Concepto Nº 50700
07-03-2018
Superintendencia de Industria y Comercio
Bogotá D.C.
Asunto:
Radicación: 18-50700-1
Trámite: 113
Evento: 0
Actuación: 440
Folios: 1
Respetado(a) Señor(a):
[Datos personales eliminados. Ley 1581 de 2012]
Reciba cordial saludo.
De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:
1. OBJETO DE LA CONSULTA
Atendiendo a su solicitud radicada ante esta Entidad el 29 de enero de 2018 en el cual se señala:
“(…) Solicito su amable colaboración con el fin de aclarar una duda sobre el DECRETO-90-DEL-18-ENERO-DE-2018.pdf, de acuerdo con lo que se menciona en el artículo 1: II Artículo 2.2.2.26.1.2. mbito (sic) de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual sea realizado por los Responsables del tratamiento que reúnan las siguientes características: a) Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT). ‘ b) Personas jurídicas de naturaleza pública”.
Mi empresa (…) no está obligada a inscribir las bases de datos no obstante, lo hicimos en 2016. En las consideraciones dice que “En virtud de la modificación los responsables que no estamos obligados a realizar la inscripción pero que ya lo hicimos no estamos obligados a actualizar las bases, artículo 2.2.2.26.3.3 y la información no estará disponible para consulta” pero aún visualizo la información de la empresa al realizar la consulta. La inquietud es: Es correcta mi interpretación del decreto 90 del 2018?, si es así Elimino las bases de datos registradas? aún se visualizan en la consulta o cuál información es la que ustedes han restringido para la consulta?
Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:
2. CUESTIÓN PREVIA
Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional.
Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005:
“Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”.
Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:
3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala las siguientes funciones para esta Superintendencia:
“a) Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales;
b) Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos;
c) Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva.
d) Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos.
e) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley.
f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.
g) Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos.
h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento.
i) Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional.
j) Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales.
k) Las demás que le sean asignadas por ley”.
3.1. Registro Nacional de Bases de datos –RNBD-
El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señala lo siguiente:
“Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.
El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley.
Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento.”
Dicho artículo fue reglamentado mediante el artículo 2.2.2.26.1.2., del Decreto 1074 de 2015, que incorpora el Decreto 90 de 2018 y en el que se determina qué bases de datos deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de datos:
“Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual sea realizado por los Responsables del tratamiento que reúnan las siguientes características:
a) Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT).
b) Personas jurídicas de naturaleza pública”.
Por otra parte, el artículo 2.2.2.26.1.3 del Decreto 1074 de 2015 señala lo siguiente:
“Artículo 2.2.2.26.1.3. Deber de inscribir las bases de datos. El Responsable del Tratamiento debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, de manera independiente, cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a Tratamiento”.
En consecuencia, la obligación de realizar el registro de cada base de datos de manera independiente, corresponde al responsable del tratamiento, es decir, a la persona natural o jurídica pública o privada que decide sobre las finalidades del tratamiento (la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los datos personales) y los medios empleados para el efecto, por ejemplo, para ponerlo en circulación, usarlo de alguna manera o permitir su acceso.
Ahora bien, el artículo 2.2.2.26.3.1. del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 90 de 2018, establece los plazos en los que los obligados deben llevar a cabo el egistro (sic):
“Plazo de inscripción. La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos se llevará a cabo en los siguientes plazos:
a) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de septiembre de 2018, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio;
b) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de noviembre de 2018, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio;
c) Los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza pública, deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta y uno (31) de enero de 2019, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos referidos en los literales a), b) y c) del presente artículo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación”.
3.2. Actualización del Registro Nacional de Bases de Datos
Respecto a la actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos, el numeral 2.3. del capítulo segundo, del título V de la Circular Única de esta Superintendencia, que incorpora la Circular Externa 002 de 2015, señala lo siguiente:
“Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD
La información contenida en el RNBD deberá actualizarse, como se indica a continuación:
(i) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
(ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018.
Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.
Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los Responsables del Tratamiento deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares, referida en el número (i) del literal g) del numeral 2.1 anterior. El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se deberá realizar en el primer semestre de 2017 con la información que corresponda al segundo semestre del 2016”.
En consecuencia, si en virtud de la modificación del ámbito de aplicación para llevar a cabo el Registro Nacional de Bases de Datos consagrado en el Decreto 090 de 2018, el responsable del tratamiento ya realizó este trámite y no se encuentra dentro de los obligados por no ser una sociedad o entidad sin ánimo de lucro cuyos activos totales sean superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) o persona jurídica de naturalueza (sic) pública, no estará en la obligación de efectuar la actualización de que trata el artículo 2.2.2.26.3.3 del Decreto 1074 de 2015.
3.3. Deberes de los responsables del tratamiento
Los responsables del tratamiento que no se encuentren obligados al registro de bases de datos en el registro Nacional de Bases de Datos, de conformidad con el artículo 90 de 2018, deberán continuar con las demás obligaciones señaladas en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 así:
“Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos”.
Adicional a lo anterior, los responsables del tratamiento de datos personales deberán cumplir con las obligaciones consagrados en los decretos reglamentarios de la ley 1581 de 2012.
4. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA.
En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional, legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar:
– La ley de protección de datos personales aplica para los datos personales de personas naturales que se encuentren en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas, sujetos a tratamiento, es decir, a la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los mismos y cuyo procesamiento sea utilizando medios tecnológicos o manuales.
– Los datos personales permiten asociar a una persona natural determinada o determinable con las siguientes características: (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.
– El responsable del tratamiento, es la persona natural o jurídica que decide sobre las finalidades del tratamiento y los medios empleados para el efecto, por ejemplo, para ponerlo en circulación o usarlo de alguna manera o permitir su acceso.
– Los responsables obligados a registrar las bases de datos personales son las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y las personas jurídicas de naturaleza pública.
– Si con ocasión a la expedición del Decreto 090 de 2018, el responsable del tratamiento no se encuentra dentro de los obligados a registrar, pero ya realizó este trámite, no está obligado a efectuar la actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD.
Tenga en cuenta que antes de la expedición del Decreto 090 de 2018, la obligación del registro era para todos los responsables del tratamiento, por lo que, no es posible la eliminación de dicho registro, el cual quedará para la consulta histórica de la Entidad y se deshabilitará para consulta pública.
– Los responsables del tratamiento que no se encuentren obligados al registro de bases de datos en el registro Nacional de Bases de Datos, de conformidad con el Decreto 90 de 2018, deberán continuar con las demás obligaciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, como por ejemplo: (i) la creación de políticas de tratamiento de datos personales y aviso de privacidad, (ii) la solicitud de autorización del titular cuando sea necesaria, (iii) la implementación de un Programa Integral de Gestión de datos Personales, (iv) la creación del manual o procedimientos para la recepción de consultas y reclamos, (v) la implementación de medidas con el fin de garantizar la seguridad de las bases de datos, entre otros.
Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, los puede consultar en nuestra página webhttp://serviciosweb.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/ConceptosJuridicos/Conceptos.php (sic)
En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, esto es, bajo el entendido que la misma no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia ni resulta de obligatorio cumplimiento ni ejecución.
Atentamente,
JAZMÍN ROCÍO SOACHA PEDRAZA
JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA