Consejo Técnico de la Contaduría Pública
2020-0969 CONSULTA
O-6-101
Preguntas varias – Copropiedades
El revisor fiscal deberá dar aviso a la Cámara de Comercio u órgano competente respectivo, para que su retiro sea inscrito en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad.
Concepto Nº 0969
03-12-2020
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
Asunto: Consulta 1-2020-024418
| REFERENCIA: | |||
| Fecha de Radicado | 17 de Octubre de 2020 | ||
| Entidad de Origen | Consejo Técnico de la Contaduría Pública | ||
| Nº de Radicación CTCP | 2020-0969 CONSULTA | ||
| Código referencia | O-6-101 | ||
| Tema | Preguntas varias – Copropiedades |
CONSULTA (TEXTUAL)
“…1. ¿Puede el administrador de una copropiedad (quien es el ante sujeto de la revisión) impedir que la revisoría fiscal se comunique con los propietarios en el momento que considere necesario e importante, aduciendo que lo hace en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, siendo los propietarios quienes lo eligieron y a quienes el revisor debe remitirse, para cumplir la Ley, en caso de observaciones?
- ¿Si el revisor fiscal se dirige a los propietarios a través de correos electrónicos, que no le han sido oficialmente entregados por el administrador cesta incurriendo en una falta a la ley de protección de datos?
- ¿El artículo 13 literal (c) de la Ley 1581 de 2012, que indica que los datos sometidos a tratamiento pueden ser entregados a aquellos terceros autorizados por la Ley, hace referencia, entre otros terceros al revisor fiscal?
- ¿Si pasados 30 días, desde la fecha de la renuncia del revisor fiscal y su solicitud de convocatoria de asamblea extraordinaria, enviada vía correo electrónico a propietarios e impresa para entregar a cada uno de ellos (según solicito revisoría formalmente a administración y consejo), se presentan casos de sanciones por declaraciones no presentadas con firma de revisor fiscal (en la copropiedad no hay revisor fiscal suplente) u otras, dichas sanciones estarán en cabeza del consejo y administración?
- ¿En cualquier momento dentro de los 30 días mencionados, si no ha habido convocatoria de parte del consejo, está el revisor fiscal en libertad de convocar válidamente, con 5 días de antelación, por ser asamblea extraordinaria? O estaría en riesgo de ser denunciado, ¿en caso que los propietarios no respeten el aforo y se presenten posteriormente casos de contagio?
- ¿Qué sucede si consejo y/o administración convocan a asamblea con posterioridad a los 30 días, pero no informan al revisor fiscal, se entiende que el nuevo revisor nombrado asume toda responsabilidad?
- Si considera el revisor que no puede seguir en el cargo, pasados los 30 días mencionados, porque tiene enemistades declaradas y disimuladas, que se encargan de hacer muy difícil su labor y su estadía ¿Amparan en esta determinación sus derechos como ciudadano, que establecen que tiene libertad de trabajar donde elija, que su permanencia en el cargo no puede ser indefinida y que la copropiedad debe nombrar nuevos responsables? (Tornado de apartes en el OFICIO 220-191131 DEL 29 DE AGOSTO DE 2017, de la Superintendencia de Sociedades) …”
| RESUMEN
”el revisor fiscal deberá dar aviso a la Cámara de Comercio u órgano competente respectivo, para que su retiro sea inscrito en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad.” |
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos:
- ¿Puede el administrador de una copropiedad (quien es el ante sujeto de la revisión) impedir que la revisoría fiscal se comunique con los propietarios en el momento que considere necesario e importante, aduciendo que lo hace en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, siendo los propietarios quienes lo eligieron y a quienes el revisor debe remitirse, para cumplir la Ley, en caso de observaciones?
- ¿Si el revisor fiscal se dirige a los propietarios a través de correos electrónicos, que no le han sido oficialmente entregados por el administrador cesta incurriendo en una falta a la ley de protección de datos?
- ¿El artículo 13 literal (c) de la Ley 1581 de 2012, que indica que los datos sometidos a tratamiento pueden ser entregados a aquellos terceros autorizados por la Ley, hace referencia, entre otros terceros al revisor fiscal?
- ¿Qué sucede si consejo y/o administración convocan a asamblea con posterioridad a los 30 días, pero no informan al revisor fiscal, se entiende que el nuevo revisor nombrado asume toda responsabilidad?
En cuanto a las preguntas 1, 2 y 6, anteriores se hace necesario recordar que el artículo 213 del Código de Comercio establece claramente que el Revisor Fiscal “Tendrá así mismo derecho a inspeccionar en cualquier tiempo los libros de contabilidad, libros de actas, correspondencia, comprobantes de las cuentas y demás papeles de la sociedad.” Lo anterior para facilitarle que pueda cumplir sin obstáculo alguno las funciones que le han sido encomendadas por el artículo 207 del mismo Código, donde le señala a quién debe dar informe sobre las irregularidades que llegue a encontrar en su fiscalización y la forma de hacerlo, al igual que convocar a la asamblea de sesiones extraordinarias cuando él lo juzgue necesario, para lo cual debe contar con todo el apoyo de la administración:
“Artículo 207. Son funciones del revisor fiscal: (…)
2) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios;(…)
8) Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario, (…)”
La Administración tiene la obligación de facilitar el cumplimiento de las funciones del Revisor como lo establece claramente el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 al indicar en su numeral 3 respecto de los deberes de los administradores: “3. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal.”
Es por ello que reiterativamente el CTCP a referenciado lo señalado por la Corte Constitucional en la Sentencia C-780 de 2001: “(…) Para el cumplimiento eficiente de las funciones a su cargo está facultado para solicitar y obtener todos los actos, libros, documentos y valores de las empresas, cuya información debe estar a su alcance, circunstancia que le exige, a la vez que le permite, estar al tanto de la actividad empresarial.”
En relación con la responsabilidad del revisor fiscal, es de este, es decir, de quien ejerce el cargo, tal como se desprende del artículo 207, que es claro en ordenar: Son funciones del revisor fiscal, esto es de quien ha sido elegido, aceptado el cargo y se encuentra por tanto en el cumplimiento de las funciones que le son propias.
Igualmente, el artículo 214 del mismo Código le ha establecido la obligación de la confidencial sobre todo lo que conozca en ejercicio de su cargo, al ordenar que: “Art. 214. El revisor fiscal deberá guardar completa reserva sobre los actos o hechos de que tenga conocimiento en ejercicio de su cargo y solamente podrá comunicarlos o denunciarlos en la forma y casos previstos expresamente en las leyes.”
- ¿Si pasados 30 días, desde la fecha de la renuncia del revisor fiscal y su solicitud de convocatoria de asamblea extraordinaria, enviada vía correo electrónico a propietarios e impresa para entregar a cada uno de ellos (según solicito revisoría formalmente a administración y consejo), se presentan casos de sanciones por declaraciones no presentadas con firma de revisor fiscal (en la copropiedad no hay revisor fiscal suplente) u otras, dichas sanciones estarán en cabeza del consejo y administración?
Ante todo, es pertinente recordar que la elección del Revisor Fiscal es una obligación legal de la asamblea como lo establece la Ley 675 de 2001, al igual que la de elegir al suplente como lo indica el artículo 2015 del Código de Comercio que señala que: En caso de falta del nombrado, actuarán los suplentes, precisamente para que la empresa no se quede sin revisor fiscal, cuando es obligatorio elegirlo.
En cuanto a las firmas de las declaraciones tributarias, como se deprende del artículo 580 del Estatuto Tributaria, corresponde al Revisor Fiscal, que como ya se indicó es el elegido debidamente y esté ejerciendo el cargo.
Igualmente, el cumplimiento de las obligaciones legales, como la presentación de las declaraciones tributarias, así como las consecuencias de las mismas están en cabeza del representante legal, quien es el responsable en representación del contribuyente (la persona jurídica), tal como lo indica el artículo 51 de la Ley 675 de 2001, al igual que el de convocar a la asamblea a sesiones ordinarias y extraordinarias. Lo anterior en concordancia también con lo preceptuado en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995.
- ¿En cualquier momento dentro de los 30 días mencionados, si no ha habido convocatoria de parte del consejo, está el revisor fiscal en libertad de convocar válidamente, con 5 días de antelación, por ser asamblea extraordinaria? O estaría en riesgo de ser denunciado, ¿en caso que los propietarios no respeten el aforo y se presenten posteriormente casos de contagio?
- Si considera el revisor que no puede seguir en el cargo, pasados los 30 días mencionados, porque tiene enemistades declaradas y disimuladas, que se encargan de hacer muy difícil su labor y su estadía ¿Amparan en esta determinación sus derechos como ciudadano, que establecen que tiene libertad de trabajar donde elija, que su permanencia en el cargo no puede ser indefinida y que la copropiedad debe nombrar nuevos responsables? (Tornado de apartes en el OFICIO 220-191131 DEL 29 DE AGOSTO DE 2017, de la Superintendencia de Sociedades)
En la respuesta a las preguntas anteriores se aclara como deducción la solución a estas dos preguntas, complementando además que la Corte Constitucional en sentencia C-621 de 2003 al declarar la constitucionalidad condicionada del artículo 164 del Código del Comercio, señala un plazo de treinta días para que el máximo órgano social realice la elección o nombramiento del nuevo revisor fiscal, vencido el cual, sin que se cumpla con tal deber, el revisor fiscal puede dar aviso a la Cámara de Comercio u órgano competente respectivo, para que su retiro sea inscrito en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad y así se manifieste en los certificados que expida.
Ante la renuncia del revisor fiscal, es responsabilidad de la Administración el adelantar las gestiones necesarias para efectos de que se cumpla con el trámite de elección y nombramiento del nuevo revisor fiscal.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Cordialmente,
JESÚS MARÍA PEÑA BERMÚDEZ
Consejero – CTCP