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Circular Nº 003 // INFORMACIÓN FINANCIERA A LAS ENTIDADES

Orientaciones de carácter informativo y reporte de la correspondiente información financiera a las entidades distritales que ejercen la función de inspección, vigilancia y control de entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en Bogotá, D.C.


Circular Nº 003
05-02-2018
Secretaría Jurídica Distrital

 

Para: Representantes legales, revisores fiscales y contadores de corporaciones, asociaciones, fundaciones y entidades de utilidad común que se encuentren bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., responsables de preparar información financiera.

De: Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., con base en las facultades otorgadas mediante en el Decreto Distrital 323 de 2016, en sus artículos 3º y 5º, numerales 4 y 16 respectivamente, imparte orientaciones de carácter informativo sobre la aplicación de los marcos normativos con referencia a estándares internacionales de información financiera.

Igualmente, conforme a lo dispuesto en los artículos 10, 12 y 15 de la Ley 1314 de 2009, la cual regula principios y normas de contabilidad, información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se emite la presente Circular teniendo en cuenta el marco normativo respecto a los estándares internacionales de información financiera.

Así mismo, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la Ley al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., las cuales ejerce a través de las respectivas secretarias distritales podrán solicitar información y documentos que consideren necesarios y realizar el examen a los libros, cuentas y demás documentos jurídicos, contables y financieros de las instituciones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1314 de 2010, los Decretos Nacionales 1318 de 1988 y 1093 de 1989, Decreto Distrital 059 de 1991, modificado y adicionado por los Decretos 530 de 2015 y 323 de 2016. Esta Circular establece los plazos para presentar la información contable y financiera con corte a 31 de diciembre de 2017.

2. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración de la entidad sin ánimo de lucro es la responsable de la preparación de los estados financieros, de conformidad con el marco de principios que sea aplicable, y de establecer las medidas de control interno necesarias para que los estados financieros estén libres de incorrecciones materiales, debidas a fraude o error.

Todo lo anterior, en armonía con lo establecido en los artículos 23 de la Ley 222 de 1995 y 200 del Código de Comercio, modificado por el artículo 24 de la Ley 222 de 1995.

3. RESPONSABILIDAD DE LOS REVISORES FISCALES

Acorde con las funciones contenidas en los artículos 207, numeral 7º, y 208 del Código de Comercio, en relación con el dictamen de los estados financieros, es responsabilidad de los revisores fiscales realizar una labor de seguimiento para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales de los marcos técnicos normativos contables y de información financiera con referencia a estándares internacionales.

Para realizar esta labor, el revisor fiscal debe ser idóneo y, por lo tanto, conocer la normativa vigente y comprender su debida aplicación por parte de los preparadores de información.

4. REPORTE DE INFORMACIÓN BAJO NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA – NIIF- A LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

4.1. Reporte de información física

4.1.1. Información a reportar

Conforme al marco legal vigente, las entidades sin ánimo de lucro vigiladas por la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., deberán presentar al ente distrital que ejerza las funciones de inspección, vigilancia y control, la siguiente información en forma física:

1. Estado de Situación Financiera o Balance General comparativo con el año anterior (firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).
2. Estado de Resultados Integral con estado complementario denominado “Otros Resultados Integrales”, comparativo con el año anterior (firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).
3. Estado de Cambios en el Patrimonio, comparativo con el año anterior (firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).
4. Estado de Flujo de Efectivo comparativo con el año anterior (firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).
5. Notas o revelaciones comparativas con el año anterior que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y otras de información explicativa.
6. Certificación de Estados Financieros conforme al artículo 37 de la Ley 222 de 1995. (la cual debe estar firmada por el representante legal y contador, indicando el nombre y número de documento de identidad, así como el número de tarjeta profesional del contador).
7. Dictamen del Revisor Fiscal de conformidad con el artículo 208 del Código de Comercio. (Si lo hay).
8. Informe de Gestión de conformidad con el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 1º de la Ley 603 de 2000 (firmado por el Representante legal).
9. Acta del máximo órgano de administración donde conste la aprobación de los estados financieros, el informe de gestión y el proyecto de los excedentes, conforme a los establecido en los artículos 422 del Código de Comercio y 46 de la Ley 222 de 1995, la cual debe incluir la convocatoria realizada de conformidad con el artículo 424 del Código de Comercio.
10. Proyecto de Presupuesto de la vigencia actual de conformidad con el Decreto Nacional 1093 de 1989.
11. Certificado de registro de libros expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá.
12. Copia de la tarjeta profesional y Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores vigente, para los contadores y revisores fiscales que certificaron y dictaminaron los estados financieros presentados.

NOTA 1: Las entidades sin ánimo de lucro pertenecientes al grupo 3, no deberán presentar el Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo.

Lo anterior, sin perjuicio de la función de inspección, vigilancia y control atribuida a la Alcaldía Mayor de Bogotá, bajo la cual podrá en cualquier tiempo requerir la información que considere necesaria para verificar el cumplimiento de la normativa vigente sobre el particular.

4.2. Plazos para la entrega de la información financiera con corte a 31 de diciembre de 2017

Las fechas de entrega de la información financiera física con corte a 31 de diciembre de 2017 dependerán de los dos últimos dígitos del NIT (sin incluir el dígito de verificación), así:

Últimos dos dígitos del NIT, sin número de verificación

Fecha a entregar la información financiera

21-40

30 de abril – 4 de mayo del 2018

41-60

7 – 11 de mayo del 2018

61-80

15 – 18 de mayo del 2018

81-00

21 – 25 de mayo del 2018

01-20

28 de mayo – 1 de junio del 2018

 

Tenga en cuenta al momento de presentar la información al ente de inspección, vigilancia y control, que de acuerdo con la Ley 594 de 2000 – Ley Nacional de Archivos- toda documentación presentada por las entidades debe cumplir los siguientes requisitos:

1. Foliación a lápiz parte superior derecha.
2. No debe presentar ganchos legajadores.
3. Documentos sin argollar.

4.3. Reporte de información financiera en el Sistema de Información de Personas Jurídicas – Sipej

Las entidades sin ánimo de lucro, bajo inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., digitarán sus estados financieros en el Sistema de Información de Personas Jurídicas Sipej, para el efecto deberán solicitar al respectivo ente de supervisión la habilitación del PIN, en los términos establecidos en la Circular 026 de 2014.

Para lo anterior, la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., mediante la expedición de una Circular, regulará y dará las pautas para la digitación de la información financiera correspondiente a los nuevos marcos normativos de contabilidad.

5. OTRAS DISPOSICIONES

Para efecto de los alcances previstos en la presente Circular, la misma deberá ser publicada en el registro distrital y difundida a través de la página del Sistema de Información de Personas Jurídicas–Sipej- y la página Web www.secretariajuridica.gov.co. en el registro distrital y difundida a través de la página del Sistema de Información de Personas Jurídicas–Sipej- y la página Web www.secretariajuridica.gov.co.

Se reitera que las orientaciones dadas en esta Circular, son exclusivamente de carácter informativo y no eximen a las entidades sujetas a la supervisión de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y a los entes de inspección, vigilancia y control distritales, a consultar de manera completa la normativa vigente y atención oportuna de los requerimientos establecidos en la Ley 1314 de 2009 y los Decretos reglamentarios expedidos por el Gobierno Nacional.

Cordialmente,

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO
Secretaria Jurídica

Teléfonos: (57 - 1) 744 3791 - 600 1874 - 520 7251
contactenos@crconsultorescolombia.com
Calle 105 # 47 -14
Bogotá D.C. - Colombia

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