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Soluciones en Facturación Electrónica y Digitalización Contable

 

SOLUCIONES EN FACTURA ELECTRÓNICA Y DIGITALIZACIÓN CONTABLE

Según el Párrafo Transitorio 2º del Artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por el Artículo 308 de la Ley 1819 de 2016, los contribuyentes en los términos de esta Ley deberán expedir factura electrónica a partir del 1° de enero de 2019.

Para este propósito, según el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 19 de 2016 de la DIAN, los contribuyentes obligados a facturar deberán realizar el proceso de habilitación y de sistemas necesarios como paso previo a la facturación electrónica.

En este sentido, el proceso de implementación recomendamos se inicie por tarde el 1º septiembre de 2018, con el fin de dar cumplimiento al plazo establecido por la Ley.

Finalmente, según la Resolución número 84295 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio es obligatorio para las compañías contar con un programa de gestión documental que permite tener un control electrónico.

PROPUESTA DE VALOR

De forma separada o conjunta, esta propuesta incluye la prestación de 2 (dos) servicios:

1) Servicio de facturación electrónica en la modalidad de outsourcing.
2) El manejo de base de datos digital web en línea (Gestor Documental), para documentos contables digitales y electrónicos.

OUTSOURCING DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Nuestro servicio consiste en la prestación del servicio de outsourcing en la elaboración de facturación electrónica, evitando los impactos operacionales y de costos que se experimentarían al ejecutar el proceso directamente.

Nuestros servicios incluyen:

• Habilitación
• Generación factura electrónica
• Generación de facturas en contingencia tecnológica de la DIAN
• Transmisión a la Dian
• Verificación de la transmisión a la DIAN
• Validación
• Envió vía email a los clientes (adquiriente) de los formatos XLM y las representaciones graficas a través de nuestro operador tecnológico.
• Localización, organización para consulta en nuestra plataforma documental.

Nuestro servicio en materia de outsourcing de facturación, será prestado a través de nuestros sistemas de facturación y proveedor tecnológico, evitando impactos operacionales para la compañía.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Teniendo en cuenta que se elimina el papel como documento soporte de transacciones comerciales, es necesario implementar procesos y procedimientos en sistemas que permitan la digitalización de los documentos soporte de la contabilidad.

Nuestro servicio en esta materia consistiría en lo siguiente:

• Proveer sistema documental especialmente diseñado para manejo de factura electrónica y documentos contables.
• Administración de base de datos digital, cuyo contenido está representado en:

1. Facturas electrónicas emitidas
2. Facturas electrónicas recibidas
3. Representaciones graficas de las facturas
4. Comprobantes de contabilidad
5. Documentos equivalentes a la factura
6. Registros Único Tributarios
7. Extractos Bancarios
8. Declaraciones de importación
9. Libros de contabilidad
10. Estados financieros, etc

Nuestro sistema “Daisy” permite la interrelación de documentos digitales, permitiendo la contabilización, auditoría y control de las transacciones económicas.

Finalmente, nuestro sistema puede tener otros diferentes a la contabilidad, como los siguientes:

• Comercial: Control de cotizaciones, Ordenes de Compra, Presupuestos, etc.
• Legal: Contratos laborales, comerciales, seguros.
• Personal: Hoja de vida, afiliaciones, incapacidades, etc.
• Correspondencia, etc.