La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. (Art. 189 – Código de Comercio)
Concepto Nº 0946
26-11-2020
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
Asunto: Consulta 1-2020-023796
| REFERENCIA: | |||
| Fecha de Radicado | 09 de Octubre de 2020 | ||
| Entidad de Origen | Consejo Técnico de la Contaduría Pública | ||
| Nº de Radicación CTCP | 2020-0946 CONSULTA | ||
| Código referencia | O-6-101 | ||
| Tema | Validez – Actas de Consejo de Administración |
CONSULTA (TEXTUAL)
“¿Un Revisor Fiscal, puede considerar como evidencia de valor probatorio un extracto de acta o acta de consejo de administración, de una cooperativa que no aparece asentada o plasmada en el respectivo libro de actas de consejo de administración debidamente registrado ante Cámara de Comercio; máxime cuando la decisión que allí se plasma tiene que ver con la remoción del cargo del representante legal de dicha organización cooperativa?
| RESUMEN
“…La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas. (Art. 189 – Código de Comercio) |
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos:
El artículo 189 del código de comercio, da el valor probatorio a las actas debidamente aprobadas y suscritas por el Presidente y Secretario, lo cual complementa el artículo 195 y 431 del mismo código. Para un mayor entendimiento, citamos los artículos antes enunciados:
“ARTÍCULO 189. <CONSTANCIA EN ACTAS DE DECISIONES DE LA JUNTA O ASAMBLEA DE SOCIOS>. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.
(…)
ARTÍCULO 195. <INSCRIPCIÓN DE REUNIONES EN LIBRO DE ACTAS Y ACCIONES>. La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.
Asimismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en él anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.
(…)
ARTÍCULO 431. <CONTENIDO DE LAS ACTAS Y REGISTRO EN LIBROS>. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.”
Si no está sentada el acta, podría ser endilgada como falsa, en tanto no existe la prueba respectiva que se origina para la copia en el libro donde es obligatorio asentarla y firmarla por el presidente y el secretario. De no estar sentada, el revisor fiscal debe pronunciarse sobre el no cumplimiento de tal exigencia, como lo señala el artículo 207, numeral 4, por lo cual debe manifestarse también en los términos del artículo 209 del citado código.
Ahora bien, el artículo 43 de la Ley 79 de 1988 regla las funciones de manera directa, del revisor fiscal, que remite en la práctica a tener en cuenta lo establecido en el artículo 207 citado y por tanto el revisor fiscal además de lo dicho debe cumplir con el artículo 9 de la Ley 43 de 1990.
En conclusión, si el acta no está sentada en el libro, el Revisor Fiscal debe dejar esa evidencia en sus papeles de trabajo e informarlo al consejo de administración y para el valor probatorio. Ahora bien, es importante validar la aprobación del acta, la cual solo se constará dentro del contenido del acta siguiente.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Cordialmente,
JESÚS MARÍA PEÑA BERMÚDEZ
Consejero – CTCP