OFICIO Nº 2018

19-11-2018

DIAN

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D.C.

100208221- 002018

Señor

HUMBERTO ANÍBAL RESTREPO VÉLEZ

humbertorestrepo@telmex.net.co

Medellín, Antioquia.

Ref: Radicado 000327 del 27/09/2018.

Tema

Procedimiento Tributario

Descriptores

Factura Electrónica

Fuentes formales

Estatuto Tributario. Art. 615.

Decreto 2242 de 2015.

Decreto 1625 de 2016.

Cordial saludo:

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, modificado por el artículo 10 del Decreto 1321 de 2011, es función de esta Subdirección absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas nacionales en materia tributaria, aduanera o de comercio exterior, en lo de competencia de la DIAN.

En el caso objeto de estudio, plantea el peticionario una inquietud relacionada con la aplicación de la facturación electrónica, expresando:

“¿Es posible utilizar factura por talonario para solucionar temporalmente una contingencia en la expedición de tiquetes de máquinas registradoras POS, cuando quiera que el facturador tenga simultáneamente la obligación de facturar electrónicamente?”

Previo a responder la petición, es necesario advertir que, de acuerdo a las competencias funcionales de este despacho, los pronunciamientos emitidos en respuesta a las peticiones allegadas se resuelven con base en criterios legales de interpretación de normas jurídicas, consagrados en el código civil; respuestas que son una adecuación en abstracto de las normas vigentes a situaciones concretas.

Los que a su vez no tienen como fin solucionar problemáticas individuales, validar posturas jurídicas y menos aún asesorar a entidades públicas o privadas en el desarrollo de las actividades a su cargo.

Para comenzar se indica el artículo 615 del Estatuto Tributario, expone:

“ARTÍCULO 615. OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesionesliberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por esta.

PARÁGRAFO. La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento equivalente a la factura.

PARÁGRAFO 2o. Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado bimestral.

En los demás aspectos se aplicarán las previsiones de los parágrafos 1o. y 2o. del artículo 381 del Estatuto Tributario”. (Negritas y subrayas fuera de texto).

De la norma trascrita se deduce literalmente que la obligación de facturar recae sobre todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no de los impuestos nacionales.

Ahora bien, respecto de la expedición del Decreto 2242 de 2015, cuyo objeto es el impulso y masificación de la factura electrónica, en él se establecen nuevas reglas y procedimiento para su implementación, estipulando el artículo 1 -compilado en el artículo 1.6.1.4.1.1. del Decreto 1625 de 2016- su ámbito de aplicación, así:

“Ámbito de aplicación. Este Decreto aplica a:

Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN para expedir factura electrónica.
Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.
Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.

En cualquiera de estos casos, las personas naturales o jurídicas deberán surtir el procedimiento de habilitación previsto en el artículo 1.6.1.4.1.10 del presente Decreto. Una vez agotado el mismo, deberán expedir factura electrónica en las condiciones señaladas en este decreto y, en adelante, no podrán expedir, si fuere el caso, la factura electrónica a que se refieren los artículos 1.6.1.4.13 al 1.6.1.4.23 del presente Decreto, ni la factura por computador prevista en el artículo 1.6.1.4.7 de este Decreto, ni la factura por talonario.

Parágrafo. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Aduanas Nacionales-DIAN no podrá establecer la obligación de facturar electrónicamente, hasta que se expida la reglamentación de la Ley 1231 de 2008 y demás normas relacionadas que permita la puesta en circulación de la factura electrónica como título valor. No obstante, lo anterior, las personas de que tratan los numerales 2 y 3 del presente artículo, es decir, aquellas que voluntariamente opten por expedir factura electrónica, podrán hacer la solicitud a partir de la publicación del presente decreto.” (Negritas y subrayas fuera de texto).

De otro lado, el artículo 1.6.1.4.1.16 del Decreto 1625 de 2016 -que compiló el artículo 16 del Decreto 2242 de 2015- dispone:

“Artículo 1.6.1.4.1.16. Otros documentos equivalentes de la factura. Mientras no se modifiquen las disposiciones vigentes, podrán utilizarse los otros documentos equivalentes en las condiciones actuales.

El obligado a facturar electrónicamente podrá continuar utilizando los tiquetes de máquinas registradoras POS, cuando su modelo de negocio lo requiera. En estos casos, cuando el adquirente sea un responsable del impuesto sobre las ventas del régimen común, si lo requiere para efectos de impuestos descontables, podrá solicitar la factura correspondiente. En este evento el obligado a facturar electrónicamente, deberá expedir factura electrónica en las condiciones de la presente Sección”. (Negritas y subrayas fuera de texto).

De las normas trascritas y el reglamento vigente, se deduce claramente que los obligados a facturar electrónicamente de conformidad con lo estipulado en el Decreto 2242 de 2015 por regla general no pueden expedir la factura electrónica a que se refieren los artículos 1.6.1.4.13 al 1.6.1.4.23 del Decreto 1625 de 2016, ni la factura por computador, ni la factura por talonario; no obstante, en caso de documentos equivalentes estos podrán utilizarse, y el obligado a facturar electrónicamente podrá continuar utilizando los tiquetes de máquinas registradoras POS cuando su modelo de negocio así lo requiera, caso en el cual deberá estar previamente autorizado por esta entidad para hacerlo (Res. No. 000055 de 2016).

Ahora bien, en caso de presentarse contingencias en la expedición de factura electrónica el Decreto 2242 de 2015 prevé en el artículo 1.6.1.4.1.8. las medidas para afrontar inconvenientes técnicos y situaciones especiales, exponiendo:

“(…) En caso de inconvenientes técnicos que impidan la generación y/o entrega de la factura electrónica entre el obligado a facturar y el adquirente, y/o la entrega del ejemplar para la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, o en situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, aplicarán las medidas que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN en relación con:

Los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos.
Los sistemas del adquirente que recibe la factura en formato electrónico de generación.
Los servicios informáticos electrónicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.

Cuando se presenten situaciones especiales que impidan al obligado a facturar electrónicamente la expedición de la factura electrónica en alguna zona geográfica específica o se cancele o no se renueve la autorización a su proveedor tecnológico, aplicarán al obligado a facturar electrónicamente las medidas que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN.

En estos eventos la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN señalará, cuando sea del caso, las alternativas de facturación que considere viables. (Negritas y subrayas fuera de texto).

Con lo anterior es posible concluir que, para solucionar temporalmente una contingencia presentada con la facturación electrónica, los obligados a facturar electrónicamente, deberán seguir las directrices que para el caso específico determine la UAE-DIAN.

Es así como en la Resolución No. 000055 de 2016, se adoptaron sistemas técnicos de control de facturación, se modificó la Resolución 0019 de 2016 y se establecieron otras disposiciones, precisando el artículo 8 de la misma -el cual modificó el numeral 1° del artículo 11 de la Resolución de 2016- lo siguiente:

“Artículo 8°. Modificar el numeral 1° del artículo 11 de la Resolución de 2016, el cual quedará así:

Los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos.

En caso de fallas comprobadas que no puedan ser previstas por el obligado a facturar o su proveedor tecnológico, según el caso, mientras dure la contingencia deberá facturar por talonario (papel), facturación que deberá llevar el título: “Contingencia Facturación Electrónica”, preimpreso, con numeración consecutiva y vigencia autorizada por la DIAN, la cual solo será utilizada en los casos de contingencia de Facturación Electrónica.

La numeración de la facturación por contingencia de factura electrónica, debe ser solicitada al momento de adelantar los trámites para obtener la autorización de numeración de facturación.

El obligado a facturar deberá transcribir en el formato estándar XML definido en el Anexo número 002, toda la información que contenga cada una de las facturas expedidas por talonario en contingencia y enviarlo a la DIAN a través del Servicio Informático de Factura Electrónica, dentro de los plazos establecidos a continuación, contados a partir del momento en restablecimiento del servicio: (La norma contiene tabla de relación entre: Cantidad de facturas expedidas y plazo de envío en horas)

Para las facturas de contingencia la fecha de generación será la que aparece en la factura por talonario, la cual deberá registrarse en el formato estándar XML en la casilla correspondiente a fecha de generación, de igual forma se conservará la numeración de contingencia autorizada por la DIAN, que deberá ser transcrita en la casilla correspondiente a numeración. Este formato estándar XML deberá ser firmado de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7° de la presente resolución.

Para efectos comerciales y fiscales la factura de venta es la expedida por talonario en contingencia.

En ningún caso, los eventuales danos (sic) en el sistema y/o equipos informáticos y/o falta de conexión que sean previsibles en una gestión diligente del obligado a facturar o su proveedor tecnológico, se constituirán en causales de justificación de la extemporaneidad en el envío de la información”. (Negritas y subrayas fuera de texto).

De este modo, se precisa que en los casos de contingencia de Facturación Electrónica -para los obligados a facturar electrónicamente- resulta posible utilizar factura por talonario (papel), la cual deberá llevar el título: “Contingencia Facturación Electrónica” preimpreso, con numeración consecutiva y vigencia autorizada por la DIAN, siempre y cuando se cuente con autorización para ello, en los términos del Decreto 2242 de 2015 compilado en el Decreto 1625 de 2016 y la Resolución No. 000055 de 2016.

Ahora, si estando obligado a facturar electrónicamente se está autorizado expresamente para expedir documentos equivalentes en los términos del artículo 1.6.1.4.1.16 del Decreto 1625 de 2016, y se presenta una contingencia en la expedición de los mismos, deberá el obligado acudir a la facturación electrónica, por ser esta la modalidad principal de facturación del responsable, sin que sea posible acudir para ello directamente a la factura por talonario.

Lo reseñado debido a que el uso de la factura por talonario (papel), está prevista únicamente para contingencia de Facturación Electrónica, debiendo ser usada por los obligados a facturar electrónicamente solo en los términos previstos en la Resolución 000055 de 2016.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias, pueden consultarse en la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los íconos: “Normatividad” – “técnica” y seleccionando los vínculos “Doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

LORENZO CASTILLO BARVO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales