La nómina electrónica es el mecanismo mediante el cual el empleador le reporta a la DIAN los pagos y deducciones de su personal, a través del documento soporte de pago de nómina electrónica. Es requisito para poder deducir esos costos y gastos en la declaración de renta.
¿Qué es el documento soporte de nómina electrónica?
Es el documento electrónico que soporta, ante la DIAN, los pagos por concepto de salarios, aportes y demás valores derivados de la relación laboral. Fue reglamentado por la Resolución DIAN 000013 de 2021 y sus modificaciones, y se genera y transmite en el formato electrónico definido por la entidad.
¿Quién está obligado a generarla?
Están obligados los contribuyentes que deducen en renta los costos y gastos de nómina y que realizan pagos derivados de una vinculación laboral (o legal y reglamentaria). Si su empresa quiere que esos pagos sean deducibles, debe generar y transmitir el documento soporte.
¿Cómo y cuándo se transmite?
El documento se genera por cada trabajador y se transmite a la DIAN de forma mensual, dentro de los primeros días del mes siguiente al del pago. Cuando hay correcciones, se usan las notas de ajuste de nómina electrónica. Conviene revisar el calendario y la versión vigente de la resolución, ya que los plazos y validaciones se han ajustado con el tiempo.
Relación con la deducción en renta y otras obligaciones
La nómina electrónica es la contraparte laboral de la facturación electrónica: sin el documento soporte transmitido, la DIAN puede rechazar la deducción de esos costos. Por eso conviene integrarla con la liquidación de nómina y la contabilidad, de modo que las cifras cuadren entre sí.
Recomendación
Automatice la generación desde su software de nómina y concilie mensualmente lo transmitido con lo contabilizado. Un descuadre entre nómina electrónica, PILA y contabilidad es una de las inconsistencias que más revisa la DIAN.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la nómina electrónica?
¿Quién debe generar la nómina electrónica?
¿Cada cuánto se transmite a la DIAN?
¿Qué pasa si no genero la nómina electrónica?
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