Pérdida de documentos contables, reconstrucción, plazos

Concepto Nº 257
08-05-2015
Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Bogotá D.C.

Señor
JOSE DANIEL RODRÍGUEZ P.

REFERENCIA:

Fecha de Radicado: 09 de 04 de 2015
Entidad de Origen: Consejo Técnico de la Contaduría Pública, CTCP
N° de Radicación CTCP: 2015-257 CONSULTA
Tema: Pérdida de documentos contables

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, atendiendo a lo dispuesto en la (sic) artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 13 y subsiguientes de la Ley 1437 de 2011 y el numeral 3° del artículo 33 de la Ley 43 de 1990, procede a responder una consulta.

CONSULTA (TEXTUAL)

Previo un cordial y afectuoso saludo, me dirijo a Uds., mediante la presente, con el fin de solicitarles se sirvan orientarme y darme una guía, frente a los siguientes hechos:

1.- El pasado 06 de Febrero del año en curso (2015) fui atracado y me robaron, al oponer resistencia me hirieron de tres (3) puñaladas. Me quitaron un maletín en el que llevaba, entre otras cosas, cuatro (4) carpetas que contenían la Contabilidad general de un Conjunto de propiedad horizontal (únicamente los comprobantes de egreso con los soportes, extractos bancarios y demás papelería) que yo administraba. Los comprobantes de ingreso, recibos de caja y soportes si están a salvo por cuanto los tenía en la oficina.

Luego de hacer y formular la respectiva denuncia ante las autoridades y entes respectivos, y de haber salido de medicina legal, en donde me incapacitan médicamente por 15 días, procedo a hacer un cuadro en el cual le explico y muestro a la Contadora del Conjunto las cifras más significativas de esos cuatro meses, como Vigilancia, Aseo, con sus respectivos Paz y Salvos, Administración, Servicios públicos etc. Por los demás valores y cifras que no tengo ni recuerdo, presento en dicho cuadro los valores con los cuales se soportan y justifico las salidas de efectivo del Banco.

Ahora, y es aquí donde requiero de su valiosa ayuda para saber ¿Qué hago? La Revisoría Fiscal del Conjunto me está pidiendo que justifique esos valores como sea, pero ya no tengo nada como hacerlo. Entonces yo pregunto ¿debo inventar y/o aproximar esos gastos? ¿No es posible que las partidas y cifras que quedaron sin los soportes sean reflejadas en el Balance como Gastos Imprevistos u Otros Gastos? Y posterior a ello si mostrarle explicarle a la Comunidad el tema del asalto y atraco junto con los documentos de rigor que comprueban que estos hechos fueron ciertos. ¿Cómo debo actuar? ¿Qué debe hacer la Revisoría Fiscal y la Contadora? ¿Cómo se puede clasificar esas partidas que no están debidamente soportadas?

Por último, quien está firmando los balances es una Contadora a quien yo no conozco y con quien nunca he trabajado, ¿eso es normal? ¿Lo puedo hacer? ¿Cómo puedo defenderme, si lo del atraco fue un hecho demostrado y comprobado?

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

En orden a los planteamientos e inquietudes del consultante, nos permitimos señalar:

En caso de la pérdida o destrucción de los libros de contabilidad, se deberá proceder a su reconstrucción, dentro de los plazos y según los requisitos establecidos en el Decreto 2649 de 1993, que establece:

“Art. 115. Norma general sobre revelaciones. Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:

(…)

21. Si fuere el caso, se debe revelar la manera como se hubiere reconstruido la contabilidad.

“ARTÍCULO 135. PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición”.

Otras directrices sobre la pérdida y reconstrucción de los libros está disponible en la orientación profesional No. 5, emitida en el año 2003 por este Consejo.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Cordialmente,

WILMAR FRANCO FRANCO
Presidente

Bogotá D.C.

Señor (sic)
NELLY JULIETH ARIAS ESCOBAR
Asesora UAE Junta Central de Contadores

REFERENCIA:

Respetada doctora:

Me permito adjuntar la respuesta a la consulta formulada por el señor JOSE DANIEL RODRÍGUEZ P., trasladada por ustedes con número de radicado 24753-15 del 01 de abril de 2015.

Cordialmente,

WILMAR FRANCO FRANCO
Presidente