Concepto Nº 543

11-07-2018

Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Bogotá, D.C.

Señor

CARLOS ARTURO ÁLVAREZ VANEGAS

vicepresidentejacgirardot@gmail.com

Asunto: Consulta 1-2018-012440

REFERENCIA:
Fecha de Radicado	20 de Junio de 2018
Entidad de Origen	Consejo Técnico de la Contaduría Pública
N° de Radicación CTCP	2018-543 CONSULTA
Tema	Libros de contabilidad

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo de Normalización Técnica de Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Único 2420 de 2015, modificado por los Decretos 2496 de 2015, 2131, 2132 de 2016 y 2170 de 2017, en los cuales se faculta al CTCP para resolver las inquietudes que se formulen en desarrollo de la adecuada aplicación de los marcos técnicos normativos de las normas de información financiera y de aseguramiento de la información, y el numeral 3° del Artículo 33 de la Ley 43 de 1990, que señala como una de sus funciones el de servir de órgano asesor y consultor del Estado y de los particulares en todos los aspectos técnicos relacionados con el desarrollo y el ejercicio de la profesión, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.

RESUMEN

Los libros de contabilidad no podrán tener tachones, asientos a lápiz, enmendaduras entre otros.

CONSULTA (TEXTUAL)

“Como ciudadano, en ejercicio del Derecho Fundamental de Petición, Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia solicito respetuosamente informarme lo siguiente:

En un libro contable de una organización comunal puede haber tachones, asientos a lápiz, enmendaduras, dualidad de recibos asentados en este.(sic)
Si un contador público titulado, ve que en un libro contable todo lo anotado en el numeral anterior y emite un concepto que eso se puede hacer, es válido.(sic)
Si un contador público titulado con tarjeta profesional, a el(sic) concepto en lo anotado en los numerales anteriores y están(sic) equivocado frente a esos conceptos, que(sic) acciones se pueden emprender en contra de este contador público.”

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

En primer término, debemos aclarar que habiéndose emitido los decretos que ponen en vigencia los estándares de información financiera en Colombia, el tratamiento contable debe efectuarse teniendo en cuenta el marco técnico normativo que le corresponda a la entidad.

Adicionalmente, el artículo 2.1.1. del Decreto 2420 de 2015 establece: “Derogatoria Integral. (…) 4. El Decreto número 2649 de 1993, además de lo previsto para los efectos contemplados en el Decreto número 2548 de 2014, continuará vigente en lo no regulado por los Decretos números 2784 de 2012, 2706 de 2012 y 3022 de 2013 y demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.” Por lo anterior, todo lo concerniente al tema de documentación se encuentra vigente.

A continuación, damos respuesta a sus inquietudes:

Precisamos que las funciones del Consejo Técnico de la Contaduría Pública fueron establecidas en la Ley 1314 de 2009 y reglamentadas en el Decreto 3567 de septiembre de 2011. Dentro de las funciones mencionadas en el artículo 1º del decreto en mención, se observa que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública no tiene facultad legal para determinar el contenido de los libros de comercio.

Sin embargo, este Consejo emitió el Documento de Orientación Técnica 001 – Contabilidad bajo los nuevos marcos técnicos normativos en el que se trata el tema de NIIF y los libros contables en las páginas 15 a 18.

Vale la pena recordar que lo obligatorio, en cuanto al registro de libros oficiales ente las Cámaras de Comercio, según el Decreto Ley 019 de 2012 que modificó el artículo 28 del Código de Comercio numeral 7) son “Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios”.

Igualmente esta norma adicionó un inciso al artículo 56 del Código de Comercio en el que consagró la posibilidad de llevar en archivos electrónicos todos los libros de la Entidad.

De estas dos normas se puede concluir la posibilidad de tener unos libros electrónicos y no físicos que no implican el registro obligatorio ante la Cámara de Comercio correspondiente, tales como el libro diario, mayor y balances y el libro de inventarios, es decir, lo que comúnmente denominamos libros de contabilidad oficiales, sin que se exija reglamentación al respecto.

Ahora bien, teniendo en cuenta normativas sobre regulación y sobre libros (Política contable NIIF y teneduría de libros), en el año de transición existió una contabilidad oficial bajo normas locales, la cual deberá tener todo el soporte de prueba incluyendo los libros electrónicos y que también fue soporte para determinar bases fiscales hasta 2016 y una contabilidad bajo NIIF que tenía el carácter de informativa pero que no era ante terceros información oficial. Así mismo, las dos podrían sustentarse en archivos electrónicos, solo que una fue oficial ante terceros y la otra fue informativa.

Independiente de lo anterior, el responsable de la información financiera y de negocios, incluyendo la contabilidad, sigue siendo la administración de la entidad y, por tanto, de acuerdo con instrucción escrita del representante legal, puede determinarse libros físicos o libros electrónicos.

En ese orden de ideas, el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 establece:

“Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven pare registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:

Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.
Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.”

Por lo anterior, y de conformidad con la información suministrada por el peticionario, los libros de contabilidad físicos no podrán tener tachones, asientos a lápiz, enmendaduras, entre otros. En los libros electrónicos no sería posible que ocurriera.

Todo contador para desarrollar su trabajo deberá tener en cuenta lo normado en el párrafo 37.7 de la Ley 43 de 1990 sobre la“Competencia y actualización profesional así: El Contador Público solo deberá contratar trabajos para lo cual él o sus asociados o colaboradores cuenten con las capacidades e idoneidad necesaria para que los servicios comprometidos se realicen forma eficaz y satisfactoria. Igualmente, el Contador Público, mientras se mantenga en ejercicio activo, deberá considerarse permanentemente obligado a actualizar los conocimientos necesarios para su actuación profesional y especialmente aquéllos requeridos por el bien común y los imperativos del progreso social y económico.”

Por lo anterior, un contador deberá desarrollar su trabajo de acuerdo con las normas legales vigentes en el marco Colombiano y por tal razón, no podrá emitir conceptos que vayan en contravía con los marcos vigentes.

Ahora bien, este Consejo no cuenta con facultades para impartir instrucciones a los contadores públicos. La función de inspección y vigilancia sobre los profesionales de la contaduría y la facultad sancionatoria se encuentra en cabeza de la Junta Central de Contadores.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que un concepto posterior modifica los conceptos que se hayan expedido con anterioridad y que se refieran al mismo tema, así no se haya efectuado referencia específica en el nuevo concepto

Cordialmente,

GABRIEL GAITÁN LEÓN

Consejero del Consejo Técnico de la Contaduría Pública