RESOLUCIÓN NÚMERO ( ) DE 2016
MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO
“Por la cual se expide el Manual de Funcionamiento del Administrador del Registro de Facturas Electrónicas REFEL”
LA MINISTRA DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere el Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y
CONSIDERANDO
Que la Ley 1753 de 2015, en su artículo 9, ordenó al Gobierno Nacional reglamentar la puesta en funcionamiento del Registro de Facturas Electrónicas, el cual será administrado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, quien podrá a su vez contratar con terceros esta administración.
Que este Registro de Facturas Electrónicas incluirá exclusivamente las facturas electrónicas que sean consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional y permitirá la consulta de información de las mismas. Igualmente facilitará la trazabilidad de dichas facturas electrónicas, bajo los estándares necesarios para el control del lavado de activos y garantizará el cumplimiento de los principios de unicidad, autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica. Que este propósito se logra a través de la implementación del mecanismo de validación que realizará el Registro de Facturas Electrónicas a los emisores y tenedores legítimos de las facturas y de la inclusión por parte de los Sistemas de Negociación de Facturas Electrónicas de un mecanismo de administración de riesgo que evite que las operaciones que se realicen puedan ser utilizadas para el lavado de activos y la financiación de actividades terroristas, aplicable a los compradores de las mismas, conforme a dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1231 de 2008 modificado por el artículo 88 de la Ley 1676 de 2013.
Que las condiciones creadas por el Capítulo 53 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo se constituyen en un instrumento fundamental para mejorar el ambiente de negocios en el país y su competitividad.
Que el Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo tiene fundamento en las mejores prácticas internacionales e implementa un sistema, articulado a través de un registro de información único, público, de bajo costo, centralizado y electrónico y con una organización basada en el criterio de la identidad de las partes involucradas en la circulación de la Factura Electrónica como Título Valor.
Que el Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo fue expedido con el objetivo de generar condiciones para facilitar la liquidez, especialmente para las MYPIMES, en ejercicio de la potestad reglamentaria prevista por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política mediante el cual se reglamentó la circulación de la factura electrónica como título valor y las condiciones generales del registro de factura electrónica, del administrador del registro y de los sistemas de negociación electrónica, lo cual permite la debida ejecución de las leyes 1231 de 2009 y 1753 de 2015.
Que se pretende generar confianza en todos los actores involucrados en la circulación de la factura electrónica como título valor, empleando mecanismos confiables de identificación y comunicación, garantizando la protección de los derechos de terceros, los titulares de derechos y la circulación de la factura electrónica cómo título valor.
Que en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 se deberán adoptar todas las políticas necesarias para la protección de datos personales, en lo que resulte pertinente.
RESUELVE
Artículo 1. Definiciones. Para efectos de la presente Resolución se establecen las siguientes definiciones:
ACREEDOR GARANTIZADO: Es la persona natural, jurídica, patrimonio autónomo, encargo fiduciario o entidad gubernamental definida en el artículo 2.2.2.4.1.2. del Decreto 1835 de 2015, modificatorio del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, Decreto 1074 de 2015.
CODIGO ÚNICO DE FACTURA ELECTRÓNICA: Es el valor alfanumérico definido en el numeral 6 del artículo 2 del Decreto 2242 de 2015.
CUENTA USUARIO: Es el medio a través del cual los usuarios del REFEL tienen acceso al mismo. Es responsabilidad y obligación de los usuarios mantener a través de la plataforma que se disponga por el REFEL, actualizada su información.
DIRECCIÓN: Corresponde a la dirección física y electrónica consignada en los formularios del REFEL.
DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN: Es el documento único que identifica las personas naturales, jurídicas y otros que sean emisor o tenedor legítimo de la factura electrónica o sean adquirente/pagador.
FORMULARIOS DEL REGISTRO: Son los formatos electrónicos del REFEL definidos por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, previa presentación de los mismos por parte del administrador del REFEL y que incorporan los campos en los cuales se consigna la información para realizar la inscripción, el endoso electrónico, el mandato electrónico, de inscripción para el cobro, de aceptación o rechazo electrónico en los casos del parágrafo 2 del artículo 2.2.2.53.5 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, de modificación de la información de los datos registrados y el de solicitud de cuenta y subcuenta de usuario.
INFORMACIÓN REGISTRAL: Son los datos y demás documentos adjuntos a los formularios del REFEL (embargos, pagos parciales).
INFORMACIÓN DERIVADA: Es la información derivada de la negociación de la factura electrónica referida a una operación en particular.
INSCRIPCIÓN: Es la incorporación en el sistema de archivo de la información consignada en los formularios del REFEL.
LIMITACIÓN A LA CIRCULACIÓN: Es el acto o medida cautelar que proviene de autoridad judicial o administrativa competente, para efecto de limitar la circulación de la factura electrónica.
MANUAL DE USUARIO: Es el manual informativo de las condiciones de uso del REFEL.
NUMERO DE REGISTRO ELECTRÓNICO: Es el número único asignado por el REFEL a un formulario de inscripción de la factura electrónica, permanentemente asociado a este y a todo otro formulario conexo. El número de inscripción deberá consistir en la secuencia numérica que se adopte para el sistema de registro, que deberá contener el Código Único de Factura electrónica adicionado con dos (2) dígitos para indicar el día, dos (2) dígitos para indicar el mes y cuatro (4) dígitos para indicar el año.
POTENCIAL COMPRADOR: Es el usuario del REFEL que compra la factura electrónica como título valor por medio de los sistemas de negociación electrónica.
REGISTRO DE FACTURAS ELECTRÓNICAS – REFEL -: Es el sistema de archivo, de acceso a los usuarios del registro a la información de carácter nacional, que tiene por objeto dar publicidad a través de internet de la información registral vigente relativa a la circulación de las facturas electrónicas y para ello se encuentra habilitado entre otras para recibir, almacenar, certificar, emitir títulos de cobro y permitir la consulta.
REPORTADO: Es el Emisor o el tenedor legítimo reportado en la lista de la Organización de Naciones Unidas por actividades relacionadas con el lavado de activos y financiamiento de actividades terroristas.
SISTEMA DE ARCHIVO: Es la información registral, clasificada y organizada, contenida en todos los formularios que se almacenen en el Registro de Facturas Electrónicas.
USUARIOS: Serán usuarios del REFEL los emisores de la factura electrónica como título valor, los potenciales compradores que compren las facturas electrónicas como título valor inscritas, los sistemas de negociación electrónica y los tenedores legítimos.
USUARIOS DE CONSULTA: serán usuarios del REFEL para efectos de consulta de la información sobre la negociación de sus facturas electrónicas como título valor los adquirentes/pagadores y las autoridades administrativas o judiciales que así lo requieran en cumplimiento de sus funciones.
Artículo 2. Acceso al REFEL. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.53.7. del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para acceder a los servicios de consulta o de inscripción del Registro, se deberá crear una cuenta de usuario.
La presentación de los formularios de registro será electrónica y estará disponible las veinticuatro (24) horas del día, todos los días de la semana, incluyendo fines de semana y días festivos.
Los usuarios podrán realizar una consulta en la información registral vigente por medio de Internet, la cual se encontrará disponible veinticuatro (24) horas al día, todos los días de la semana, incluyendo fines de semana y días festivos.
El REFEL deberá prevenir cualquier falla en el sistema que afecte el acceso a sus servicios y corregir de manera inmediata aquellas que se presenten.
Las consultas al REFEL que contiene la información registral vigente, se realizarán por medio de internet.
Artículo 3. Creación de la cuenta de usuario de Factura Electrónica. Para acceder a los servicios de inscripción se deberá crear una cuenta de usuario de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.53.7 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, cumpliendo el siguiente procedimiento:
El usuario interesado, hará la solicitud de creación de la cuenta de usuario, electrónicamente en el formulario dispuesto para ello, con el fin de autenticar su identidad en el REFEL y habilitar la realización de las inscripciones electrónicas correspondientes, y la obtención de los servicios de inscripción y de consulta del Registro. Este formulario electrónico deberá facilitar la incorporación de documentos adjuntos según corresponda.
El REFEL verificará la identidad del usuario con base en el número del documento de identificación del mismo, y comprobará que no haya sido previamente registrado y de estarlo indicará que ya existe.
Para obtener una cuenta de usuario, el solicitante deberá indicar al menos los siguientes datos:
1. Tipo de usuario -Emisores, potenciales compradores, administrador de un sistema de negociación, tenedores legítimos, adquirente/pagador, autoridad administrativa o judicial
2. Tipo de persona – Natural o Jurídica
3. Nombre o razón social
4. Domicilio
5. Tipo y número de identificación
6. Número de Registro Único Tributario
7. Correo electrónico
8. Teléfono fijo y Número de celular
El REFEL se interconectará con un sistema de verificación de identidad enviando los datos capturados y utilizará los medios adecuados para verificar la identidad del usuario.
Es responsabilidad del usuario mantener actualizada su información en el REFEL.
El REFEL verificará e identificará como factores a:
(i) Corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial, cooperativas financieras, establecimientos bancarios, sometidos a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Financiera;
(ii) Cooperativas de ahorro y crédito y las secciones de ahorro y crédito de las cooperativas multiactivas o integrales, bajo la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de la Economía Solidaria;
(iii) Sociedades comerciales cuyo objeto contemple la realización de operaciones de factoring, con la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Sociedades; en cuyo caso el REFEL verificará que dichas sociedades se encuentren registradas en la Superintendencia de Sociedades.
(iv) Fondos de inversión colectiva, quienes actuarán a través de sus administradores;
(v) Patrimonios autónomos, quienes actuarán a través de sociedades fiduciarias;
(vi) las demás empresas que realicen actividades de factoring, inscritas en la cámara de comercio.
Frente a los sistemas de negociación electrónica de facturas, el REFEL además verificará la autorización para su funcionamiento otorgada mediante resolución por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de conformidad con el artículo 2.2.2.53.16 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, mantendrá en su sitio de internet la lista actualizada de los sistemas de negociación de facturas electrónicas autorizados.
Confirmada su identidad, el REFEL le solicitará una clave y la reconfirmación de la misma.
PARÁGRAFO. Si el usuario opta por autorizar a un tercero que actúe en su representación, esta autorización se hará bajo su exclusiva responsabilidad, para lo cual solicitara al REFEL la creación de una subcuenta de usuario, solicitado con el cumplimiento de lo establecido en el presente artículo. El acuerdo del titular de una cuenta de usuario principal para el establecimiento de subcuentas de usuario constituye la autorización para la inscripción de los formularios de registro a su nombre y cuenta. La presentación de un formulario de registro por el administrador de la cuenta de usuario se considerará presentada por el titular de la misma.
Respecto de los usuarios emisores o tenedores legítimos, el REFEL permitirá el acceso al Registro directamente o a través de los proveedores electrónicos habilitados por la DIAN. El REFEL deberá verificar la representación concedida por el emisor o tenedor legítimo.
Artículo 4. Procedimiento de verificación de identidad. El proceso de verificación de identidad de los usuarios del REFEL, tendrá como mínimo dos procesos de refrendación diferentes en función del (i) tipo de persona, natural o jurídica, fondo de inversión colectiva, patrimonio autónomo y (ii) del tipo de usuario que se esté registrando.
El procedimiento de verificación de la identidad del usuario estará descrito en el manual de usuario que expedirá el Administrador del Registro y que hará parte de las condiciones de uso del sistema del REFEL. La violación a las condiciones de uso dará lugar a la aplicación por parte del REFEL de las sanciones contractuales previstas en el manual de usuario.
Artículo 5. Requisitos de inscripción. Todo usuario de los servicios de inscripción del REFEL, deberá haber cumplido por lo menos con los siguientes requisitos:
1. Crear una cuenta de usuario,
2. Diligenciar el formulario de inscripción de la factura electrónica como título valor,
3. Pagar los derechos de inscripción.
4. Adjuntar la factura electrónica como título valor, en los términos de los artículos 2.2.2.53.5 y 2.2.2.53.6 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
5. Los demás requisitos técnicos y operativos señalados en el manual de usuario aprobado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
El REFEL deberá informar automáticamente el motivo por el cual se abstiene de inscribir la factura electrónica como título valor, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.53.11 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
El emisor o tenedor legítimo de la factura electrónica como título valor, será el único responsable de la información inscrita.
Artículo 6. Funciones de inscripción. El REFEL tendrá las siguientes funciones en lo referente a la inscripción:
1. Asignar el número de registro electrónico y fecha de inscripción de manera automática incluyendo año, mes, día, hora, minuto y segundo.
2. Mantener información sobre la identidad del autor de la inscripción.
3. Proceder a la inscripción de los formularios de registro de que trata el artículo 9 de la presente resolución.
4. Capturar la información contenida en la factura electrónica presentada por el emisor al momento de la inscripción.
5. Verificar automáticamente que cada uno de los campos obligatorios de los formularios de inscripción estén diligenciados y que los documentos que deban adjuntarse a los formularios de inscripción, cuando corresponda, estén anexos sin verificación de su contenido.
6. Incorporar la información tal como la reciba por parte del usuario que realiza la inscripción. El REFEL no podrá alterar, adicionar, abreviar o sustituir la información registral que reciba.
7. Inscribir las limitaciones a la circulación de la factura electrónica a través del formulario establecido para el efecto por el REFEL, las cuales surtirán efecto a partir de la inscripción.
8. Realizar el endoso electrónico de facturas electrónicas inscritas en el REFEL, como consecuencia de una orden judicial, por adjudicación de la factura electrónica en un proceso de carácter judicial a un nuevo tenedor legítimo, quien así lo solicitará al REFEL cumpliendo la totalidad de requisitos exigidos en el Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y en esta Resolución.
9. Inscribir de manera automática el endoso en garantía, cuando se den los presupuestos contenidos en la presente Resolución.
El REFEL no verificará, ni exigirá que se demuestre la exactitud de la información registral presentada en los formularios de registro o en los anexos.
No es función del REFEL velar porque la información incorporada en los formularios de registro sea completa, precisa, correcta o legalmente suficiente, ni efectuará ningún examen o calificación registral de su contenido o de los documentos anexos a los formularios de registro.
Artículo 7. Acceso a los servicios de consulta del REFEL. Los usuarios del REFEL podrán consultar la información registral vigente en el sistema de archivo. Si el REFEL niega el acceso a los servicios de consulta, informará al usuario automáticamente los motivos.
La consulta a la información del REFEL, tendrá en cuenta el tipo de usuario así:
1. Usuario emisor o tenedor legítimo:
Los emisores o tenedores legítimos tendrán acceso a las facturas electrónicas y a la información por ellos registrada.
2. Usuario potencial comprador:
Los potenciales compradores, tendrán acceso a la información referida a las facturas electrónicas objeto de negociación a través de los sistemas de negociación electrónica, quienes verificarán su condición de usuarios del REFEL y permitirán la consulta de la información relacionada con la negociación.
Los potenciales compradores de facturas electrónicas a través de la negociación directa, podrán solicitar como servicio adicional del REFEL, previo a la inscripción de la factura y con ocasión de la interoperabilidad de que trata el artículo 2.2.2.53.11 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, la verificación de la existencia de la factura electrónica identificada con el código único de factura electrónica en los servicios informáticos de facturación electrónica administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Los derechos a favor del administrador del Registro por efecto de la prestación de este servicio por el REFEL, serán determinados de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.53.15 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
3. Usuario Sistema de Negociación electrónica:
Los sistemas de negociación electrónica, tendrán acceso a la información registral, para verificar la calidad de usuarios de los potenciales compradores y a la información relacionada con la negociación de que trata el mandato electrónico recibido de los emisores.
4. Usuario de consulta Adquirente/pagador:
Los adquirentes pagadores, accederán como usuarios de consulta, a la información de la factura electrónica inscrita en el REFEL, para efectos de pago de la factura, una vez inscrita la factura electrónica por el emisor, e incluida la información del adquirente/ pagador, en el formulario de inscripción. El REFEL remitirá por una sola vez al adquirente/pagador a la dirección de correo electrónico registrada, un usuario de consulta y su contraseña.
Recibido por el adquirente/pagador el usuario de consulta y la contraseña, éste podrá acceder al REFEL a inscribirse como usuario del mismo y acceder de esta forma a otros servicios del REFEL entre ellos, la consulta consolidada de las facturas electrónicas inscritas en las cuales figure como adquirente/pagador y que incluya la información adicional para el pago. Esta información estará disponible a través de reportes del Registro a su disposición.
5. Usuario de consulta autoridad administrativa o judicial:
Las autoridades administrativas y judiciales que requieran información consignada en el REFEL, harán la solicitud correspondiente al Administrador del REFEL, quien verificará la legitimación e interés de la autoridad, y dejará constancia de ello en el Registro.
Artículo 8. Rechazo automático de una solicitud de inscripción de un formulario de registro. El REFEL rechazará automáticamente la solicitud de inscripción de la factura electrónica únicamente cuando:
1. No se haya incorporado información en cada uno de los campos obligatorios de los formularios de inscripción o no se hayan adjuntado los documentos obligatorios, según lo dispuesto en la presente resolución.
2. Los derechos de registro no hayan sido pagados.
3. No se allegó la factura electrónica.
4. No se haya adjuntado la factura electrónica como título valor en los términos de los artículos 2.2.2.53.5 y 2.2.2.53.6 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
5. En el formulario de inscripción que acompaña la factura electrónica aceptada tácitamente, no se hizo la manifestación del emisor realizada bajo la gravedad del juramento la aceptación tácita y/o no se adjuntó la constancia digital de la recepción efectiva de la factura electrónica por parte del adquirente/pagador emitida por el proveedor tecnológico.
6. El código único de la factura electrónica allegada con la solicitud de registro, no corresponde con el código único de la factura electrónica contenido en los servicios informáticos de facturación electrónica administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
El REFEL informará automáticamente los motivos de rechazo de la inscripción, circunstancia que no implicará calificación registral alguna y por ser un acto de trámite no será objeto de recurso alguno.
Artículo 9. Validez de la inscripción. La información registral deberá presentarse electrónicamente al REFEL a través de los formularios de registro correspondientes.
La inscripción de los formularios de registro será válida a partir de la fecha y hora en que el formulario sea incorporado electrónicamente al sistema de archivo y quede disponible para consulta.
El REFEL incorporará al sistema de archivo la constancia de la fecha y hora en que la información contenida en los formularios.
Los formularios serán los de:
1. Inscripción.
2. Endoso electrónico.
3. Mandato electrónico de los sistemas de negociación electrónica.
4. Aceptación o rechazo electrónico.
5. Modificación.
6. Cobro.
7. Limitación.
8. Instrucciones de pago.
Artículo 10. Vigencia de la inscripción en el REFEL. La inscripción de la factura electrónica en el REFEL tendrá vigencia por el plazo establecido por el emisor al momento de la inscripción, caso en el cual este plazo deberá especificarse siempre, en el formulario de inscripción.
Artículo 11. Integridad del sistema de archivo. El REFEL deberá proteger el sistema de archivo contra pérdida o daños y deberá proveer mecanismos de copia de seguridad que permitan su recuperación y archivo por lo menos por un término de 10 años a partir de la inscripción inicial.
Artículo 12. Copia de los formularios de registro. El REFEL remitirá automáticamente y por correo electrónico una copia de los formularios de registro según corresponda a cada emisor, adquirente/pagador, nuevo tenedor legítimo, administradores de los sistemas de negociación, autoridades administrativas o judiciales a las direcciones electrónicas consignadas en el formulario de inscripción. La copia incluirá la fecha y hora en la que la inscripción adquirió validez y el número de registro electrónico otorgado por el REFEL.
Artículo 13. Archivo histórico del REFEL. El REFEL deberá conservar la información histórica del sistema de archivo por lo menos durante los diez (10) años siguientes a la inscripción de la factura electrónica. Dicha información estará disponible para la consulta de las autoridades administrativas y judiciales cuando ellas lo requieran.
Artículo 14. Idioma de los formularios de registro. La información contenida en los formularios de registro deberá diligenciarse en idioma castellano. Por su parte, los formularios de registro deberán estar disponibles tanto en idioma inglés como en castellano.
Artículo 15. Información del formulario de inscripción de la Factura Electrónica. El formulario de inscripción de la Factura Electrónica, deberá contener las siguientes opciones:
1. Endoso Electrónico, en propiedad, en garantía o en procuración.
2. Mandato Electrónico.
3. Cobro.
La información contenida en la Factura Electrónica, será capturada por el REFEL al momento de su inscripción.
La dirección electrónica del emisor y del adquirente/pagador, será la que haya proveído el emisor como dirección de notificación electrónica y la dirección física será la que corresponda a su domicilio o al asiento principal de los negocios.
El REFEL deberá habilitar un campo dentro del formulario, para que el emisor o tenedor legítimo informe sobre la existencia de cualquier medida cautelar o limitación ordenada con anterioridad a la inscripción en el REFEL de la factura electrónica.
Artículo 16. Validación. Diligenciado el formulario de inscripción e identificada por parte del emisor, la opción correspondiente de que trata el artículo anterior, el REFEL verificará que la Factura Electrónica, corresponde a la identificada con el Código único de Factura Electrónica en los servicios informáticos de facturación electrónica administrados por la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
Para ello, la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales, determinara las condiciones y protocolos para la adecuada y eficiente interoperabilidad en su plataforma a efecto de permitir el cumplimiento de esta función por parte del Registro.
Para efecto del cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 16 del artículo 2.2.2.53.2 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, y en el artículo 9 de la Ley 1753 de 2015, el Registro verificará que el Emisor y el tenedor legítimo no se encuentren reportados por actividades relacionadas con lavado de activos y actos de financiación del terrorismo.
Artículo 17. Inscripción en el sistema de archivo. Efectuada la validación de la factura electrónica de que trata el artículo anterior, el REFEL verificará para hacer efectiva la inscripción que la factura electrónica se encuentre debidamente aceptada.
Para la aceptación expresa, el REFEL verificará que la factura electrónica remitida, se encuentre debidamente aceptada por el adquirente/pagador.
Para la aceptación tácita, el REFEL verificará el cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 2.2.2.53.5 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para ello habilitará la posibilidad de adjuntar al formulario de inscripción la constancia de la recepción efectiva de la factura electrónica, y la manifestación del emisor realizada bajo la gravedad del juramento, según constancia contenida en el formulario de inscripción, suministrado por el REFEL.
Parágrafo: Para efectos de la notificación de la inscripción de la factura electrónica de que trata el último inciso del artículo 2.2.2.53.6 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, cuando el acreedor garantizado inscriba en el Registro de Garantías Mobiliarias una garantía mobiliaria con extensión automática a los bienes derivados y atribuibles que incluya facturas electrónicas, éste último Registro remitirá electrónicamente al REFEL esta información a efecto de que este identifique los deudores garantes que sean emisores de facturas electrónicas, al momento de la inscripción de la factura para efectuar la notificación.
Identificado el emisor o tenedor legítimo como deudor garante en los términos del párrafo anterior por el REFEL, este inscribirá el endoso electrónico en garantía de la factura de manera automática a favor del acreedor garantizado.
La cancelación de la garantía mobiliaria en el Registro de Garantías Mobiliarias que afecte el endoso en garantía de la factura electrónica inscrita, se verá reflejado en el REFEL, como una cancelación del endoso electrónico en garantía.
Los derechos a favor del administrador del Registro por efecto de la prestación de este servicio por el REFEL, serán determinados de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.53.15 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Los derechos a favor del Registro de Garantías Mobiliarias por la prestación de este servicio, se determinarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.4.1.40 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
Artículo 18. Endoso electrónico en los casos de Negociación Directa. El endoso electrónico de la factura electrónica, procederá a través del formulario de endoso electrónico suministrado por el REFEL al emisor o tenedor legítimo que haya optado por esta opción al momento de la inscripción.
El formulario de endoso electrónico de la factura electrónica contendrá por lo menos la siguiente información:
1. La fecha y hora, la cual será asignada automáticamente por el REFEL.
2. Naturaleza del Endoso, en propiedad, en garantía o en procuración.
3. Modalidad de endoso en propiedad, con o sin responsabilidad.
4. Identificación del endosatario/tenedor legítimo previamente inscrito como usuario del REFEL. Toda vez que la información ya se encuentra en el REFEL, la misma no podrá ser modificada por el emisor o tenedor legítimo.
5. Tasa de descuento.
La información contenida en el formulario de endoso electrónico, se incorporará a la información asociada con el número de registro electrónico y con la factura electrónica.
El endoso electrónico tendrá todos los requisitos y efectos establecidos en las disposiciones contenidas en el Libro III del Título III, Capítulo III del Código de Comercio y su regulación complementaria.
Parágrafo Primero. Los sistemas de negociación electrónica, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 663 del Código de Comercio, actuando como mandatarios del emisor o del tenedor legítimo, podrán diligenciar el formulario de endoso electrónico, una vez negociada la factura electrónica y acreditado el pago al emisor o tenedor legítimo, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 2.2.2.53.8 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
Parágrafo Segundo: El REFEL proveerá un mecanismo de inscripción de múltiples facturas electrónicas asociadas a la creación de un mismo endoso electrónico para un mismo factor, que afecte cada una de las facturas electrónicas inscritas de manera independiente.
Artículo 19. Endoso electrónico en garantía. Cuando el endoso electrónico de la factura electrónica sea en garantía, el REFEL a través de la interoperabilidad con el Registro de Garantías Mobiliarias prevista en el numeral 24 del artículo 2.2.2.53.12 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, permitirá la consulta de la garantía por el dato identificador del emisor o tenedor legítimo.
Cuando el emisor o tenedor legítimo que inscribe la factura electrónica la ha gravado previamente con una garantía mobiliaria, dada su naturaleza de bien atribuible, se deberá inscribir el endoso electrónico en garantía en favor del acreedor garantizado por parte del REFEL de manera automática de conformidad con lo establecido en la presente resolución.
Artículo 20. Mandato Electrónico. El documento electrónico contentivo del mandato de que trata el artículo 2.2.2.53.8 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo estará contenido en el formulario de mandato electrónico, diligenciado por el emisor o tenedor legítimo que actúa como mandante y contendrá la siguiente información.
1. La fecha y hora, la cual será asignada automáticamente por el REFEL.
2. Nombre del sistema de negociación electrónica previamente inscrito como usuario del REFEL, que actuará como mandatario para la negociación de la factura electrónica y el correspondiente endoso electrónico al comprador de la factura una vez acreditado el pago del valor de venta de la misma. El REFEL listará en el formulario de mandato los sistemas de negociación electrónica habilitados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
3. Plazo de negociación de la factura.
4. Tasa de descuento, la cual podrá corresponder a un rango establecido por el emisor o tenedor legítimo.
5. Número de cuenta de depósito, tipo de cuenta, nombre de la entidad bancaria a la que corresponde la cuenta de depósito, en donde el comprador de la factura deberá efectuar el pago al emisor o tenedor legítimo una vez realizada la negociación.
6. Revocatoria del mandato cuando corresponda.
La información contenida en el formulario de mandato electrónico, se incorporará a la información asociada con el número de registro electrónico y con la factura electrónica.
El mandato electrónico tendrá todos los efectos y requisitos establecidos en el Título XXVIII del Libro IV Código Civil.
El REFEL generará la anotación, una vez diligenciado el formulario de mandato electrónico, que indique que la factura electrónica se encuentra en negociación, indicando el sistema de negociación electrónica. Esta anotación se mantendrá vigente en el REFEL hasta que venza el término de negociación según el plazo indicado por el Emisor o tenedor legítimo en el formulario, el cual será obligatorio para el sistema y para el Emisor, o hasta tanto se revoque el mandato otorgado.
En caso de revocatoria del mandato, el emisor o tenedor legítimo la presentará por medios electrónicos a través del mismo formulario de mandato establecido por el REFEL, para que éste modifique el estado de negociación de la factura electrónica cancelando la anotación, y cese la promoción de la factura en el sistema de negociación electrónica correspondiente.
La revocatoria del mandato no dará lugar al reembolso de las expensas causadas a favor del sistema de negociación electrónica.
El emisor o tenedor legítimo que haya revocado un mandato electrónico, podrá otorgar un nuevo mandato electrónico para la negociación de la factura electrónica en el mismo sistema cambiando las condiciones iniciales o en un sistema de negociación electrónica distinto.
Parágrafo. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, reportará a través de los medios electrónicos dispuestos por el REFEL, el nombre e identificación de los sistemas de negociación electrónica habilitados, a efecto de que este los incluya como parte del formulario de mandato electrónico de que trata este artículo.
Artículo 21. Notificación por efecto de la inscripción de la Factura electrónica. Inscrita la factura electrónica por el emisor o por el tenedor legítimo, el REFEL notificará inmediatamente y en tiempo real mediante correo electrónico, al Adquirente/pagador acerca de la inscripción, precisando si hay un nuevo tenedor legítimo de la factura por efecto de un endoso electrónico o si la factura electrónica se está negociando en un sistema de negociación electrónica.
En caso de endoso electrónico el adquirente/pagador deberá comunicar al nuevo tenedor legítimo mediante correo electrónico de manera anticipada al vencimiento de la factura, la existencia de procedimientos o requisitos adicionales para el pago efectivo de la factura electrónica.
El REFEL también notificará de la inscripción de la factura electrónica al Registro de Garantías Mobiliarias, a efecto del cumplimiento de lo previsto en el artículo 2.2.2.53.6. Para ello determinaran conjuntamente las condiciones y protocolos para la adecuada y eficiente interoperabilidad en sus plataformas a efecto de permitir el cumplimiento de esta función por parte del REFEL. El Registro de Garantías Mobiliarias deberá hacer los desarrollos tecnológicos necesarios para hacer operativa esta obligación.
Efectuada la inscripción de la factura electrónica en el REFEL, éste le comunicará a las partes involucradas en la circulación, que efectivamente ha sido inscrita.
Artículo 22. Instrucciones de pago al nuevo tenedor legítimo. Vinculada la factura electrónica inscrita con el nuevo tenedor legítimo y notificada la transferencia a su favor, el tenedor legítimo deberá diligenciar el formulario de instrucciones de pago en las que se especificará la siguiente información para el pago:
1. Número de cuenta,
2. Naturaleza de la cuenta,
3. Nombre de la entidad bancaria,
4. Nombre e identificación del titular de la cuenta en el caso de que sea diferente al tenedor legítimo,
No obstante, lo anterior, el adquirente/pagador podrá determinar requisitos adicionales para proceder a efectuar el pago, circunstancias que deberán ser informadas de manera anticipada al vencimiento de la factura electrónica.
Artículo 23. Modificación de la información de la inscripción. El emisor o tenedor legítimo que ha inscrito la factura electrónica en el REFEL podrá modificar la información de la factura electrónica que consta en el REFEL, mediante la inscripción de un formulario de modificación.
El formulario de modificación deberá identificar el número de registro electrónico al que se refiera la modificación.
La modificación consistirá únicamente en:
1. El valor total de la operación, precio o remuneración, siempre y cuando sea una modificación consistente en la reducción de su valor por efecto de un pago parcial.
2. Las instrucciones de pago.
Artículo 24. Inscripción de las limitaciones a la circulación de la factura electrónica. A partir de la inscripción de la factura electrónica en el REFEL, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.53.9 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, este inscribirá en el formulario establecido para el efecto las limitaciones a la circulación de la factura electrónica ordenadas de manera expresa, por una autoridad administrativa y judicial competente.
Recibida por el REFEL la orden de embargo o de limitación a la circulación de la factura electrónica, proveniente de la autoridad administrativa y judicial competente, este la inscribirá de manera inmediata. Hecha la inscripción la limitación tendrá efectos frente a terceros. No obstante, si la autoridad administrativa y judicial que emitió la orden de limitación es usuario del REFEL, podrá inscribir la medida directamente y sin costo alguno.
Realizada la inscripción de la limitación a la circulación de la factura electrónica, se remitirá automáticamente un certificado de información en donde aparezca la inscripción correspondiente con destino a la autoridad administrativa y judicial, y al adquirente/ pagador.
De encontrarse la factura en estado de negociación, inscrita la limitación, el REFEL modificará el estado de la factura, cancelando la anotación “en circulación”, y de esta forma cesará la promoción de la factura en el sistema de negociación electrónica correspondiente, sin perjuicio de la notificación que de manera electrónica realice el REFEL al sistema de negociación en donde se esté negociando la factura electrónica, de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.2.53.9 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
La inscripción de una limitación a la circulación de la factura electrónica no dará lugar al reembolso de las expensas causadas a favor del Sistema de Negociación electrónica.
Este mismo procedimiento se aplicará en caso de cancelación de la limitación a la circulación de la factura electrónica ordenada por la autoridad competente, caso en el cual, no se restablecerá la anotación “en circulación” a menos que medie solicitud del emisor o tenedor legítimo en este sentido.
Artículo 25. Inscripción de la Factura para su Cobro. El emisor o el tenedor legítimo de la factura electrónica que no la hubiese inscrito en el REFEL para su circulación, podrá optar en el formulario de inscripción por la opción “cobro”, con el objeto de solicitar la expedición de un título de cobro, que, teniendo el carácter de título ejecutivo, le permita hacer efectivo su derecho frente al adquirente/pagador.
Artículo 26. Expedición de Títulos de Cobro. El REFEL en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.2.2.53.13 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, emitirá el título de cobro a solicitud del emisor o tenedor legítimo que aparezca inscrito en el REFEL, en un único ejemplar en papel que contendrá la información de la factura electrónica y de la cadena de endosos que dé cuenta de los obligados al pago de conformidad con lo dispuesto en el artículo 785 del Código de Comercio.
El título de cobro tendrá el nombre de su titular con todos sus datos de identificación de conformidad con la información aportada al REFEL en la cuenta de usuario, un número único e irrepetible de identificación, la fecha y hora de su expedición y el certificado de autenticidad con destino a la autoridad judicial de que trata el último inciso del 2.2.2.53.13 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
En caso de que el emisor o tenedor legítimo soliciten la cancelación y una nueva expedición de un título de cobro por haber ocurrido el extravío, pérdida, hurto, deterioro o la destrucción total o parcial del título de cobro, el REFEL dejará constancia en la información asociada con la factura electrónica y en el nuevo título de cobro expedido en donde conste la cancelación y reemplazo del título de cobro anterior debidamente identificado.
Artículo 27. Criterios de consulta. Las consultas a la información registrada en el REFEL solo se harán por quien ostenta la calidad de usuario y en los términos de la presente resolución.
Los criterios de consulta corresponderán a:
1. Número de identificación y nombre del emisor o tenedor legítimo de la factura electrónica.
2. Número de identificación y nombre del adquirente/pagador.
3. Código único de factura electrónica.
4. Otros criterios de consulta que determine el REFEL por medio del manual de usuario.
El Emisor o tenedor legítimo accederá a la información relacionada con las facturas electrónicas debidamente inscritas en el REFEL de las cuales es titular.
El Adquirente/pagador, tendrá acceso a la información correspondiente a las facturas en donde él aparezca como obligado. El REFEL podrá desarrollar criterios de consulta, por vencimiento, fecha de la factura, fecha de la negociación, emisor o tenedor legítimo, entre otras, que faciliten el acceso a esta información.
Los potenciales compradores de las facturas electrónicas inscritas en el REFEL, no tendrán acceso a la información de las facturas electrónicas que se encuentren en circulación sino a través de la consulta generada por un sistema de negociación y bajo el criterio de consulta por el número de identificación y nombre del adquirente/pagador.
Los Sistemas de negociación, solo tendrán acceso a la información de las facturas electrónicas inscritas frente a las cuales recibieron el mandato electrónico para la negociación.
La información relativa a la factura electrónica como título valor será suministrada por medio de certificados de información en los términos del artículo 2.2.2.53.12 del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, una vez acreditado el pago de los derechos correspondientes, y contendrán la información sobre la circulación de sus facturas electrónicas como título valor.
En los certificados que expida EL REFEL se harán constar los derechos representados mediante la inscripción de la factura electrónica.
Artículo 28. Resultado de la consulta. El resultado de la consulta deberá indicar la fecha y la hora en que se efectuó la consulta y deberá consignar la información sobre la circulación de las facturas electrónicas como título valor de los usuarios del REFEL.
El REFEL informará automáticamente si el resultado de la consulta no coincide con alguno de los criterios de consulta utilizado por los usuarios previstos en el artículo anterior.
El usuario también podrá solicitar copia de los formularios y de los documentos que según esta resolución se hayan adjuntado a los formularios de inscripción, los cuales serán impresos por el usuario.
Artículo 29. Estructura administrativa del REFEL. El administrador del REFEL determinará su estructura administrativa, garantizando la operación y mantenimiento permanente del Registro.
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo tendrá la facultad de solicitar al administrador del REFEL, el ajuste a su estructura administrativa, en el caso en que encuentre que la estructura no garantiza la operación y servicio del Registro
Artículo 30. Reglas de gestión del riesgo de conflictos de interés. Incurrirá en conflictos de interés el administrador del REFEL que a su vez actúe directamente o por interpuesta persona en calidad de Sistemas de Negociación Electrónica o de factor; de igual modo no podrán hacerlo sus sociedades matrices, subordinadas o aquellas con las cuales tengan vinculación económica, salvo cuando el Administrador o éstas tengan la calidad de emisores o tenedores legítimos de la Factura electrónica.
Artículo 31. Derechos inscripción y formularios de inscripción. Deléguese a la Dirección de Regulación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para determinar mediante resolución los formularios de inscripción y los derechos a favor del Administrador del REFEL por concepto de las inscripciones correspondientes a: Endoso Electrónico, Mandato Electrónico, Cobro, Limitaciones a la Circulación, así como por los certificados, las copias y los servicios de comunicación con los registros especiales.
El Administrador del REFEL determinará los medios de pago a través de los cuales los usuarios podrán cancelar los derechos de registro establecidos en el presente artículo.
Los actos del REFEL constituyen actos de trámite y en consecuencia no podrán ser objeto de recurso alguno.
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo podrá incluir en los formularios la solicitud de datos referidos a información exclusivamente para fines de implementación, impacto y seguimiento de política pública. Los datos y reportes estarán disponibles para las mediciones que elaboren las entidades del Gobierno Nacional, sin que ello implique una modificación de los términos contractuales en el evento en que un tercero sea el administrador del REFEL.
Parágrafo. El Administrador del REFEL presentará al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo un estudio técnico soporte de la propuesta de derechos de registro, de los formularios de inscripción y del manual de usuario.
Artículo 32. Supervisión. En el marco de las facultades establecidas en el parágrafo 1 del artículo 7 de la Ley 1231 de 2008, adicionado por el artículo 87 de la Ley 1676 de 2013, el artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, y los artículos 44, 47 numeral 10, 48 y 50 del Decreto 2153 de 1992, la Superintendencia de Industria y Comercio ejercerá la supervisión del REFEL cuando el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo contrate su administración a un tercero.
No obstante, lo anterior, el Administrador del REFEL deberá contratar con un tercero independiente no menos de dos (2) auditorías anuales, con el propósito de constatar el adecuado funcionamiento del Registro. Los resultados de estas auditorías deben ser presentados al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y a la entidad de supervisión en un plazo no superior a diez (10) días una vez realizada la visita.
Artículo 33. Sistema de control y gestión de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. El administrador del REFEL deberá implementar un sistema que introduzca los criterios y parámetros mínimos en el diseño, implementación y funcionamiento del Registro, para el control y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo determinado por la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF y de conformidad con los estándares internacionales que existen sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI , el GAFILAT y el GAFISUD y adaptando las normas regulatorias que el Gobierno Nacional ha expedido sobre éste componente, en especial las Leyes 526 de 1999, 1121 de 2006 y 1621 de 2013. Asimismo, el SARLAFT debe abarcar todas las actividades que desarrolla el administrador, en cumplimiento del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 Único reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, y demás normas que lo modifiquen, sustituyan, adiciones o aclaren, y que guarden relación con la inscripción, circulación y negociación de facturas electrónicas y deberá prever procedimientos y metodologías para que las entidades eviten ser utilizadas como herramienta para lavar activos y/o financiar el terrorismo.
Artículo 34. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y constituye los requerimientos mínimos para el funcionamiento del REFEL, los cuales constituyen la base para la contratación del Administrador del REFEL por parte del Ministerio Comercio, Industria y Turismo en los términos del artículo 9 de la Ley 1753 de 2015.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los
LA MINISTRA DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO
MARIA CLAUDIA LACOUTURE