIAN No. 000037 de 2021, la disponibilidad del registro de las facturas electrónicas de venta como título valor -RADIAN se dará a más tardar el primero (1) de agosto de 2021, para que el anexo técnico que forma parte integral de la Resolución DIAN No. 000015 del 11 de febrero de 2021 pueda ser implementado por los usuarios del mismo.

 

Finalmente, sobre este punto, se informa que al ser el RADIAN un registro de las facturas electrónicas de venta como título valor que circulen en el territorio nacional, este no limita ni modifica la legislación comercial vigente respecto de la configuración de los títulos valores como títulos ejecutivos. Es así como el artículo 31 de la Resolución DIAN No. 000015 de 2021, dispone:

 

Artículo 31. Facturas electrónicas de venta no registradas en el RADIAN. El no registro de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN no impide su constitución como título valor, siempre que se cumpla con los requisitos que la legislación comercial exige para tal efecto”. (Subrayado fuera de texto).

 

  1. b) “Indíqueme paso a paso cómo obtener este documento”

Favor tener en cuenta lo señalado en la respuesta a la pregunta anterior.

En cualquier caso, se reitera que la factura electrónica de venta, en virtud a la normatividad vigente, “operativamente se genera a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y que ha sido validada por la citada entidad previamente a su expedición al adquiriente”.

 

Por lo cual, la factura electrónica de venta es el documento electrónico validado por la DIAN en los términos y condiciones determinados en el Anexo Técnico de la factura electrónica de venta.

 

  1. c)“¿La representación gráfica de la factura de venta puede ser presentada en un proceso judicial de cobro como título ejecutivo?”

Al respecto téngase en cuenta la respuesta a la pregunta a).

Adicionalmente, es necesario precisar que la representación gráfica de la factura electrónica de venta es opcional, de conformidad con lo dispuesto en el Anexo Técnico de la factura electrónica de venta “Código Bidimensional QR”, donde se explica que:

 

“(…) La representación gráfica siempre será “una representación, una imagen” de la información consignada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN. Esto significa que el documento electrónico siempre será el que tenga valor legal para las autoridades nacionales. Si cualquier persona requiere validar la autenticidad de una representación gráfica, entonces deberá acceder al sitio web que la DIAN disponga para ello, activar el hiperenlace, diligenciar los campos de información, disparar el botón de Validación, y comparar lo que le muestra la respuesta devuelta por el sistema de facturación electrónica de la DIAN con lo que le exhibe la representación que tiene a la mano, y proceder en consecuencia. Si la información difiere, podrá denunciar el hecho a la DIAN, porque puede tratarse de un documento apócrifo, sin validez legal, y que podría ser la evidencia de una acción que amerita ser investigada fiscalmente, con las implicaciones comerciales, administrativas y penales que se deriven por la infracción del Estatuto Tributario”.

 

  1. d) “¿Es posible presentar los archivos XML de la factura electrónica como título valor para efectos de que se libre mandamiento de pago? Y en ese caso ¿Cómo deben presentarse los mismos ante el juez y este de que herramientas dispone para su interpretación?”

Favor tener en cuenta lo señalado en las anteriores respuestas.

  1. e) “¿El certificado de existencia y trazabilidad de la factura electrónica de venta como título valor consagrado en el artículo 23 de la Resolución 015 de 2021 constituye título ejecutivo?”

 

Téngase en cuenta las respuestas a las anteriores preguntas.

Adicionalmente, se informa que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 de la Resolución DIAN No. 000015 de 2021, el certificado de existencia y trazabilidad de la factura electrónica de venta como título valor que circula en el territorio nacional, es:

 

“(…)el documento electrónico que contiene la trazabilidad de los eventos asociados a una factura electrónica de venta como título valor que han sido objeto de inscripción y que es generado por el sistema de facturación electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), funcionalidad RADIAN a los usuarios del mismo. Este certificado podrá tener representaciones gráficas en formato digital”. (Subrayado por fuera de texto).

 

Sobre la disponibilidad del RADIAN, se precisa que de conformidad con la Resolución DIAN No. 000037 de 2021, esta se dará a más tardar el primero (1) de agosto de 2021, para que el anexo técnico que forma parte integral de la Resolución DIAN No. 000015 del 11 de febrero de 2021, pueda ser implementado por los usuarios del mismo.

 

  1. f) “¿Quién es el encargado de expedir el certificado de existencia y trazabilidad de la factura electrónica de venta como título valor?”

 

De acuerdo con el artículo 23 de la Resolución DIAN No. 000015 de 2021, el certificado de existencia y trazabilidad de la factura electrónica de venta como título valor que circula en el territorio nacional, será generado por el sistema de facturación electrónica de la DIAN, funcionalidad RADIAN a los usuarios del mismo.

 

  1. g) “¿Cuál es el trámite que debe efectuar el acreedor para obtener el certificado de existencia y trazabilidad de la factura electrónica de venta como título valor consagrado en el artículo 23 de la Resolución 015 de 2021?”

Favor tener en cuenta lo señalado en la respuesta anterior.

 

  1. h) “¿Cómo se debe acreditar ante el juez de conocimiento de un proceso ejecutivo el recibo de la factura electrónica por parte del adquirente/deudor?”

 

Al respecto, se reitera que escapa a la competencia de esta Entidad determinar el valor probatorio de los hechos y derechos pretendidos en un proceso judicial.

 

No obstante, a efectos de mayor claridad sobre el sistema de facturación electrónica y la factura electrónica de venta, se precisa que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 29 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, la recepción de la factura electrónica de venta:

 

“Es una obligación formal del adquiriente que consiste en exigir y recibir la factura de venta y/o los documentos equivalentes por los bienes y/o servicios adquiridos, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 618 del Estatuto Tributario y la presente resolución”. (Subrayado por fuera de texto).

A efectos de lo anterior, deberá tenerse en cuenta lo dispuesto en el artículo 29 de la misma resolución, acerca de la expedición de factura electrónica de venta, tratándose de adquirientes facturadores electrónicos y no facturadores electrónicos.

 

  1. i) “¿Quién es el encargado de expedir el certificado de recibo de la factura electrónica por parte del adquirente/deudor o en donde consta dicho evento?”

Tratándose del RADIAN, se precisa que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000015 de 2021, se define al “Acuse de recibo de la factura electrónica de venta” así:

 

“De conformidad con el numeral 2 del artículo 774 del código de comercio, el acuse de recibo de la factura electrónica de venta corresponde a aquel evento mediante el cual se cumple con el recibo de la factura electrónica de venta por quien sea encargado de recibirla, en los términos del «Anexo Técnico de factura electrónica de venta», en concordancia con lo previsto en la normativa especial de cada sector, que regule la materia”. (Subrayado por fuera de texto).

 

Por lo cual, toda vez que el acuse de recibo de la factura electrónica de venta es un evento a efectos del RADIAN (como registro de las facturas electrónicas con vocación de circulación en el territorio nacional), el artículo 9 de la misma resolución dispone los eventos que se registran en el RADIAN, dentro del cual especifica: “1. Inscripción en el RADIAN de la factura electrónica de venta como título valor que circula en el territorio nacional 1.1. Primera inscripción de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN”.

 

Por su parte, el Anexo Técnico del registro de la factura electrónica de venta como título valor – RADIAN en el numeral 6.1.2.1.1. respecto a la “Primera inscripción de la factura electrónica de venta como título valor –RADIAN” explica los componentes de este, precisando en el numeral 10 que: “10. De conformidad con lo previsto en el artículo 774 del Código de Comercio, se deberá validar que la factura electrónica de venta cuente con acuse de recibo de la factura electrónica de venta, recibo del bien o servicio y aceptación (expresa o tácita)”.

 

De esa forma, de conformidad con el parágrafo 1º del artículo 11 de la Resolución DIAN No. 000015 de 2021, los usuarios podrán registrar en el RADIAN los eventos establecidos en el artículo 9 de dicha resolución según corresponda y se indique para cada uno de ellos, conforme lo establecido en el «Anexo técnico RADIAN».

 

  1. j) “¿Cómo se debe acreditar ante el juez de conocimiento de un proceso ejecutivo la firma digital de la factura electrónica por parte del creador del título?”

 

Acerca de la firma digital, se informa que de conformidad con el artículo 11 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 es un requisito de la factura electrónica de venta:

 

“(…) 14. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.” (Subrayado por fuera de texto).

 

Ahora bien, sobre la política de firma, la misma puede ser consultada en la página web de la DIAN, Anexo Técnico de la factura electrónica de venta.

 

  1. k) “¿Cuáles son las facultades que posee el juez que conozca de un proceso judicial en el cual se persiga el cobro de una factura electrónica de venta con relación a la verificación de los requisitos y la trazabilidad de la factura electrónica?”

Por favor remítase a las respuestas anteriores.

 

  1. l) “En todos los casos – aún por fuera de un proceso judicial – en la representación gráfica de la factura electrónica debe constar obligatoriamente el valor número correspondiente a la firma digital del facturador electrónico o alguna constancia de su existencia?”

 

Por favor tener en cuenta lo indicado en el parágrafo 1 del artículo 29 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, que dispone:

 

Parágrafo 1. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

 

Las representaciones gráficas en formato digital o impreso deberán contener como mínimo los requisitos de los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15 y 18 del artículo 11 de esta resolución.

 

Para efectos del numeral 16 del artículo 11 de esta resolución, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en el «Anexo Técnico de la factura electrónica de venta»”. (Subrayado y negrilla por fuera de texto).

 

  1. m) ¿En el certificado de existencia y trazabilidad de la factura electrónica se incluye la constancia de la existencia de la firma digital del facturador electrónico?

Por favor remitirse a las respuestas anteriores.

 

  1. n) “¿Cuál es la forma correcta para que cualquier sujeto pueda verificar si la factura electrónica de venta posee firma digital?”

 

Por favor tener en cuenta lo explicado en la pregunta c) anterior.

Finalmente, y para conocimiento de los peticionarios, se informa que se podrá consultar las facturas electrónicas de venta validadas por la DIAN ingresando el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) en el siguiente link: https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/SearchDocument

 

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

 

Atentamente,

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales