Circular Externa Nº 201-000005

09-11-2018

Superintendencia de Sociedades

Señores

Representantes legales

Contadores

Revisores fiscales

Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.

Referencia: Solicitud de estados financieros año 2018 e informe de prácticas empresariales.

Esta Superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales (conjuntamente denominadas en esta circular “Entidades Empresariales”), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, los numerales 2 y 3 del artículo 7º del Decreto número 1023 del 18 de mayo de 2012, el Decreto número 1074 del 26 de mayo de 2015 y el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009.

ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Y DOCUMENTOS ADICIONALES

Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2018, junto con los documentos adicionales requeridos, a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros (Sirfin). Para el efecto, las Entidades Empresariales deberán seleccionar alguna de las siguientes opciones, según corresponda:

Informe 01 – Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2018 -10 NIIF Plenas Individual
Informe 01 – Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2018 – 20 NIIF Plenas Separado
Informe 01 – Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2018 -40 – NIIF Pymes Individual
Informe 01 – Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2018 – 50 – NIIF Pymes Separado

En todo caso, los plazos señalados en esta Circular para el envío de la información son improrrogables y la información financiera deberá diligenciarse en miles de pesos.

1.1 Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información financiera

Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las entidades empresariales sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio, en este caso con corte a 31 de diciembre de 2018, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta entidad.

Las entidades empresariales sometidas al grado de supervisión consistente en vigilancia o control, por parte de esta Superintendencia, que a 31 de diciembre de 2018, determinen que NO cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha deben atender lo dispuesto en la Circular Externa número 100-000006 de 2018 para el reporte de la información financiera solicitada.

Están obligadas a remitir la misma información las entidades empresariales sometidas a inspección de esta Superintendencia a las cuales les sea impartida la orden respectiva, mediante acto administrativo particular, dirigido a la dirección de notificación judicial inscrita en el registro mercantil. Todo lo anterior, en ejercicio de la atribución conferida por el artículo 83 de la Ley 222 de 1995.

Se exceptúan de lo anterior, aquellas entidades empresariales inspeccionadas que estén en proceso de liquidación voluntaria y las que determinen que NO cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha a 31 de diciembre de 2018. En el evento de que se presente alguna de las dos situaciones, así deberán manifestarlo al correo electrónico webmaster@supersociedades.gov.co, dirigido al Grupo de Informes Empresariales, con anterioridad al vencimiento de los plazos señalados en la Tabla número 1.

1.2 Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2018, separado e individual, para Grupo 1 NIIF Plenas o Grupo 2 Pymes.

Los estados financieros separado e individual con corte a 31 de diciembre de 2018, certificados y dictaminados, deberán ser entregados en el año 2019, dentro de las fechas señaladas a continuación (Tabla número 1), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial, sin incluir el de verificación (DV):

TABLA NÚMERO 1

Programación de Envío de Información Financiera NIIF Plenas o Pymes

Últimos dos dígitos del NIT	Plazo máximo para el envío de información año 2019	Últimos dos dígitos del NIT	Plazo máximo para el envío de información año 2019
01 – 05	Miércoles 27 de marzo	51 – 55	Miércoles 10 de abril
06 -10	Jueves 28 de marzo	56 – 60	Jueves 11 de abril
11 – 15	Viernes 29 de marzo	61 – 65	Viernes 12 de abril
16 – 20	Lunes 1° de abril	66 – 70	Lunes 22 de abril
21 – 25	Martes 02 de abril	71 – 75	Martes 23 de abril
26 – 30	Miércoles 03 de abril	76 – 80	Miércoles 24 de abril
31 – 35	Jueves 04 de abril	81 – 85	Jueves 25 de abril
36 – 40	Viernes 05 de abril	86 – 90	Viernes 26 de abril
41 – 45	Lunes 08 de abril	91 – 95	Lunes 29 de abril
46 – 50	Martes 09 de abril	96 – 00	Martes 30 de abril

Las entidades empresariales que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla en las fechas señaladas anteriormente, previa solicitud de autorización de envío, dirigida al Grupo de Informes Empresariales al correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co.

Los estados financieros de fin de ejercicio se deberán aportar certificados y dictaminados, de acuerdo con lo previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, diligenciados en miles de pesos y dentro del plazo otorgado.

1.3 Documentos Adicionales

Los estados financieros de fin de ejercicio únicamente se entenderán recibidos cuando también se hubieren presentado los documentos adicionales relacionados a continuación, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT.

En el evento de que los documentos adicionales no fueren aportados en el plazo establecido, los estados financieros se entenderán recibidos de manera extemporánea, circunstancia que podrá dar lugar a las sanciones pertinentes.

Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Presentación Informes Empresariales”, subsección SIRFIN – “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .XBRL.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra y el tamaño de cada archivo no debe exceder de 2 MB. Recuerde que en las ventanillas dispuestas para el envío, se debe cargar exclusivamente cada documento, en forma correcta.

Una vez enviados los documentos, el sistema creará un número de radicado para cada archivo remitido. Solo cuando se generen dichos números, se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa. Para todos los efectos, el número de radicación será la única prueba de cumplimiento de la orden impartida.

1.3.1 Las entidades empresariales vigiladas o controladas deberán presentar los siguientes documentos adicionales:

a) El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. Este deberá ser suscrito, adicionalmente, por el revisor fiscal que los dictamine en cumplimiento del artículo 38 ibídem.

La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere, y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores;

b) El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual además debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras;
c) El dictamen del revisor fiscal;
d) Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado integral del ejercicio y componentes del otro resultado integral (ORI), de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo, escaneadas del original en formato .pdf.

1.3.2 Las entidades empresariales inspeccionadas deberán presentar los siguientes documentos adicionales:

a) El documento mediante el cual el representante legal y contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. Este deberá ser suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.

b) Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado integral del ejercicio y componentes del otro resultado integral (ORI), de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo, escaneadas del original en formato .pdf.

El informe de gestión y el dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere, podrán ser solicitados por la Superintendencia en cualquier momento.

1.4 Plazo para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2018, separado o individual, para Grupo 3 contabilidad simplificada.

Los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 3, en virtud del Decreto Reglamentario número 2706 de 2012, modificado por el Decreto número 3019 de 2013 y compilado en el Título 3 del Decreto número 2420 de 2015, siempre que se encuentren sometidos a la vigilancia o control de esta Superintendencia, deberán remitir los estados financieros, con sus respectivas notas, debidamente suscritos, con el alcance de lo previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, en formato comercial (papel) a más tardar el 30 de abril de 2019. Estas entidades empresariales NO deben remitir el informe 42 de que trata el numeral 2 de la presente circular.

PRESENTACIÓN Y PLAZOS PARA EL ENVÍO DEL INFORME 42 DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES.

Sujetos obligados: El Informe 42 relativo a Prácticas Empresariales correspondiente al año 2018, solamente deberá ser remitido por las Entidades sujetas a vigilancia o control por parte de esta Superintendencia.

Las sucursales de sociedades extranjeras, las Entidades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria, en concordato, o en acuerdo recuperatorio, no están obligadas a diligenciar el Informe 42. Tampoco lo estarán las sociedades que determinen que NO cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha a 31 de diciembre de 2018.

Plazos para el envío del informe 42: Los sujetos obligados a presentar este informe, deberán hacerlo dentro de las fechas señaladas a continuación (Tabla No. 2), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad (sin incluir el de verificación DV):

TABLA NÚMERO 2

Programación de Envío de Informe 42 – Prácticas Empresariales

Últimos dos dígitos del NIT	Plazo máximo para el envío de información 2019	Últimos dos dígitos del NIT	Plazo máximo para el envío de información 2019
00 – 10	Lunes 06 de mayo	51 – 60	Lunes 13 de mayo
11- 20	Martes 07 de mayo	61 – 70	Martes 14 de mayo
21 – 30	Miércoles 08 de mayo	71 – 80	Miércoles 15 de mayo
31 – 40	Jueves 09 de mayo	81 – 90	Jueves 16 de mayo
41 – 50	Viernes 10 de mayo	91 – 00	Viernes 17 de mayo

La responsabilidad por el diligenciamiento, el contenido y la fidelidad de la información del informe de prácticas empresariales recae sobre los administradores de las Entidades Empresariales obligadas, quienes tienen el conocimiento directo de la información solicitada.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de lo ocurrido durante todo el año 2018 en un solo informe. Este informe no requiere la remisión de documentos adicionales.

El Informe 42 – Prácticas Empresariales, debe presentarse únicamente a través de nuestro portal www.supersociedades.gov.co, en la sección “Presentación Informes Empresariales” – “Presentación Informes No Financieros”, botón “Aplicativos Web”.

Se debe revisar la guía de diligenciamiento de manera previa a la presentación de este informe con el fin de tener en cuenta las recomendaciones allí contenidas sobre el uso de la herramienta y así, evitar inconvenientes en su presentación y envío.

Una vez el informe se encuentre completamente diligenciado, se generará un documento en PDF con la información registrada, la fecha, hora y el número de radicado. Solo cuando se genere dicho número, se entenderá cumplido el requisito en forma completa. Para todos los efectos, el número de radicación será la única prueba de cumplimiento de la orden impartida.

PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Y DOCUMENTOS ADICIONALES

Las entidades empresariales que sean matrices o controlantes y que estén obligadas a reportar información financiera de fin de ejercicio en los términos del numeral primero anterior, deberán presentar, además de los estados financieros separados, los estados financieros consolidados, a más tardar, el 24 de mayo de 2019.

Para este efecto, deberán diligenciar el Informe 01-estados financieros de fin de ejercicio- Corte 2018 – 30 NIIF Plenas o 60 NIIF Pymes – Consolidados, mediante la herramienta XBRL Express, o cualquiera otra que soporte el lenguaje estándar XBRL. Las cifras deberán diligenciarse en miles de pesos y presentarse por el Sistema Integrado de Reportes Financieros (Sirfin).

Las entidades empresariales obligadas a presentar estados financieros combinados deberán reportar dicha información a través del Informe 01-estados financieros de fin de ejercicio- Corte 2018 – 30 NIIF Plenas o 60 NIIF Pymes – Consolidados, a más tardar el 24 de mayo de 2019.

Junto con los estados financieros consolidados deberán presentarse los documentos adicionales relacionados a continuación:

a) Certificación de los estados financieros consolidados, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal de quien consolida;
b) Notas a los estados financieros consolidados;
c) Informe especial del artículo 29 de la Ley 222 de 1995;
d) Dictamen del revisor fiscal.

Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co. Para el efecto, debe contarse con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .XBRL.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual deberá asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 2 MB. Recuerde que en las ventanillas dispuestas para el envío, se debe cargar exclusivamente cada documento, en forma correcta.

Una vez enviados los documentos, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido. Solo cuando se generen dichos números, se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa. En el evento de que los documentos adicionales no sean aportados en el plazo establecido, se entenderán presentados de manera extemporánea, circunstancia que podrá dar lugar a las sanciones pertinentes. Para todos los efectos, el número de radicación será la única prueba de cumplimiento de la orden impartida.

INFORMACIÓN FINANCIERA DE FIN DE EJERCICIO PARA ENTIDADES EMPRESARIALES EN ACUERDOS DE RECUPERACIÓN.

Las entidades empresariales que estén en proceso de negociación o de ejecución de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo promotor sea nominado por la Superintendencia de Sociedades o una cualquiera de las Cámaras de Comercio del país y, las entidades empresariales que fueren admitidas a un proceso de reorganización de acuerdo con la Ley 1116 de 2006, sea que el mismo se encuentre en trámite o en ejecución, deberán reportar los estados financieros de fin de ejercicio, correspondientes al período del 1° de enero al 31 de diciembre de 2018, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

Los estados financieros deberán ser presentados en el año 2019, dentro de las fechas señaladas en la Tabla número 1 anterior, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación (DV).

Para tales efectos, deberán utilizar el Informe 01 – Estados Financieros de Fin de Ejercicio – Corte 2018 en las opciones de puntos de entrada, enunciados en el numeral primero de esta circular.

Así mismo, se deberán presentar, junto con los estados financieros de fin de ejercicio 2018, los documentos adicionales de que tratan las Circulares Externas número 100- 000004 (Reestructuración) y 100-000005 (Reorganización) del 8 de agosto de 2016, según corresponda.

Adicionalmente, estas entidades empresariales deberán reportar la información específica sobre el proceso que adelantan, de acuerdo con lo requerido en el “Informe 03A-20 Información Anual de Acuerdos de Recuperación”, a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros (Sirfin).

Debe advertirse que la información financiera de fin de ejercicio requerida por esta Circular, no sustituye ni excluye la obligación de reportar la información financiera periódica, de conformidad con lo previsto en las Circulares Externas números 100-000004 (Reestructuración) y 100-000005 (Reorganización), ambas del 8 de agosto de 2016.

DEBIDO PROCESO ESPECIAL

La Superintendencia de Sociedades solicita los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en los plazos ya señalados.

El incumplimiento de lo dispuesto en la presente circular podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y luego de concederse la oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada de la entidad empresarial.

REGISTRO Y PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN EN SIRFIN

En la sección “Presentación Informes Empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co, los usuarios podrán encontrar la información necesaria para la presentación de los informes en XBRL y, en particular, sobre la forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:

Efectuar el registro de las entidades empresariales.
Crear, cambiar o generar una nueva contraseña.
Descargar el software y los manuales de diligenciamiento.
Enviar los archivos con extensión .XBRL.
Enviar los documentos adicionales escaneados en archivo .pdf.
Consultar el estado del envío.
Descargar archivos de años anteriores.
Consultar respuestas a posibles errores de envío.
Participar en capacitaciones virtuales.

La presentación de los estados financieros de fin de ejercicio y de los documentos adicionales, deberá efectuarse mediante la sección “Presentación Informes Empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co.

Tan pronto como se envíe el archivo con extensión .XBRL a través del portal web, el sistema le suministrará un número de radicación. Con este número deberán cargarse los archivos en formato .pdf de los documentos adicionales, a través de la subsección “Envío de documentos adicionales” del mismo portal.

PUBLICACIÓN

Los estados financieros de fin de ejercicio de 2018, estarán a disposición del público en el Portal de Información Empresarial (PIE) de la Superintendencia de Sociedades, tal y como fueron reportados por las entidades empresariales, a partir del 15 de mayo de 2019.

GENERALIDADES

8.1 Sobre el programa XBRL Express

Una vez instalado el programa XBRL Express, el usuario encontrará los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades en lenguaje XBRL. Para diligenciar varios informes, basta con una sola instalación del sistema.

Las licencias del sistema están disponibles solo para las entidades empresariales objeto de este requerimiento. Si la entidad empresarial ya utilizó el referido sistema, se recomienda actualizar la licencia, para lo cual deberá seguir los pasos indicados en el manual dispuesto para tal fin aplicativo.

El sistema solo recibe archivos con extensión .XBRL. Estos archivos generados mediante XBRL Express, se almacenan por defecto en la carpeta: Mis Documentos \ Mis archivos XBRL

No podrán hacerse modificaciones al programa obtenido vía internet o por cualquier medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

Para prestar un mejor servicio a los usuarios, la Superintendencia de Sociedades ofrece capacitaciones virtuales y cartillas sobre la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información, en las que se explican paso por paso cada procedimiento.

Las entidades empresariales objeto de este requerimiento ya cuentan con la autorización previa para el envío del archivo XBRL. En el evento de presentar inconvenientes con la autorización, se deberá enviar un correo a efinancieros@supersociedades.gov.co en el que se informe la situación, para lo cual se deberá suministrar el NIT, el nombre de la sociedad y el tipo de informe que desea transmitir.

8.2 Sobre el reporte de información

La Superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. Por este motivo, en ningún caso admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría.

Los documentos solicitados en la presente Circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato .pdf, en los términos del artículo 5º de la Ley 527 de 1999, según el cual, a la información no se le negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

Con relación al envío de la información por vía electrónica, es pertinente advertir que, conforme al artículo 289 del Código Penal y en concordancia con el artículo 474 del mismo estatuto, quien falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si los usa, en prisión de dieciséis (16) a ciento ocho (180) meses.

La atención al público para la radicación de documentos en ventanilla y consultas sobre el diligenciamiento de los formularios, se cumplirá de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a. m., a 5:00 p. m.

Los medios electrónicos estarán disponibles 24 horas al día en el portal www.supersociedades.gov.co.

Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles para todas las entidades empresariales en horario hábil:

Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co
Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades (de lunes a viernes, en el horario de 9:00 a. m., a 11:00 a. m., a partir del 27 de marzo de 2019)
Atención telefónica en los siguientes números:

– Bogotá: 3245777- 2201000 Ext 7177

– Barranquilla: 3858069 – 3858094 -3858076 y 3858173

– Bucaramanga: 6381544 – 6781541 – 6781533

– Cartagena: 6646051- 6642429 – 6646052

– Cali: 6880404

– Medellín: 3506000 – 3506001 – 3506002 – 3506003

– Manizales: 8847393 – 8847810 – 8847987

Publíquese y cúmplase.

La Superintendente de Sociedades (e),

Ingreed Denisse Zapata Ariza.