Concepto Nº 552
11-07-2018
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.
Señor(a)
FRANCISCO JOSÉ MEJÍA R.
mejiapacho@hotmail.com
Asunto: Consulta 1-2018-012481
| REFERENCIA: | |
| Fecha de Radicado | 20 de Junio de 2018 |
| Entidad de Origen | Consejo Técnico de la Contaduría Pública |
| N° de Radicación CTCP | 2018-552 CONSULTA |
| Tema | SOPORTES CONTABLES |
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo de Normalización Técnica de Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Único 2420 de 2015, modificado por los Decretos 2496 de 2015, 2131 y 2132 de 2016, en los cuales se faculta al CTCP para resolver las inquietudes que se formulen en desarrollo de la adecuada aplicación de los marcos técnicos normativos de las normas de información financiera y de aseguramiento de la información, y el numeral 3° del Artículo 33 de la Ley 43 de 1990, que señala como una de sus funciones el de servir de órgano asesor y consultor del Estado y de los particulares en todos los aspectos técnicos relacionados con el desarrollo y el ejercicio de la profesión, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.
| RESUMEN
“… los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren” |
CONSULTA (TEXTUAL)
“(…)
Me contrataron de(sic) una empresa para realizar un análisis financiero, la compañía que hace la contabilidad es una empresa externa de la compañía, ellos mandan los informes en PDF, yo requiero los informes en Excel y no me los quieren compartir, en el contrato no esta(sic) estipulado que los entregan en Excel o en PDF, pregunta esto es legal? Que(sic) se puede hacer?
(…)”
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
Es preciso aclarar que el CTCP es un organismo de carácter consultivo respecto de temas en materia técnico contable, tal como se expuso al inicio del presente documento, por tanto, de acuerdo con el contexto de la consulta, no vemos una pregunta de este tipo, que podamos solucionar. Sin embargo, en nuestra opinión, si la empresa externa que hace la contabilidad no le suministra la información en la forma que el consultante la requiere, es una situación que deberá solucionar la empresa contratante.
En el caso que el análisis financiero sea basado en soportes contables, estos deberán estar alineados al siguiente marco normativo:
El artículo 123 del Decreto 2649 de 1993, señala respecto al tema de los soportes:
“Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.”
Por lo anterior, los documentos que cumplan con lo señalado anteriormente podrán ser considerados como soportes para efectos contables, ejemplos de este tipo soportes pueden ser: facturas o documentos equivalentes, recibos de caja, cuentas de cobro, contratos, escrituras públicas, notas débito o crédito, notas de contabilidad, comprobantes de ingreso o egreso, recibos de caja, consignaciones, remisiones, órdenes de compra, pagarés, entradas o salidas de almacén, entre otros.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el concepto posterior modifica a los que se hayan expedido con anterioridad, del mismo tema, así no se haga la referencia específica en el documento.
Cordialmente,
LUIS HENRY MOYA MORENO
Consejero – Consejo Técnico de la Contaduría Pública